Eine eigene Zeitschrift herausgeben

Eine Verbands- oder Mitgliederzeitschrift fasst vergangene Aktivitäten und kommende Projekte sowie interessante Themen rund um das Verbands-/Vereinsleben zusammen. Sie bietet sich sowohl als Instrument der Öffentlichkeitsarbeit als auch als archivarischer Rückblick auf die Arbeit des Ensembles oder Verbandes an. Damit ist die Zeitschrift ein wertvolles Medium, um Menschen umfassend zu informieren und an die Institution zu binden. Im Gegensatz zu einem digitalen Newsletter (siehe: Wie lege ich einen E-Mail-Newsletter an?) ist sie haptisch und kann immer wieder zur Hand genommen werden, um darin zu blättern, sich an vergangene Veranstaltungen zu erinnern oder sich zu bestimmten Themen zu informieren.

Welche Aspekte bei der Erstellung zu beachten sind und wie Sie diese angehen können, zeigt folgender Beitrag.

Ziele und Zielgruppen #

Überlegen Sie nicht nur im Sinne von Aufwand oder Nachhaltigkeit, wie viele Menschen Ihre Zeitschrift lesen möchten, sondern auch, wer sie eigentlich liest und warum bzw. an wen sie sich mit Ihren Inhalten richten möchten und zu welchem Zweck.

Ziele einer Zeitschrift können sein, die eigenen Mitglieder über Aktuelles zu informieren, anstehende Projekte zu bewerben und durch das Medium ein Zusammengehörigkeitsgefühl zu etablieren. Die Zeitschrift kann mit spannenden Inhalten zusätzlich potentielle neue Mitglieder werben – aber wie können diese erreicht werden? Eine Zeitschrift kann auch als Archiv dienen und die Organisation, ihre Strukturen und durchgeführten Veranstaltungen beschreiben. Hinterfragen Sie kritisch, welche Ziele und Zielgruppen Sie tatsächlich erreichen wollen und können und gestalten Sie dementsprechend das Magazin und seine Veröffentlichung.

Beachten Sie, welche Auflage für Ihre Zeitschrift sinnvoll ist. Wie viele Mitglieder/Ensembles hat ihr Verband? Wie viele Exemplare soll ein Ensemble erhalten? Bieten Sie ein kostenpflichtiges Abonnement für weitere Interessent*innen an? Haben Sie einen eigenen Shop, über den Sie weitere Zeitschriften verkaufen möchten? Wie groß ist die Zielgruppe, die sich außerhalb des direkten Umfelds für Ihr Magazin interessieren könnte, und wie kann diese erreicht werden?

Überlegen Sie, in welchem Turnus Ihr Magazin veröffentlicht werden soll. Je nachdem, welche Inhalte in welchem Umfang Sie in Ihrem Magazin verbreiten möchten und wie viel Arbeitsaufwand sie hineinstecken können, ist ein Turnus von drei Monaten empfehlenswert. Besonders engagierte Ensembles/Verbände veröffentlichen beinahe monatlich, andere nur jährlich. Letzterer Turnus hat einen eher archivarischen Charakter, während eine monatlich erscheinende Zeitschrift mehr über die eigene Organisation hinaus berichten kann und großen Wert auf Aktualität legt.

Inhalte #

Eine Zeitschrift bildet meist das Ensemble bzw. den Verband und seine Mitgliedsvereine und -ensembles betreffende Inhalte ab. Dazu können Aktivitäten von Ensembles zählen, eigene Veranstaltungen oder Meldungen zu Personal/Ämtern. Natürlich sind aber bezüglich des Formats oder der Inhalte keine Grenzen gesetzt, alles ist möglich. Zusätzlich dazu ist es in jedem Fall sinnvoll, auch über den Tellerrand zu schauen und sich darüber hinaus mit Themen zu beschäftigen, die die eigene Szene betreffen. Bedenken Sie, dass die eigene Zeitschrift in Konkurrenz zu vielen anderen Magazinen und Medien steht, mit denen die Leser*innen tagtäglich konfrontiert werden. „Um in diesem Wettbewerb mitzuhalten und kontinuierlich und immer wieder aufs Neue, das Interesse und die Aufmerksamkeit Ihrer Leser*innen zu wecken, sollten Sie innerhalb des thematischen Rahmens Ihrer Zeitschrift so vielfältig, unterhaltsam und informativ wie nur möglich sein.“[1]

