Ein- und Auslass einer Veranstaltung gestalten – eine kurze Anleitung

Erscheint der Ein- und Auslass einladend und sicher, das Personal freundlich und hilfsbereit und der Ablauf reibungslos, so stehen die Chancen sehr gut, dass die Veranstaltung nicht nur der Vorstellung halber gelobt wird, sondern auch bezüglich der Organisation. Ein wertvolles Kompliment, das den Besucher*innen Lust darauf gibt, erneut teilzunehmen.  

Veranstaltungen, bei denen alle an einem Strang ziehen, sich gut vorbereiten und wichtige Fragen vorab stellen, sind gut gewappnet, um auch Unvorhergesehenes relativ schnell zu meistern und in den Griff zu kriegen. Seien Sie als Helfer*in nicht scheu, Fragen zu stellen oder noch einen Punkt einzubringen, der vielleicht von anderen bei der Planung nicht mitbedacht worden ist. Dass nicht immer alles glatt läuft, ist vollkommen normal. Wie man mit dem Unvorhergesehenen umgeht, ist dann der wichtige Faktor, damit die Veranstaltung ein Erfolg werden kann. Der folgende Artikel dient einer kurzen Einführung in die Thematik. 

Inhalt

Aller Anfang ist gar nicht so schwer

Ein wichtiger Gedanke vorneweg: 

Egal, ob Sie eine Groß- oder Kleinveranstaltung planen, bedenken Sie Ihre Ein- und Auslasswege mit größter Sorgfalt. Gerade diese Bereiche können unterschiedlichen, oft unvorhergesehenen Hürden ausgesetzt sein. Mit der Einlasskontrolle beim Eingang und der Notausgang-Beschilderung am Ausgang ist es noch nicht getan. Mit Blick zurück auf vergangene Unglücke wird deutlich, dass viele im Ein- und Ausgang zu tragen kamen. Natürlich sind Großveranstaltungen besonderen Hürden ausgesetzt, die Sie bei Ihrer kleinen Veranstaltung evtl. nicht befürchten. Dennoch kann es auch hier zu Problematiken kommen, die Konsequenzen mit sich bringen. Wird ein gehbehinderter Gast zum Beispiel nicht auf eine höhergelegene Türschwelle im Eingangsbereich hingewiesen, könnte dieser stolpern und sich verletzen. So etwas sollte unbedingt vermieden werden. Deshalb ist es wichtig, seinen Veranstaltungsort gut zu kennen und die Ein- und Auslasswege strategisch zu platzieren.[1] 

Einweisung der Helfer*innen und was man beachten sollte

Ihr Personal/Helfer*innen/Ehrenamtler*innen, die beim Ein- und Auslass helfen, müssen am besten gut angeleitet und eingewiesen werden. Idealerweise gibt man sich genügend Zeit, um am Veranstaltungsort, alle wichtigen Informationen nochmals zusammen durchzugehen. Das gemeinsame Aufhängen der Schilder kann dabei vermitteln, wo sich was befindet.  

Helfer*innen mit Auge fürs Detail, die auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf bewahren können, gilt es gerade in diesen Bereichen einzusetzen. Es kann schnell einmal hektisch werden, doch richtig instruierte Helfer*innen wissen mit diesen Situationen umzugehen und können somit die Veranstaltung gut steuern.  

Hilfreiche Schritte für Ihre Veranstaltung

In den nächsten Schritten finden Sie ein paar hilfreiche Fragen zum Ort, der Einlasskontrolle, der Abendkasse und dem Auslass, die Sie auf Ihre eigene Veranstaltung anwenden können. Bitte beachten Sie, dass es sich bei den Angaben um Empfehlungen handelt, die je nach Art und Größe der Veranstaltung anzupassen sind. 

Vor Ort

• Wo befinden sich die Toiletten und wie viele gibt es? 
• Gibt es Stolperfallen am Ort, die beachtet werden müssen? 
• Gibt es Emporen, bei deren Treppen man auch Helfer*innen als Ansprechpersonen platzieren möchte?
• Gibt es einen (gesonderten barrierefreien) Zugang bzw. verschiedene Zugänge?
• Durch welche Zugänge erfolgen üblicherweise Ein- und Auslass? 
• Fertigen Sie für die Toiletten, Ein- und Auslass, ggf. Treppen zu den Emporen und gesonderten Zugängen jeweils gut lesbare Schilder an 

