Ehrenamtliches Engagement – Gewinnung, Einarbeitung und Zusammenarbeit mit Ehrenamtlichen

Das Gelingen des Ensemble-Alltags hängt in den meisten Fällen von ehrenamtlich Engagierten ab. Dieser Artikel gibt Antworten auf die Fragen, wo Sie Ehrenamtliche finden, welche Aufgaben sie erledigen, wie eine gute Einarbeitung und Zusammenarbeit aussehen können und welche Formen der Wertschätzung ehrenamtlicher Arbeit möglich sind.

Inhalt

Warum engagieren sich Menschen ehrenamtlich? 

Wenn Sie sich Gedanken über die Gewinnung von und das Arbeiten mit Ehrenamtlichen machen, sollten Sie sich auch überlegen, warum sich Menschen ehrenamtlich engagieren. Denn daraus lassen sich Hinweise ableiten.  

Ehrenamtlich Engagierte möchten oftmals Verantwortung übernehmen, mitwirken und mitgestalten, eine Institution unterstützen, etwas Sinnvolles tun, gemeinsam etwas bewegen oder auch der Gesellschaft/dem Umfeld etwas zurückgeben. Aber auch soziale Motive spielen eine Rolle: Der Kontakt zu Gleichgesinnten, neue Kontakte knüpfen und auch das Pflegen und Festigen bestehender Freundschaften/Bekanntschaften sind wichtige Teile des Ehrenamts. Außerdem können sich die Engagierten über ihr Ehrenamt auch persönlich weiterentwickeln. Sie können neue Erfahrungen sammeln, vorhandene Kenntnisse und Fähigkeiten einbringen bzw. neue erlernen oder sich für neue berufliche Herausforderungen weiterqualifizieren.  

Manchmal spielt auch der Wunsch des “Gebrauchtwerdens” eine Rolle. Generell sollen ehrenamtliche Tätigkeiten Spaß und Freude bereiten, da das Engagement in der Freizeit oder im Ruhestand ausgeübt wird. Auf lange Sicht werden die Ehrenamtlichen nur motiviert dabeibleiben, wenn sie ihre Aufgaben gerne tun.

Mitglieder aus dem Ensemble fürs Ehrenamt gewinnen 

Wenn Sie Ehrenamtliche für verschiedene Tätigkeiten gewinnen möchten, gehen Sie in der Regel zuerst im eigenen Ensemble auf die Suche. Dort können Sie zum einen in der großen Runde auf die benötigte Unterstützung hinweisen, zum anderen sollte aber auch gezielt auf einzelne Mitglieder eingegangen werden. Das erhöht die Chance, dass die Personen sich wirklich angesprochen fühlen, über den Vorschlag nachdenken und sich nicht hinter „wird sich schon jemand melden“ verstecken. Von selbst kommen engagierte Personen nur in den seltensten Fällen auf die Organisator*innen zu. Man weiß ja schließlich nicht, dass überhaupt Unterstützung gewünscht ist, um welche Aufgaben es geht und – wenn wir ehrlich sind – langweilig wird einem so schnell im beruflichen und privaten Alltag auch nicht unbedingt. Hier ist also aktives auf die Leute Zugehen gefragt.   

Geeignete Personen aus den eigenen Reihen können Sie beispielsweise finden, indem Sie berufliche und private Kompetenzen in Erfahrung bringen. Fehlende Kenntnisse können manchmal recht einfach und schnell über eine Weiterbildung erlernt werden. Hilfreich ist es für die potenziell Engagierten auch, benötigte Fähigkeiten und Kenntnisse für die jeweiligen Aufgaben schriftlich zu formulieren und auch den zeitlichen Bedarf transparent zu kommunizieren. Große Aufgaben können oft auch in kleinere Aufgabenbereiche unterteilt werden und finden so eher Anklang. Außerdem ist dann auch die Hürde kleiner, ein Engagement zu beginnen.   

