Archiv anlegen als Ensemble und dessen Vorteile

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Wer eifrig dokumentiert, sortiert und auch Veranstaltungen nachbereitet, hilft nachfolgenden Generationen, dem Vorstand, Archivwarten, aber auch aktiven Mitgliedern bei der Suche nach zurückliegenden Informationen. Am wichtigsten ist das, wenn man ein Jubiläum am richtigen Tag feiern möchte oder die Presse kurzfristig nach Informationen fragt.

Ein Archiv ergänzt den über die Zeit gewachsenen Bestand an Notenmaterial – siehe hierzu den Beitrag Digitale Noten und was es zu beachten gibt – um Medien, Informationen und Erfahrungswerte, die die Arbeit an folgenden Baustellen deutlich erleichtert:

• Bei der Ensemblearbeit, also wenn es um Namen, Daten und die eigene Geschichte geht
• Bei Werbung und Marketing, wenn es um Bilder, Filme und Berichterstattung geht
• Bei Veranstaltungs- und Konzertorganisation, wenn es auf Erfahrungen und Zahlen ankommt

Wer ein Archiv in diesen drei Kategorien pflegt, trägt auch der Aufgabe Rechnung, dass neue oder andere Mitglieder in die Ensemblearbeit einbezogen werden können. Insbesondere für Nachfolger*innen ist ein Archiv oft überlebenswichtig, um sich einen guten Überblick zu verschaffen.

„Show your work!“ – das gilt nach außen, aber auch nach innen. Gerade in der Amateurmusik ist der Faktor Zeitersparnis wichtig. Aufbau und Pflege des Archivs scheint im ersten Schritt zusätzliche Arbeit. Doch jedes Ensemble, das auf Daten, Fakten, Materialien und Kontakte leicht zurückgreifen kann, spart von der ersten Minute an Zeit und muss nicht bei jeder Neuerung aufwendig recherchieren oder sogar von Neuem anfangen.

Anlegen eines digitalen Archivs

Wie sieht eigentlich ein Archiv aus? Ist es ein Raum mit Registerschränken, eine Cloud oder Festplatte? Jedes Ensemble braucht einen Ort, wo alle Daten, Noten, alle Werbemittel, alle Rechnungen und Protokolle gesammelt werden. In der Regel bietet sich hier ein digitales Archiv an. Doch sofern eine eigene Räumlichkeit gegeben ist, schafft ein sogenanntes körperliches Archiv ein einzigartiges Erlebnis und eine bessere Aufbewahrung von seltenen oder sperrigen Materialien, die man nicht digitalisieren kann: zum Beispiel für Auszeichnungen oder Requisiten vergangener Veranstaltungen. Doch ein Archiv ist kein Museum. Den Mehrwert des Archivs für die tägliche Ensemble-Arbeit kann man sicher besser mit einem digitalen Archiv schaffen.

Ensembles können ein digitales Archiv anlegen, indem sie eine geeignete Software oder Cloud auswählen, die das Speichern und Verwalten von digitalen Dateien ermöglicht. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, das zu tun, je nach Größe und Bedarf des Ensembles.

• Am einfachsten ist eine externe Festplatte oder die Wahl einer geeigneten Plattform: Es gibt viele kostenlose und kostenpflichtige Online-Plattformen wie Dropbox, Google Drive, OneDrive, iCloud und viele mehr, die Ensembles nutzen können, um ihre digitalen Dateien zu speichern und zu organisieren. Doch wer auf Nummer sicher gehen will, nutzt immer einen Anbieter mit Server in Europa.
• Kategorisierung der Dateien: Ensembles sollten ihre Dateien in verschiedene Kategorien wie Mitgliederbereich, Medienarchiv, Presseberichterstattung und Dokumentation von Veranstaltungen unterteilen. Dies erleichtert die Suche und den Zugriff auf bestimmte Dateien.
• Systematik: Es ist wichtig, dass die digitalen Dateien angemessen benannt werden, um sie später leichter zu finden. Einheitliche Namenskonventionen können dabei helfen, die Organisation zu erleichtern.
• Regelmäßige Backups: Ensembles sollten regelmäßig Backups ihrer digitalen Dateien durchführen, um sicherzustellen, dass sie bei einem Ausfall der Plattform oder bei einem Datenverlust wiederhergestellt werden können.
• Zugriffskontrolle: Ensembles sollten sicherstellen, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf das digitale Archiv haben.

Ausführliche Informationen zur digitalen Arbeit von Ensembles gibt es hier: Digitales Projektmanagement erfolgreich umsetzen.

