Zusammenarbeit mit anderen Ensembles – Großprojekte möglich machen

Es kann immer praktisch sein, mit anderen Ensembles oder Vereinen zusammenzuarbeiten – ob nun, weil für das nächste Konzert zu wenige Musikerinnen und Musiker da sind, oder weil man ein größeres Projekt umsetzen möchte. Das können andere Amateurensembles aus der Umgebung sein, Profimusiker*innen aus demselben oder einem anderen musikalischen Bereich, wie beispielsweise wenn ein Orchester Sänger*innen engagiert o.ä. Hier gehören unter anderem die Konzeption des Projekts mit Stückauswahl, Vereinsauswahl, Location usw. dazu, aber auch ein Zeitplan ist sehr praktisch, um sich gut organisieren zu können.

Inhalt

Konzeption des Projekts

Um ein Großprojekt auf die Beine zu stellen, muss man sich am Anfang gut überlegen, was genau man machen möchte. Soll es ein selbst zusammengestelltes Konzert oder eine Jubiläumsfeier mit verschiedenen Ensembles sein? Wie wäre es mit einem Musical oder einer Operette, aufgeführt von einem Musikverein und einem Chor aus der Gegend? Vielleicht ein umfangreiches Werk wie ein Oratorium oder eine Passion? Oft weiß man schon, was genau man gerne machen möchte, und kann sich dementsprechend nach einem passenden Ensemble aus der Umgebung umsehen, oder man weiß umgekehrt, mit welchem anderen Ensemble man ein solches musikalisches Großprojekt stemmen möchte, und kann dann das Projekt nach der Besetzung auswählen. Besonders motivierend kann es für ein Amateurensemble sein, mit Profimusiker*innen zusammenzuarbeiten. Hier kann man sich nicht nur musikalisch etwas abschauen, sondern auch neue Einblicke gewinnen. Man muss allerdings berücksichtigen, dass das organisatorisch und musikalisch durchaus herausfordernd sein kann.

Projektgruppe & Projektleiter

Damit am Ende alles gut funktioniert, sollte sich eine Gruppe von Mitgliedern des oder der Ensembles um das Großprojekt kümmern. Im Idealfall werden hier Mitglieder aus allen Bereichen mit einbezogen, da nicht nur die musikalische, sondern auch die organisatorische und finanzielle Seite berücksichtigt werden muss.

Sollten Sie die generelle Organisation Ihres Vereins bzw. Ensembles überarbeiten wollen, lohnt es sich, einen Blick auf das teambasierte Vereinsmanagement zu werfen. Es empfiehlt sich jedoch, nicht nur eine Gruppe zu bilden, die das Projekt organisieren möchte, sondern auch eine*n Projektleiter*in oder Projektmanager*in festzulegen, der/die etwas mehr Zeit in das Projekt stecken kann und „den Hut aufhat“, also stets den Überblick über das Projekt behält. So können Sie bei der Projektplanung effizienter vorgehen und niemand überarbeitet sich.

Wichtige Fragen vor dem Start eines Projekts

Innerhalb der Organisationsgruppe muss zu Beginn als allererstes klar sein, wie kommuniziert wird, ob über E-Mail, Telefon oder eine WhatsApp-Gruppe, und ob es regelmäßige Planungstreffen geben soll. Es ist wichtig, dass klar ist, wer nach außen hin, beispielsweise gegenüber der Presse oder Sponsoren die Verantwortung hat und für die anderen sprechen kann – oder ob es da verschiedene Leute gibt, die die Kontakte vielleicht bereits haben und nun nutzen. Es muss abgesprochen werden, wer die offizielle und rechtliche Verantwortung für ein Großprojekt übernimmt, und wer welche finanziellen Mittel einbringt. Beteiligen sich beide gleichermaßen, oder ist nur ein Ensemble oder Verein für die Finanzen verantwortlich? Dementsprechend ist auch die Frage zu beantworten, wer am Ende entscheiden kann, wenn es Unstimmigkeiten gibt.

