Zeitmanagement als­ ­Projektmanager*in im Ensemble, Beruf oder privat

Ob im Ehrenamt, im Privaten oder bei der beruflichen Arbeit, mit den richtigen Methoden lassen sich Aufgaben strukturiert abarbeiten, Tage sinnvoll planen und mehr Zeit für das Musizieren und die Organisation darum herum schaffen. Wie genau das geht, verrät Ihnen dieser Artikel.  

Kennen Sie das? Irgendwie ist der Tag immer schneller vorbei als gedacht. Und am Ende des Tages sind so einige wichtige oder zeitkritische Aufgaben noch nicht erledigt. Ein gutes Zeitmanagement hilft Ihnen den Tag zu strukturieren und effektiv zu arbeiten.

Inhalt

Den Tag strukturieren 

Einer der wichtigsten Tipps für die Strukturierung des Tages ist, sich nicht zu viel an einem Tag vorzunehmen. Dauerhaft Aufgaben nicht zu schaffen, obwohl man sie sich vorgenommen hat, schwächt unsere Selbstwirksamkeit und macht uns unzufrieden und unglücklich. Versuchen Sie deshalb, den Arbeitsaufwand so realistisch wie möglich einzuschätzen und auch Puffer für Unvorhergesehenes einzuplanen. Um den Kopf freizubekommen und sich ganz auf die momentane Tätigkeit konzentrieren zu können, empfiehlt es sich, alle Aufgaben schriftlich festzuhalten. Ob das digital (z.B. mit einer App) oder auf einer handschriftlichen To-Do-Liste passiert, ist Geschmackssache. Außerdem hat eine solche Liste nichts mit Vergesslichkeit zu tun: Die Kapazität, die nicht für das Erinnern benötigt wird, kann zum Abarbeiten eingesetzt werden.  

Wenn für einen Tag mehrere ähnliche Aufgaben (bspw. mehrere Telefonate) anstehen, lassen sich diese effektiver direkt nacheinander abarbeiten als verteilt über den Tag hinweg. Aufgaben, die innerhalb von 5 Minuten abzuarbeiten sind, werden am besten sofort erledigt. Meist dauert es länger, die E-Mail dreimal zu lesen und sich jedes Mal zu überlegen, ob man gerade Lust hat, die Mail zu beantworten oder nicht doch noch etwas nachschauen muss.  

Sie stehen vor einem riesigen Berg und wissen gar nicht, wo Sie anfangen sollen? Versuchen Sie doch, den Berg in kleine Etappen, also kleine Aufgaben, zu unterteilen. Diese sollten überblickbar, schnell zu erledigen und klar abgegrenzt sein. So fällt das Anfangen leichter, Sie wissen genau, was zu tun ist und es stellt sich rasch ein erster Erfolg ein.  

Falls Sie zu Perfektion neigen oder gedanklich gerne abschweifen, kann es helfen, konkrete Zeitlimits zu setzen. 10 Minuten zum Beantworten einer E-Mail reichen dann aus und das Ergebnis ist genauso gut. Um die Zeit zu stoppen, eignet sich ein analoger Wecker oder, falls Sie sich dadurch nicht ablenken lassen, das Smartphone. 

Generell sollten Sie so langfristig wie möglich planen. Das vermeidet Stress und ständige Änderungen im Zeitplan und Sie können agieren, statt reagieren – ein wesentlich angenehmeres Gefühl. Auch für den Projekterfolg ist es förderlich, sich mit einer konkreten Strategie auf den Weg zu machen. Bei allem Planen sollten Sie unerwarteten Änderungen trotzdem mit Ruhe und Flexibilität begegnen. Es ist oft ganz normal, dass nicht alles genau nach Plan läuft. Manchmal können vermeintliche Hürden auch Chancen sein.  

Pausen sind wichtig  

Um über den gesamten Tag konzentriert arbeiten zu können, sind Pausen notwendig. Pla-nen Sie bspw. immer nach einer Stunde eine Pause ein oder dann, wenn eine Aufgabe erle-digt wurde. Besonders effektiv sind Pausen, wenn Sie diese in anderer Form verbringen als die Arbeitszeit. Hier ein paar Ideen für die Pausengestaltung:

  • Spazieren gehen 
  • Frische Luft tanken (Lüften, zum Briefkasten gehen, auf den Balkon gehen) 
  • Die Augen entspannen und vom Bildschirm in die Ferne schauen 
  • Leichte Dehnübungen oder Yoga
  • Gesundes, leichtes Essen oder ein Snack und Trinken 
  • Augen und Kopf entspannen (weg vom Bildschirm) und Musik hören, Augen schließen, ein paar Minuten musizieren
  • Dinge, die Ihnen guttun

