Disposition und detaillierter Ablaufplan bei Veranstaltungen

Sie planen ein Konzert oder eine andere Veranstaltung? Viele Menschen und Aufgaben sind eingebunden? Um Ihre Veranstaltung erfolgreich durchzuführen, benötigen Sie einen detaillierten Ablaufplan, eine sogenannte Disposition.

Die Disposition

Der Begriff Disposition oder kurz Dispo kommt eigentlich aus der Film-, Fernseh- und Werbebranche. Dort werden die Abläufe für jeden Drehtag bis auf die Sekunde genau disponiert, also geplant.

Im Veranstaltungsbereich hat sich der Begriff Dispo durchgesetzt. Die Dispo ist ein detaillierter Ablaufplan für den Veranstaltungstag, der selbst erstellt wird.

Anders als eine Checkliste mit konkreten Aufgaben, die in der Vorbereitung zu erledigen sind, listet die Dispo üblicherweise zeitgenaue Abläufe auf.

Hier geht es darum, alle Aufgabenbereiche einzubinden, also beispielsweise Bühnenbau, Licht- und Tontechnik, aber auch Catering, Auftrittszeiten und so weiter. Die Liste der einzuplanenden Aufgaben und Personen hängt von der Art der Veranstaltung ab.

Wichtig ist, dass in der Planung alle Punkte berücksichtigt werden und die Dispo durch eine Telefonliste ergänzt wird. Auf dieser sollten die Nummern der Helfer*innen stehen, über die sie am Veranstaltungstag erreichbar sind. Außerdem ist bei größeren Veranstaltungen eine Liste mit einer detaillierten Helfer*innen-Einteilung hilfreich.

Jede Person, die einen Aufgabenbereich verantwortet, egal ob Projektleiter*innen oder Projektmanager*innen, sollten für ihren Bereich eine eigene Dispo mit den relevanten Details und Informationen, die über den Rahmen des Gesamtüberblicks hinausgehen, erstellen. Helfende und Mitarbeitende sowie weitere beteiligte Personen sollten davon jeweils eine Kopie für ihren zuständigen Bereich bekommen.

Für die Telefonliste ist es notwendig, dass das Einverständnis von allen eingeholt wird, um Nummern auf der Dispo veröffentlichen zu dürfen.

Struktur als wichtigste Priorität einer erfolgreichen Dispo

Die wichtigste Grundregel lautet: Struktur. Die Dispo ist dazu da, Abläufe sichtbar zu machen und zu strukturieren. Alle Beteiligten sollen auf einen Blick sehen, wann sie was wo und mit wem zu tun haben.

Wenn zum Beispiel Technik eingebunden ist, wie Licht oder Ton bei einem Konzert oder eine Präsentation bzw. ein Film bei einer Preisverleihung, braucht es in jedem Fall eine Dispo. Denn so können die dafür Zuständigen genau sehen, wann welches Licht gebraucht wird, wann ein Film abzuspielen ist usw.

Beispiel einer Veranstaltungsdispo, ©frag-amu.de

Sie sollten vor der Veranstaltung Zeit einplanen, um mit den jeweiligen Verantwortlichen der Aufgabenbereiche die Dispo gemeinsam durchzusprechen. Etwaige Denkfehler oder Ähnliches können dann gemeinsam aufgedeckt und behoben werden und alle können sich bereits in den Veranstaltungsablauf eindenken.

Die Disposition sollte allen an der Organisation und Umsetzung der Veranstaltung Beteiligten zur Verfügung gestellt werden. Alle, die eine Aufgabe zu erfüllen haben, sollen hier nachlesen können, wann und wo etwas passiert. Sie sollten deshalb die Dispo vorab per Mail erhalten, aber auf jeden Fall auch bei der Veranstaltung in ausgedruckter Form vorliegen haben.

Erfahrungsgemäß kann die finale Dispo meist erst wenige Tage vor der Veranstaltung fertig gestellt werden, wenn alle Detailinfos für den Zeitablauf vorliegen. Wie immer gilt: je früher, desto besser. Wichtig ist, dass die Dispo gemeinsam mit allen entweder am Vortag oder vor Ort vor der Veranstaltung Punkt für Punkt durchgesprochen wird. Das kann auch von der Größe der Veranstaltung und der Anzahl der Beteiligten abhängen. Je mehr involviert sind, desto früher sollte die Besprechung sein, damit sich alle in den Ablauf eindenken und ggf. Ergänzungen vornehmen können.

Es muss aber nicht immer der aufwendige, genau detaillierte Ablaufplan sein. Wenn Sie eine kleine Veranstaltung gestalten und bereits ein eingespieltes Team sind, reichen unter Umständen auch gröbere Angaben aus.