Die Einlasskontrolle

• Wie viele Zugänge gibt es? Pro Zugang sollten zwei Leute zum Kartenkontrollieren anwesend sein (beide Personen sollten Karten kontrollieren und kurze Auskünfte geben können) 
• Wie kontrolliere ich einen ermäßigten Status? 
• Arbeiten Sie mit einem Kartenbuchungssystem wie z.B. Reservix zusammen? Die Benutzung der Kontrollgeräte sollte im Vorneherein von geschulten Mitarbeiter*innen für die Helfer*innen vorgeführt werden
• Sind die Karten mit Platznummern versehen? Dann lohnt es sich, nach der Kartenkontrolle eine Person am Eingang zu haben, der/die ggf. für Sitzplatzfragen oder andere Fragen zur Verfügung steht, diese Person ist auch gerne Springer für eventuelle Unvorhersehbarkeiten
• Sind Ehrengäste eingeladen, und gibt es eine Person, die jene betreut? 
• „Klickern“ Sie schon? Mit einem Personenzähler (bei allen gängigen Online-Händlern erhältlich) erfasst man die Personenzahl, die eintritt. Dies ist vorteilhaft, wenn man keine Karten verkauft hat, damit man einerseits weiß, wie viele Personen anwesend waren oder bei begrenzter Platzkapazität, damit sichergestellt werden kann, dass beim Einlass die maximale Personenzahl nicht überschritten wird. Lesen Sie zum Thema Sicherheit unseren Beitrag Sicherheit bei Veranstaltungen. Das „Klickern“ sollte eine Person übernehmen, die nur diese Aufgabe hat. 
• Haben Sie Bändchen oder Stempel für Ihre Veranstaltung vorgesehen (für Leute, die rein und raus wollen)? Dann bedarf das auch noch einmal 2 Personen pro Eingang zur Veranstaltung.

Die Abendkasse

• Gibt es eine Abendkasse? Der Verkauf von neuen Karten, Abholung von Reservierungen, wenn viele Besucher erst am Abend die Karten kaufen, sollte mit 30–60 Sekunden pro Person an der Kasse eingerechnet werden, entsprechend sollte man viele Kassen aufmachen, damit sich keine zu langen Schlangen bilden
• Hat man genügend Wechselgeld mit dabei?
• Leiht oder kauft man sich ein Kartenlesesystem für die Besucher*innen, die Kartenzahler sind? Wenn ja, aufgepasst, denn für mobile Kartenlesesysteme brauchen Sie Wifi: Am Anfang der Planung die Zuständigen des Veranstaltungsorts fragen, wie gut die Wifi-Verbindung ist, vor allem an dem Ort der Aufstellung der Abendkasse. Dazu unter „Mobile Kartenlesesysteme kaufen oder leihen für Ihre Veranstaltung“ mehr.

In der Regel sind diese Personenzahlen ideal: 2 Personen an der Abendkasse, 2 Personen für die Ticketkontrolle, 2 Bändchen-/Stempel-Personen, 1 Klicker, 1 Springer, 1 Begrüßer*in, die/der auf jegliche sonstige Fragen der Besucher*innen antwortet. 

Wenn nichts von dem Obenstehenden passiert, reicht: 1 Springer*in/Begrüßer*in.

Der Auslass

• Wie viele Fluchtwege gibt es? 
• Wo befindet sich der Ausgang? Machen Sie sowohl für die Fluchtwege als auch den Ausgang (sollten diese gesondert voneinander sein) Schilder.
• Sind viele jüngere Besucher*innen im Publikum? Richten Sie einen Wartebereich/Treffpunkt für die Jüngeren unter Ihnen/deren Eltern ein, gekennzeichnet durch die angemessene Beschilderung.
• Ist ausreichend Platz für die Besucher*innen nach der Veranstaltung gegeben? Gestalten Sie den Auslass so, dass er reibungslos funktionieren kann und genügend Platz bietet für die Besucher*innen. Abendkassen können z.T. weggeräumt werden, sowie evtl. eingesetzte Stehtische o.ä. für Infoblätter/Flyer, jeglicher Raum sollte genutzt werden um freie Flächen zu bilden.
• Liegt Ihr Ausgang gleich an einer Verkehrshaltestelle? Stellen Sie sicher, dass Ihre Besucher*innenströme nicht mit ankommenden Personen der Haltestelle kollidieren. Wenn der Auslassbereich sehr klein ist, können Schilder angebracht werden, die Besucher*innen darauf hinweisen, dass sie an diesem Ort nicht verweilen sollten nach dem Konzert.