Engagierte außerhalb des Ensembles finden  

Die Suche nach Engagierten im eigenen Ensemble war nicht erfolgreich? Dann erweitern Sie Ihren Suchradius. Je nachdem, für welche Aufgaben Personen gesucht werden und ob bzw. in welcher Höhe ein Budget zur Verfügung steht, kommen verschiedene Möglichkeiten in Frage. Zunächst können Sie im persönlichen und beruflichen Umfeld des Ensembles fragen. Oft helfen Familie, Freund*innen, Bekannte oder auch Kolleg*innen gerne bei überschaubaren Aufgaben wie Ticketkontrolle oder Getränkeverkauf aus. Falls Sie Kontakte zu Kooperationspartner*innen oder anderen Vereinen und Ensembles haben, kann es sich auch lohnen, dort nachzufragen. Übrigens kann sich hier auch die gute Dokumentation der letzten Veranstaltungen bezahlt machen: So können Sie gezielt die Helfer*innen der letzten Male ansprechen. Falls für die Tätigkeiten besonderes Fachwissen gewünscht ist, gibt es auch die Möglichkeit, Studierende bzw. Absolvent*innen von Hochschulen oder Universitäten anzufragen. Das kann über einen Aushang am schwarzen Brett, den Mailverteiler oder über den persönlichen Kontakt zum Sekretariat eines Instituts oder einzelnen Studiengangs geschehen. Werden keine spezifischen Fachkenntnisse gesucht, gibt es noch die Möglichkeiten einer Stellenausschreibung im Internet oder in der Zeitung, ein Gesuch im Supermarkt/in der Musikschule/in der Volkshochschule auszuhängen, den eigenen Social-Media-Kanal oder Newsletter zu nutzen oder auch bei Verbänden nach Kontakten zu fragen.  

Auch für externe Engagierte ist es eine große Hilfe, wenn eine Art Stellenanzeige formuliert wird, aus der Aufgaben, benötigte Kenntnisse sowie der zeitliche Umfang der Tätigkeit hervorgehen.    

Welche Aufgaben übernehmen Ehrenamtliche klassischerweise?  

Ehrenamtliche können eine Vielzahl ganz unterschiedlicher Aufgaben bei Veranstaltungen oder im Ensemble-Alltag übernehmen. Hier finden Sie einige Möglichkeiten:  

  • Getränke/Speisen verkaufen
  • Getränke/Speisen bestellen/Buffet koordinieren
  • Aufbau/Abbau bei Veranstaltungen
  • Einlass/Auslass bei Veranstaltungen
  • Abendkasse betreuen
  • Helfer*innen für Schlangenbildung bei Konzerten
  • Kostüme/Choreografie planen
  • Dekoration der Veranstaltungsstätte planen
  • Moderation von Veranstaltungen
  • Ensemblebetreuung/Künstler*innenbetreuung bei Konzerten
  • Betreuung besonderer Personen(gruppen) bei Veranstaltungen, z.B. Presse, Bürgermeister*in, Rollstuhlfahrer*innen
  • Technik bei Veranstaltungen betreuen/Techniker*innen unterstützen
  • Veranstaltung fotografisch/videografisch dokumentieren
  • Reinigung der Veranstaltungsstätte
  • Öffentlichkeitsarbeit/Marketing
  • Werbematerial gestalten, bestellen und verteilen
  • Website betreuen
  • Social-Media-Kanäle betreuen
  • Programmplanung Probenwochenende
  • Gestaltung Freizeittag
  • Projektdokumentation und -abschluss 

Mit Ehrenamtlichen arbeiten  

Sind die Ehrenamtlichen gefunden, sollte eine umfassende Einarbeitung stattfinden. Hier finden Sie eine Liste, was eine solche Einarbeitung beinhalten könnte:  