Effektiver arbeiten 

Konzentriertes Arbeiten hilft, Aufgaben schneller und effektiver zu erledigen. Die folgenden Tipps lassen sich einfach umsetzen. Zunächst gilt es, potenzielle Störfaktoren zu minimieren. Wer wird nicht durch eingehende Nachrichten, Anrufe oder blinkende Smartphones abgelenkt? Wenn Sie konzentriert arbeiten müssen, versuchen Sie, für diese Zeit nicht auf das Smartphone zu schauen, Mail-Benachrichtigungen am Computer auszuschalten, sich in eine ruhige Umgebung zurückzuziehen und Familie/Partner*in/Mitbewohner*innen mitzuteilen, dass Sie für die nächste Zeit nicht gestört werden möchten. So bleibt die Konzentration erhalten, das ständige wieder neu Einarbeiten entfällt und die Aufgabe ist schneller erledigt. Und auch, wenn es verlockend klingt: Multitasking ist selten sinnvoll. Wer sich allein auf eine Sache konzentriert, kann diese schneller und erfolgreicher erledigen.  

Wenn Sie sich selbst und Ihren Tagesrhythmus eine Weile beobachten, werden Sie einige interessante Informationen bekommen. Wann sind Sie besonders leistungsfähig? Zu welcher Tageszeit erledigen Sie gerne anstrengende Aufgaben und wann lieber einfachere oder monotone Tätigkeiten? Wann möchten Sie mit den Aufgaben beginnen? Indem Sie Ihre Aufgaben soweit wie möglich an den eigenen Biorhythmus anpassen, arbeiten Sie automatisch schneller und effektiver.  

Bei der Arbeit im Team ist es für alle Beteiligten hilfreich und angenehmer für die eigene Planung, wenn Verfügbarkeiten und Nicht-Verfügbarkeiten klar kommuniziert und eingehalten werden. Das spart lästiges Herumtelefonieren sowie Ärger über (zu) späte Reaktionen und versäumte Fristen.  

Alles selbst zu erledigen, kann auf Dauer schwierig und anstrengend werden. Suchen Sie sich Unterstützer*innen, denen Sie ungeliebte und für Sie unwichtige Aufgaben abgeben können, die trotzdem erledigt werden müssen. Oft gibt es im Umfeld oder im Team jemanden, der manche Ihrer Aufgaben besser, schneller und/oder lieber erledigt. Dieses Potenzial lässt sich nutzen. (Ungeliebte) Aufgaben, die nicht abgegeben werden können, sollten nicht auf die lange Bank geschoben werden. Das führt zu zusätzlichen Belastungen, da sie immer noch im Kopf herumgeistern und Sie irgendwann ein schlechtes Gewissen bekommen.  

Für Aufgaben, die sich immer wiederholen, kann man sich die Arbeit selbst vereinfachen. Je nachdem, welche Tätigkeiten Sie oft machen oder bei welchen Aufgaben Sie sich jedes Mal das Vorgehen von Neuem überlegen, können Sie sich selbst helfen. Möglichkeiten, Aufgaben zu automatisieren sind bspw. Checklisten zu verschiedenen Vorgängen zu schreiben (um nichts zu vergessen und die Reihenfolge der nötigen Teilaufgaben festzuhalten), Textbausteine zu erstellen (z.B. für Mails oder Förderanträge), Vorlagen für Vertragsverhandlungen zu nutzen oder auch Einkaufslisten für Probenwochenenden anzufertigen (z.B. bei einem jährlich stattfindenden Probenwochenende jedes Mal die gleichen Gerichte kochen und über die Jahre Erfahrungen bezüglich der Menge sammeln).  