Namen, Daten, Tradition – das Archiv für die alltägliche Ensemblearbeit

Aus vielen Daten wird bald eine eigene Geschichte. Nur wer alle Daten beisammen hat, kann eigene Jubiläen und Ähnliches kultivieren. Damit ist das Herzstück jedes Ensemblearchivs das Mitgliederverzeichnis. Hierbei werden Informationen zu den Mitgliedern des Ensembles gesammelt und aufbewahrt. Dies können persönliche Informationen wie Namen, Geburtsdaten, Adressen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen sein. Da es bei der Archivarbeit immer auch um Tradition geht, ist jeweils auch der Eintritt ins Ensemble zu berücksichtigen. Wer die Mitgliedschaft zelebriert, schafft sich eine motivierende Stimmung.

Die einfachste digitale Form, um Archivdaten für den Alltag parat zu haben, ist die Excelliste. Die Verwaltung und Weitergabe von Daten ist unbedingt mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Einklang zu bringen. Wie das geht, kann man in den Beiträgen Datenschutz aus Vereinsperspektive und Datenschutz in aller Kürze nachlesen.

Bilder, Filme, Presse – ein Archiv, das die Öffentlichkeitsarbeit erleichtert

Wer aus bestimmten Anlässen Bilder, Ton- oder Filmaufnahmen vergangener Veranstaltungen sucht, ist dankbar für einen schnellen Zugriff. Deswegen sollte man nicht darauf verzichten, die Mitglieder, Besucher*innen oder Journalist*innen gezielt danach zu fragen. Die größte Herausforderung liegt in der strukturierten Ablage. Eine Verschlagwortung kann zusätzlich die Suche nach bestimmten Berichten erleichtern.

Zentrale Informationen zur digitalen Ablage sind:

• Datum
• Ort
• Veranstaltungstitel
• Fotocredits

Für die Speicherung von Bildern empfiehlt es sich, sie in einer Auflösung von mindestens 300 dpi zu speichern und in einem standardisierten Format wie JPEG oder PNG abzulegen. Auch bei der Archivierung von Filmen und Tonaufnahmen sollte man ein hochwertiges Format wählen, am besten sind hier Rohdaten, die leicht weiterverarbeitet werden können.

Als Musikensemble ist es ebenso wichtig, alle Presseberichte zu archivieren, um die eigene Arbeit und Entwicklung im Laufe der Zeit zu dokumentieren und den Überblick zu behalten. Eine sorgfältige Dokumentation ermöglicht auch, vergangene Berichte für die weitere Pressearbeit zu nutzen. Statt mühevoll und qualitativ oft schlecht gescannter Zeitungsartikel, kann einfach beim Zeitungsarchiv oder in der Redaktion um eine PDF gebeten werden. Dann hat man die Ausgabe direkt in perfekter Qualität. Für die interne Nutzung fallen dafür in aller Regel keine Kosten an.

Bei der Erstellung von Werbemitteln, Pressemitteilungen oder Ankündigungen kann man so leicht auf Materialien zugreifen. Insbesondere treffende Formulierungen aus Zeitungen oder anderen Medien, die im Archiv aufgespürt werden können, erleichtern das Marketing. Häufig genügen hier ein bis zwei Sätze, mit denen man sich voll und ganz identifiziert: „Virtuose Mehrstimmigkeit. Das Ensemble XY überzeugt bis zur letzten Note.“ (Zeitung XY)

Ein Archiv für die zukünftige Ensemblearbeit

Ein Archiv versammelt immer Erfahrungswerte. In der Organisation von Veranstaltungen und Konzerten spielen die Kosten eine übergeordnete Rolle. Insofern ist ein gut gepflegtes Ensemblearchiv Gold wert, denn hier ist eine Faktenbasis zu finden: Hier können unabhängig von der Buchhaltung Informationen abgelegt werden über

• Ansprechpartner*innen
• Veranstalter*innen
• Kosten für Miete, Technik und Catering
• Einnahmen und Spenden

Dokumentation auf den eigenen Kanälen

Neben den harten Fakten und dem Aufbau einer eigenen Tradition, kann das Archiv auch als Inspirationsquelle und kreatives Potential für zukünftige Projekte dienen. Vielleicht ist dies die wichtigste Seite des eigenen Archivs: Es ist die Quellen für guten Content, also für überzeugende Inhalte. Wer interessante Geschichten veröffentlicht, macht Lust auf die Arbeit des Ensembles. Durch regelmäßige Veröffentlichungen und Aktualisierungen entsteht ein kontinuierlicher Strom von Informationen, der das Interesse am Ensemble aufrechthält und die Sichtbarkeit erhöht. Nicht zuletzt dienen inspirierende Materialien aus dem Archiv dazu, neue Mitglieder oder Partner zu gewinnen. Wie das geht, erfährt man im Artikel Grafiken und Videos für Social Media erstellen. So wird das Archiv zum Schaufenster für die Welt.