  • Passwörter/Zugangsdaten (z.B. E-Mail, Website, Konto, Social Media)
  • Zuständigkeiten/Aufgabenverteilung (eigene und die des Teams/Vorstands)
  • Andere Kolleg*innen aus Ehrenamt/Hauptamt/Vorstand kennenlernen
  • Kommunikationswege/Informationsflüsse und Zugang zu Informationen
  • Abläufe 
  • Datenschutz/Verschwiegenheit
  • Wichtige Dokumente (z.B. Vereinssatzung) 
  • Entscheidungskompetenzen 
  • Planungsstand der Aufgaben des/der Ehrenamtlichen
  • Zukünftige/vergangene Projekte 
  • Materialien ausgeben bzw. wo sind diese zu finden
  • Informationen zu Räumlichkeiten, Schlüsselübergabe 
  • Kontaktdaten innerhalb des Teams und ggf. zu Externen
  • Finanzen (z.B. Konto und Giro-/Kreditkarten, Auslagenerstattung)

Nach der Einarbeitung stellt sich die Frage, wie Ehrenamtlichen die Arbeit erleichtert und angenehm gestaltet werden kann. Aber auch, wie eine längerfristige Bindung an das Amt oder die Aufgabe gelingen kann.  

Zunächst einmal sollten die Aufgaben attraktiv und sinnvoll gestaltet werden. Ehrenamtliche brauchen keine “Arbeits-Beschaffungs-Maßnahmen”, sondern möchten ihre Zeit effektiv einsetzen und etwas erreichen. Beim Zuschnitt der Aufgabenbereiche auf die Engagierten lohnt es sich, die individuellen Voraussetzungen wie Interessen, Kenntnisse und Fähigkeiten zu berücksichtigen. Denn wer etwas gerne macht, erledigt die Aufgaben auch erfolgreicher. Eine klare Festlegung von Aufgaben- und Kompetenzbereichen gibt Struktur, erleichtert die Arbeit und vermeidet doppelte Arbeit sowie das Vergessen von wichtigen To-Dos. Sowohl Über- als auch Unterforderung führen auf Dauer zu Motivationsverlust und geringerem Engagement. Änderungen des Aufgabengebiets sollten nach Möglichkeit gemeinsam besprochen werden. Natürlich müssen auch ungeliebte Aufgaben erledigt werden. Entweder findet sich hierfür eine Person, die diese To-Dos gerne macht, oder es gelingt die Balance zwischen Selbstverwirklichung und drögen Aufgaben.   

Da Ehrenamtliche nur innerhalb gewisser Zeiten zu Verfügung stehen, ist es umso wichtiger, sie in die Informationsflüsse einzubeziehen sowie geeignete Informations- und Arbeitsmaterialien bereitzustellen. Wer sich in seinen drei Stunden pro Woche oder kurz vor Beginn des Einsatzes beim Konzert erst mühsam die relevanten Infos zusammensuchen muss und auch noch Material fehlt, der hat wenig Lust, ein solches Engagement längerfristig oder auch beim nächsten Konzert zu übernehmen. Für Rückfragen und effizientes Arbeiten ist es zudem wichtig, im Team Unterstützung anzubieten und erreichbar zu sein. Daher ist es wichtig, für die Betreuung der Ehrenamtlichen dauerhaft ausreichend Zeit einzuplanen.  

Oft bekommen Ensembles bspw. von Verbänden interessante Hinweise zu Informationsangeboten, Weiterbildungen oder Veranstaltungen. Diese können sie dann zielgerichtet an die Ehrenamtlichen weiterleiten, um dadurch wertvolle Informationen ins Ensemble zu tragen.  

Auf Wunsch sollten den Ehrenamtlichen Bescheinigungen, z.B. für Bewerbungen, ausgestellt werden. Am Ende einer Tätigkeit oder auch währenddessen lohnt es sich, Feedback von den Freiwilligen einzuholen. So können Sie die Rahmenbedingungen des Engagements evaluieren und herausfinden, ob in Zukunft noch etwas verbessert werden kann. Natürlich sollte dieses Feedback dann auch berücksichtigt und umgesetzt werden.  