Unabhängig von Ihrem eigenen Ensemble/Verband können andere Beiträge zur Amateurmusik im Allgemeinen oder zu gesellschaftlich relevanten Diskursen, die auch die Musikszene betreffen, spannend sein. Eine ausgewogene Kombination der Inhalte zeigt, dass Sie offen dafür sind, was um Sie herum passiert, dass Sie sich inspirieren lassen und das Leben rund um die eigenen Strukturen wahrnehmen oder sogar aktiv mitgestalten wollen. Auch innerhalb von Texten, die sich in erster Linie mit internen Themen beschäftigen, kann der Bezug zu allgemeinen, „größeren“ Diskursen hergestellt werden und ein Beitrag unterschiedliche Perspektiven wie den politischen Hintergrund, Diversität, Nachhaltigkeit oder Umweltschutz zulassen. Bleiben Sie offen und interessiert und beschäftigen Sie sich mit der Außenwelt! Als Ensemble oder musikalischer Verband ist es nicht Ihre Aufgabe, eine politische Haltung zu vertreten – gewisse Werte, die Ihnen als Gemeinschaft wichtig sind, darf Ihre Zeitschrift dennoch widerspiegeln. Das inspiriert nicht nur die Leser*innen, sondern trägt auch zu Ihrer Identität und damit zur Imagebildung des Verbandes bei.

Rubriken #

Typisch für eine regelmäßig erscheinende Zeitschrift sind Rubriken. Rubriken strukturieren und erhöhen die Übersichtlichkeit, sie erscheinen verlässlich in jeder Ausgabe. Häufige Rubriken können Sie in folgender Auflistung finden. In Klammern lesen Sie Anregungen dazu, welche Rubrik jeweils welches Ziel erfüllt – überlegen Sie regelmäßig neu, welche Rubriken in Ihrer Zeitschrift wirklich benötigt werden und welche nicht:

  • – Editorial (Begrüßung durch Präsident*in/Vorstandsmitglied/…, oft von wechselnden Autor*innen verfasst, häufig mit Foto des*der Autor*in, spricht Leser*innen direkt an und bezieht sie ein, stärkt Gemeinschaftsgefühl)
  • – Inhaltsverzeichnis (mit Seitenzahlen, dient dem Überblick über das Heft und lässt Artikel schnell wiederfinden)
  • – Aktuelles (kurze Meldungen zu aktuellen Themen, die die Leser*innen informieren)
  • – Aus dem Verband/Verein/Ensemble (Beiträge zu Personalien, Rückblick auf Veranstaltungen, Ankündigungen, Projekte)
  • – Termine/Kalender (Auflistung anstehender Projekte/Veranstaltungen/Konzerte/Sitzungen/Tagungen, um die Leser*innen darauf aufmerksam zu machen)
  • – Rezensionen/Neuerscheinungen (Vorstellungen von CDs, Noten, Büchern, Filmen – Inspiration zu neuem Repertoire/zur tiefergehenden Beschäftigung mit aktuellen Inhalten)
  • – Rätsel/Quiz (Auflockerung des Heftes, Ansprechen einer jüngeren Zielgruppe, Förderung von Interaktivität und Identifikation mit der Organisation – z.B. durch zusätzliche Verlosungen o.ä.)
  • – Kolumne (Meinungen, inspirieren zur individuellen Auseinandersetzung mit einem Thema und damit zur eigenen Meinungsbildung)
  • – Portrait (z.B. Vorstellung neuer Mitglieder/Ämter/Rollen: Chorleitung/Vorstand/Präsidium/… – Kennenlernen der Vertreter*innen der Organisation und ihrer Vorhaben, Entscheidungshilfe für Wahlen)
  • – Praxistipps/Ratgeber (Unterstützung für den Ensemble-Alltag)
  • – Leserfeedback (Förderung von Interaktivität, Abbilden vielfältiger Sichtweisen und Ideen, Bewusstsein schaffen für Gemeinschaft und Verbundenheit)
  • – Impressum (i. d. R. vorn oder ganz hinten im Heft, Informationen zu Herausgeber, Kontakt, Redaktion, Autor*innen, Fotograf*innen, Druck)

Nutzen Sie nur solche Rubriken, die sich thematisch auch für Ihr Ensemble bzw. Ihren Verband anbieten und vermeiden Sie zu ähnliche Themenblocks, die nicht abwechslungsreich wirken. Erstellen Sie nur eine eigene Rubrik, wenn sich zu dieser auch ausreichend Inhalte liefern lassen (mehrere Beiträge oder ein ausführlicher Artikel) und bedenken Sie eine inhaltlich richtige Zuordnung. Betiteln Sie die Rubriken eindeutig und kurz. Nutzen Sie möglichst in jeder Ausgabe Ihrer Zeitschrift wiederkehrend die gleichen Rubriken unter dem gleichen Titel. Vermeiden Sie Unterrubriken, die die Übersichtlichkeit gefährden. Wenn Sie mit Rubriken arbeiten, ordnen Sie jeden Beitrag auch einer Rubrik zu. Nicht immer ist die Zuordnung sofort offensichtlich, doch eine Orientierung am wichtigsten inhaltlichen Fokus hilft meist.

