Möchte sich ein Ensemble weiterentwickeln, ist eine Veränderung innerhalb der Organisationsstrukturen sinnvoll. Dies kann sowohl die Optimierung von Arbeitsabläufen und Kommunikation betreffen, als auch die Beteiligung von Ensemblemitgliedern, welche sich bisher noch nicht oder nur wenig engagieren.
Organisationstrukturen und Kommunikation
Bestehende Organisationsstrukturen sollten regelmäßig dahingehend überprüft werden, ob sie noch zu den Bedürfnissen des Ensembles passen. Die eigene Struktur sollte klar definierte Zuständigkeiten, Kommunikationswege und Dokumentationen beinhalten. Auch die eigene Ausrichtung sollte hinterfragt werden: Haben wir eine klare Identität und Ziele, engagieren wir uns entsprechend? Sind unsere Abläufe und Sitzungen inhaltsorientiert und effektiv? Welche Fortbildung oder professionelle Unterstützung benötigen wir? Fühlen sich alle wertgeschätzt?
Verändern sich die Bedürfnisse eines Ensembles, müssen neue Aufgabenbereiche geschaffen und Aufgaben neu verteilt werden. Möchte ein Ensemble neue Mitglieder gewinnen, könnte es nötig sein, eine Person exklusiv mit dieser Aufgabe zu beauftragen. Möchte ein Ensemble seine Kommunikation nach außen verbessern (Gendern, Political Correctness, Ansprache von Zielgruppen, …) erfordert dies gegebenenfalls andere Strategien als bisher und andere Personen können die Chance erhalten, sich mit ihren Stärken und ihrem Wissen einzubringen. Es lohnt sich außerdem, einen Blick auf das Ensemble zu werfen: Wo ist vielleicht ungenutztes Potential zu finden?
Um Nachwuchs im Ehrenamt besonders durch Jugendliche und junge Menschen zu fördern, muss der Raum zum Ausprobieren geschaffen werden. Hier kann es hilfreich sein, kürzere Amtszeiten zu definieren, Hilfe bei der Einarbeitung anzubieten, Verantwortlichkeiten für einzelne Projekte oder kleine Aufgabenbereiche zu vergeben oder Arbeitskreise zu bilden. Auch ein Jugendvorstand mit eigenem Budget sowie Weiterbildungsmöglichkeiten sind weiterer Ansporn für junge Leute, sich in der Vereinsarbeit zu engagieren.
Um jüngere Mitglieder einzubinden und Abläufe zu optimieren, können Kommunikations- und Organisationstools wie Agantty oder Slack genutzt werden. Diese ermöglichen es, feste Aufgaben zu verteilen, To-do-Listen anzulegen und transparent miteinander zu kommunizieren und zu arbeiten. Ensemblemitglieder, welche nicht direkt an der Organisation des Ensembles beteiligt sind, können so Einblicke in die Arbeit von Vorständen, Projektteams, Leiter*innen und Verantwortliche nehmen und gegebenenfalls neue Impulse einbringen und selbst Interesse an Engagement entwickeln.
Partizipation und Identität
Wenn Ensembles an alten Konzepten festhalten und diese nicht überdenken, nimmt man vielen Mitgliedern die Möglichkeit, sich ebenfalls ehrenamtlich zu engagieren. Bestehende Hierarchien oder festgefahrene Strukturen können verhindern, dass sich insbesondere Jüngere engagieren und einbringen. In Mitgliederversammlungen oder -befragungen kann zunächst ein Stimmungsbild zu verschiedenen Themen eingeholt werden. Diese sind mit geringem Aufwand online oder hybrid (z. B. mit Zoom) durchführbar, sodass der Zugang für alle Mitglieder möglich gemacht werden kann. So kann bereits ohne feste Positionen oder Aufgaben zu übernehmen, jedes Mitglied an der Gestaltung des Ensembles mitwirken.
Um tiefer über Partizipation und Identität nachzudenken, kann ein Ensemble von der Durchführung einer sogenannten Zukunftswerkstatt profitieren. Angeleitet durch eine*n (externe*n) Coach können alle Ensemblemitglieder gleichberechtigt an einem vorab festgelegten Thema arbeiten. Dies könnte beispielsweise die Planung konkreter Projekte, die Neuausrichtung eines Ensembles, Behandlung von Problemen, Visionen oder ein Neustart nach einer Pause sein. Diese Methode bietet die Möglichkeit, nicht nur Entscheidungsträger und Verantwortliche zu Wort kommen zu lassen, sondern die Bedürfnisse aller einzubeziehen und so völlig neue Lösungswege zu finden.
IMPULSFRAGEN
- Wie kann die Kommunikation zwischen Ensemblemitgliedern erleichtert werden, sodass sich alle Mitglieder einbringen können? Können digitale die Strukturen bereichern?
- Passen und Organisations- und Kommunikationsstrukturen noch zu unserem Ensemble?
- Was sind Stärken und Kompetenzen unserer Mitglieder? Könnten diese das Ensemble bereichern?
- Wie können Strukturen so geschaffen werden, dass sich alle Ensemblemitglieder vertreten fühlen?
- Wer möchte sich gegebenenfalls engagieren, aber hatte bisher noch nicht die Möglichkeit dazu?
- Wie können alle Mitglieder zu Wort kommen; auch ohne feste Positionen im Organisationsteam?
- Welche Aufgabenbereiche müssen geschaffen bzw. angepasst werden?
- Wer könnte innovative, neue Ideen einbringen?
- Welche Themen beschäftigen das Ensemble? Was sind Stärken und Schwächen, Probleme und Bedürfnisse?