Neben einer guten Einarbeitung und einer guten Begleitung der Tätigkeit ist es auch wichtig, die Ehrenamtlichen und ihre Arbeit wertzuschätzen. In welcher Form oder zu welchem Anlass das möglich sein kann? Lassen Sie sich dazu von den folgenden Ideen inspirieren:  

  • Anerkennung bei Konzerten/Proben/Mitgliederversammlungen im eigenen Ensemble 
  • Anerkennung durch Berichterstattung in der Öffentlichkeitsarbeit (Presse, Social Media) 
  • Erstattung von Kosten, z.B. Fahrtkosten, Material
  • Aufwandsentschädigung 
  • Kostenlose Verpflegung/Eintrittskarten bei Veranstaltungen, z.B. bei Konzerten für Helfer*innen beim Konzert
  • Karte zum Geburtstag/zu Weihnachten/zum Jubiläum
  • Mit einer Extra-Veranstaltung z.B. Kaffee und Kuchen/Brunch/Grillfest überraschen 
  • Ehrenamtsauszeichnungen, z.B. bei Verbänden 
  • Jubiläen im Ehrenamt auszeichnen, z.B. Ehrenmitgliedschaft, Urkunde 
  • Individuelle Geschenke (Geschenke-Regelungen bei gemeinnützigen Vereinen)
  • Weiterbildungen ermöglichen

Wichtig dabei ist es, Dank und Lob ehrlich zu meinen. Es muss nicht für jede Kleinigkeit sein, bei größeren Aufgaben/Projekten/passenden Anlässen oder in gewissen zeitlichen Abständen ist ein Dank aber natürlich angebracht. Zu häufiges Danken und Loben hingegen wirkt irgendwann nicht mehr glaubhaft und ehrlich. In diesen Bereich fällt auch, die Erfahrungen der Ehrenamtlichen ernst zu nehmen. Oft können Sie aus dem direkten Feedback wertvolle Erkenntnisse zur Organisation oder Zufriedenheit von Publikum und Teilnehmenden ziehen.  

Nach dem Engagement – ist vor dem Engagement?  

Verschiedene Lebensumstände können ein Ehrenamt nach kürzerer oder auch längerer Zeit beenden. Manche haben in Zukunft weniger Zeit, möchten ihre Freizeit anderweitig verbringen, suchen neue Herausforderungen, möchten Platz für Jüngere machen oder ziehen in eine andere Stadt um. Manchmal ist es jedoch nicht ausgeschlossen, dass sich zu einem späteren Zeitpunkt ein neues Engagement ergibt. Zum Ende der Tätigkeit ist ein persönlicher Dank sehr wichtig. Falls möglich, können Sie zu den Engagierten regelmäßigen Kontakt halten, indem Sie beispielsweise über das Ensemble informieren, zu Konzerten einladen, eine Mail zum Geburtstag oder zu Weihnachten verschicken. Seien Sie kreativ und erkundigen Sie sich bei den jeweiligen Personen, welche Form des Kontakthaltens gewünscht ist. Möglicherweise lässt sich ein Ende der Tätigkeit sogar umgehen, wenn der zeitliche Umfang angepasst wird. Wichtig ist es in jedem Fall, Verständnis zu zeigen, die Entscheidung zu respektieren und verschiedene Möglichkeiten zu eröffnen.  

Das Ehrenamt ist und bleibt ein essenzieller Teil der Amateurmusik. Wenn es gut gepflegt und auf möglichst viele Schultern verteilt wird, steckt hier ein großes Potenzial für die Gesellschaft und das Ensemble sowie eine Bereicherung für den/die Einzelne. 

Sabrina Lindemann
Bundesverband Amateurmusik Sinfonie- und Kammerorchester e.V. (BDLO)
Erstellt: April 2023