Fragen aus der musikalischen und organisatorischen Vorbereitung müssen auch beantwortet werden. Wo soll gemeinsam geprobt werden? Reicht dort der Platz aus? Ab wann wird gemeinsam geprobt und wann genau? Wer übernimmt die musikalische Leitung des Projekts? Wie genau soll das Projekt beworben werden, und wer kümmert sich darum, dass dies auch genau so geschieht? All diese Fragen sind in der Projektgruppe zu diskutieren und vor dem Start des Projekts zu beantworten. Wichtig ist auch, dass alle, die an dem Projekt beteiligt sind, regelmäßig der Projektgruppe berichten, wie sie vorankommen und ob bzw. wo sie eventuell Unterstützung benötigen. Nur durch eine transparente Planung kann man am Ende sicherstellen, dass alle Aufgaben auch tatsächlich erledigt werden.

Wichtige Fragen zum Projektkonzert

Um ein Projekt gut durchführen zu können, muss sich die Projektgruppe nicht nur über die musikalische, sondern auch über die logistische Gestaltung des Endprodukts Gedanken machen. Wo soll das Konzert oder die Aufführung stattfinden? Gibt es eine Pause? Wenn ja, wird etwas zu essen oder zu trinken angeboten? Welche verschiedenen Parameter gibt es sonst zu bedenken, wie Requisiten, Dekoration, GEMA und sonstige Kosten? Hier kann man ähnlich vorgehen wie bei der Planung eines Konzerts. Eine Checkliste kann bei der Planung helfen. Interessant könnte beispielsweise auch eine Dokumentation oder ein Film über das Projekt sein. Hier lohnt es sich, sich in den Ensembles umzuhören, ob eventuell jemand in dem Bereich versiert ist, oder auch jemanden Externen zu engagieren. Ein Mitschnitt des Programms, ob nun nur als Audio oder auch als Video, eignet sich zum Festhalten des Projekts, damit man auch hinterher reinhören und stolz sein kann. Man kann diesen auch am Verkaufsstand mit anbieten – eine spätere zusätzliche Einnahmequelle für das Ensemble.

Zeitplan

Wer ein Großprojekt organisieren möchte, braucht in jedem Fall einen Zeitplan, in dem wichtige Eckdaten festgelegt werden. Man kann sich beispielsweise an dem Zeitplan für ein normales Konzert orientieren, sollte allerdings für die Werbung etwas mehr Vorlaufzeit einplanen. Gerade bei einem größeren Projekt kann es sich lohnen, eine/n Medienschaffende*n mit der Gestaltung von Plakaten und Flyern, aber auch digitaler Werbung in den sozialen Netzwerken zu beauftragen. Dafür muss aber ausreichend Zeit eingeplant werden, um gegebenenfalls noch Korrekturen vornehmen zu können.

Finanzplan

Für ein großes Projekt fallen immer auch Kosten an. Diese sollten von den Werbungskosten über die Raummiete bis hin zu den Requisiten zumindest grob geplant und aufgeschrieben werden. Wenn der Verein oder die Vereine und Ensembles die Kosten nicht selbst stemmen können, gibt es verschiedene Möglichkeiten, an Finanzmittel zu kommen. Auf der einen Seite wäre Crowdfunding oder Fundraising eine Option, auf der anderen Seite gibt es auch die Möglichkeit, sich bei den diversen Fördertöpfen zu bewerben. Beispielsweise ist Musik für alle ein Förderprogramm des Bundesmusikverbands für Chor und Orchester, das noch bis 2027 weitergeführt wird.

Durchführung

Wenn die obigen Fragen alle geklärt sind, kann es an die Durchführung gehen. Während der Konzertvorbereitung ist es wichtig, immer wieder auf den Zeitplan zu schauen, um alles gut im Blick zu behalten. Regelmäßige Treffen der Projektgruppe oder Besprechungen mit dem/der Projektmanager*in können dabei helfen, schnell Abhilfe zu schaffen, wenn spontan Probleme auftreten, zum Beispiel, wenn jemand krank wird oder wenn das Budget nicht ausreicht. Und dann ist das Wichtigste: Spaß haben und das tollste Projekt auf die Beine stellen, das die Welt je gesehen hat!

---

---