Hygienekonzepte vor Ort

Möchten Sie Hygienekonzepte und einen Hygienebeauftragten für Ihre Veranstaltung organisieren? Lesen Sie doch unsere weiterführenden Beiträge zu dem Thema: Hygienekonzepte erstellen und Verantwortlichkeiten und Leitfaden für Hygienebeauftragte.

Mobile Kartenlesesysteme kaufen oder leihen für Ihre Veranstaltung

In Deutschland wird immer noch viel und oft mit Bargeld bezahlt. Trotz allem werden gerade mobile Kartenlesegeräte mit einer EC- oder Kreditkarten-Bezahlfunktion immer beliebter bei Ensembles. Doch lohnt es sich? Sollte man ein Gerät kaufen oder eher mieten? Beachten Sie, dass die Voraussetzung für den Einsatz von mobilen Kartenlesegeräten die technische Infrastruktur (Strom und WLAN) vor Ort ist. Dies sollte besonders in Kirchen vorab geprüft werden. 

Für interessierte klein bis mittelgroße Ensembles kann es sich lohnen, die Fixkosten und Vertragsbindung eines Leihgeräts zu sparen und gleich ein Kartenlesegerät zu kaufen. In Monaten, in denen keine Einnahmen durch z.B. Konzerte generiert werden, entstehen keine weiteren Kosten. Beim Einsatz des Geräts werden lediglich nach dessen Kaufpreis die Transaktionsgebühren anfallen. Wie hoch diese sind, ist von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich und kann beim Kauf erfragt werden. 

Die mobilen Kartenlesegeräte gibt es bereits im zweistelligen Euro-Bereich und sie sind klein und kompakt bei jedem Konzert einsetzbar. Anbieter sind zum Beispiel SumUp, iZettle oder Concardis. Es wird bei den mobilen Kartenlesesystemen zwischen dem „Kartenterminal mit App-Funktion“ und dem „alleinstehenden Kartenterminal“ unterscheiden. Die erste Variante ist günstiger, jedoch darauf angewiesen, dass Sie ein Smartphone oder Tablet besitzen müssen, um das Kartenlesegerät zu bedienen. Bei dem alleinstehenden Kartenterminal, welches etwas teurer (aber nicht viel) ist, sind alle Transaktionen etc. selbst innerhalb des Gerätes aufgeführt. Eine erweiterte Variation bietet sogar den Bondrucker an. Für die Bedienung benötigen Sie kein zweites Gerät.  

Natürlich können Sie auch für ein wichtiges Konzert ein Kartenlesesystem mieten. Beachten Sie wie bereits oben erwähnt die Vertragslaufdauer und dessen monatliche Grundgebühr. Diese müssen Sie auch in Monaten bezahlen, in denen keine Umsätze generiert werden. Kartenlesegeräte können ebenfalls als Kurzzeitmiete für wenige Wochen gemietet werden. Solch eine Mietdauer kann um die 100 Euro kosten und kommt mit einigem Papieraufwand daher. Bedenken Sie, dass meist stationäre Geräte vermietet werden. Jene brauchen einen Ethernet-Anschluss, sowie Strom für das Stromkabel. Sie sind nicht besonders flexibel an bestimmten Orten einsetzbar.  

Fazit: Zum Preis der Mietkosten können Sie sich fast ein mobiles Kartenlesegerät leisten. Bei mehrmaliger Nutzung im Jahr, könnte es sich für Ihr Ensemble lohnen.[2]  

Arbeit mit einem Ticketingsystem

Um den Kartenverkauf und Einlass besser kontrollieren und regulieren zu können, arbeiten manche Ensembles mit einem externen Dienstleister und dessen Ticketingsystem zusam-men. Haben Sie Interesse daran, mehr über dieses Thema zu erfahren, können Sie gerne im folgenden Beitrag nachschlagen: Ticketing für Veranstaltungen: analog oder digital?

Fazit

Der Ein- und Auslass einer jeden Veranstaltung ist mit Sorgfalt zu planen. Er gilt nicht nur als zentraler Informationspunkt, sondern bietet wichtige Handlungs- und Aktionsflächen, um Besucher*innenströme zu leiten. Der erste Eindruck wird vom Eingang geprägt und von Besucher*innen als Gefühl mit in die Veranstaltung getragen.  

Ein- und Auslasswege sind für die Sicherheit aller wichtig und gehören bei einer strukturierten Veranstaltung ganz oben auf die Planungsliste. Arbeiten Sie mit Ihrem Team an Personal/Helfer*innen/ Ehrenamtler*innen gut zusammen, um für die Besucher*innen ein einzigartiges Erlebnis zu ermöglichen.  

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