Methoden  

Um sich die eigenen Aufgaben einzuteilen, zu priorisieren und sich auf eine einzelne Aufgabe zu fokussieren, gibt es verschiedene Methoden. Hier ein paar der gängigsten im Überblick:  

  • Pareto-Prinzip/80-20-Regel:
    Das Pareto-Prinzip beruht auf der Annahme, dass sich mit 20 Prozent des Einsatzes ca. 80 Prozent des Endergebnisses erzielen lassen. Daher lohnt es, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die einen wirklich großen Effekt auf das Endergebnis haben und unwichtige Detailarbeiten auszusparen.  
  • Eisenhower-Prinzip:
    Mit dieser Methode werden Aufgaben mit Hilfe von 4 Quadranten nach Wichtigkeit und Dringlichkeit eingeteilt:  
  • Quadrant: wichtige und dringliche Aufgaben => Sofort erledigen
  • Quadrant: wichtige aber keine dringlichen Aufgaben => Terminieren
  • Quadrant: dringliche aber keine wichtigen Aufgaben => Delegieren
  • Quadrant: weder dringliche noch wichtige Aufgaben => Verwerfen
  • A-Aufgaben: höchster Stellenwert
  • B-Aufgaben: durchschnittlich wichtig 
  • C-Aufgaben: unwichtig

Aufgaben der Kategorien B und C können bspw. an Helfer*innen abgegeben werden.  

  • ALPEN-Methode:
    Mit dieser Methode können Sie effiziente Tagespläne erstellen. Jeder der Buchstaben steht für einen Aspekt einer Aufgabe:
  • A: Aufgaben, Termine
  • L: Länge, also Zeit, die für das Erledigen benötigt wird
  • P: Pufferzeit
  • E: Entscheidungen priorisieren (wann im Tagesverlauf sollte die Aufgabe erledigt werden?) 
  • N: Nachkontrolle

Tipp: Um die Aufgaben zu priorisieren, kann die ALPEN-Methode mit dem Eisenhower-Prinzip kombiniert werden.  

  • Ziele SMART” setzen:
    Um Ziele genau zu definieren und den Erfolg zu kontrollieren, sollten diese „SMART” formuliert werden. Das braucht am Anfang etwas Übung, hat aber einen großen Effekt.  
  • S: „Spezifisch“ – Ziele klar und so genau wie möglich beschreiben
  • M: „Messbar“ – Ziele sollten messbar sein, um später prüfen zu können, ob die Ziele erreicht wurden
  • A: „Erreichbar/Attraktiv“ – Es ist möglich, das Ziel zu erreichen und es handelt sich um ein motivierendes Ziel 
  • R: „Realistisch“ – Ziel ist realistisch mit vorhandenen Ressourcen zu erreichen
  • T: „Terminiert“ – Ziel hat ein Enddatum, wann es erreicht sein soll. 

Beispiel: Für mein Ensemble werde ich im Jahr 2023 mindestens 5 neue Mitglieder über Social-Media-Kanäle akquirieren.  

  • Pomodoro-Technik:
    Der Tag wird in Arbeitseinheiten von je 25 Minuten unterteilt und es wird eine Aufgabe schriftlich formuliert. Nach jeder Arbeitseinheit folgt eine kurze Pause von 5 Minuten und nach 4 Arbeitseinheiten eine längere Pause von 15–30 Minuten. Während den Arbeitseinheiten sollte konzentriert und ungestört gearbeitet werden.
  • Ivy-Lee-Methode:
    Um Prokrastination und ineffektivem Arbeiten entgegenzuwirken, können die eigenen Aufgaben nach den folgenden 5 Schritten priorisiert und organisiert werden:
  • Brainstormen: Schreiben Sie am Ende jeden Tages die 6 wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag auf eine Liste. 
  • Sortieren: Priorisieren Sie diese Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit.
  • Umsetzen: Beginnen Sie am nächsten Tag direkt mit der wichtigsten Aufgabe und bearbeiten Sie diese, bis sie abgeschlossen ist. Anschließend folgt die zweitwichtigste Aufgabe. Tipp: Multitasking vermeiden. 
  • Aufräumen: Nehmen Sie am Ende des Tages gegebenenfalls unerledigte Aufgaben wieder für den nächsten Tag auf und füllen Sie die Liste wieder mit 6 Aufgaben. 
  • Routine: Wenden Sie diese Methode jeden Tag an, sodass sie sich festigen kann. 

Je öfter Sie mit einer dieser Methoden arbeiten, desto einfacher fällt Ihnen die Umsetzung. Am Anfang wirken manche Ansätze vielleicht etwas seltsam oder umständlich, das Ausprobieren kann sich aber lohnen. Und wenn für Sie ganz persönlich eine Methode nicht so gut funktioniert, probieren Sie einfach eine andere aus.

Sabrina Lindemann
Bundesverband Amateurmusik Sinfonie- und Kammerorchester e.V. (BDLO)
Erstellt: Februar 2023
Zuletzt bearbeitet: Mai 2023