Autor*innen #

In der Regel wird eine Mitglieds- oder Verbandszeitschrift von vielen Autor*innen verfasst. Möglich ist es, Ensemblemitglieder über ihre Aktivitäten, Projekte und Konzerte Beiträge schreiben zu lassen. Der Vorstand oder die hauptamtlich Mitarbeitenden können über verbandseigene Veranstaltungen berichten und die kommenden Termine zusammenstellen. Ein Verband oder Verein besteht aus vielen musikbegeisterten Menschen und pflegt ein breites Netzwerk an miteinander verbundenen Personen, die neben der Musik unterschiedliche Interessen und vielseitiges Wissen mitbringen – und die sich als Autor*innen beteiligen können. Zwingen Sie jedoch keine*n Ehrenamtliche*n zum Schreiben, nicht jede*r fühlt sich dazu berufen.

Um Autor*innen für die Zeitschrift zu gewinnen, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Beispielsweise können Sie im Magazin selbst eine Suchanfrage starten. Zusätzlich kann es sinnvoll sein, die Mitglieder per Brief oder Newsletter direkt anzusprechen und in diesem Rahmen möglichst konkret das Anliegen, aber auch die Möglichkeiten zu benennen: Die Mitarbeit ist an gewissen Deadlines und vielleicht auch Besprechungstermine gekoppelt, sie bietet aber auch Potential zur Mitgestaltung, zu interessantem Austausch innerhalb des Ensembles/Verbandes und zum Erlernen redaktioneller Arbeit. Ein Aufruf zur Mitarbeit kann natürlich auch über Kanäle wie die eigene Homepage oder die Social-Media-Kanäle verbreitet werden. Auch Mund-zu-Mund-Propaganda ist nicht zu unterschätzen – insbesondere alteingesessene Mitglieder kennen meist viele in der Szene verankerte potentielle Autor*innen und können einschätzen, ob diese für eine Mitarbeit in Frage kommen. Wollen Sie neue Autor*innen gewinnen, verweisen Sie direkt auf die Umstände: In welcher Auflage erscheint das Magazin? Wer ist die Zielgruppe? Wird die Zeitschrift sowohl analog als auch digital veröffentlicht? So können sich die Autor*innen gleich vorstellen, was mit Ihrem Text passiert. Sollten Sie den Text zusätzlich an anderer Stelle veröffentlichen wollen, sprechen Sie dies mit dem*der Autor*in ab. Behalten Sie sich in der Kommunikation mit dem*der Autor*in vor, eingesandte Texte zu kürzen, anderweitig zu bearbeiten oder auch gar nicht zu verwenden.

Halten Sie unter jedem Text fest, wer ihn geschrieben hat und welche Funktion er*sie innerhalb des Verbandes/Vereines innehat oder aus welchem Ensemble er*sie stammt.

Bilder #

Um Ihre Zeitschrift anschaulich zu gestalten, kommen Sie nicht um das Abdrucken von Bildern herum. Doch dabei müssen einige Aspekte beachtet werden. Holen Sie das Einverständnis des*der Fotograf*in ein und nennen sie seinen*ihren Namen. Auch abgebildete Personen, die eindeutig erkennbar sind, müssen um ihr Einverständnis gefragt werden. Mehr Informationen zur Veröffentlichung von Bildmaterial finden Sie im Artikel Fotos und Videos rechtssicher bei der Öffentlichkeitsarbeit verwenden.

Layout #

Legen Sie Wert auf eine ansprechende und zeitgemäße optische Gestaltung des Magazins, die sich am Corporate Design  Ihres Ensembles bzw. Verbandes orientiert. Wenn Inhalt und optischer Eindruck miteinander harmonieren, wirkt die Zeitschrift auf die Interessent*innen stimmig und sie sind zum Lesen motiviert. Wenn Sie keine*n fähige*n Grafiker*in in den eigenen Reihen haben, suchen Sie sich externe Unterstützung. Besprechen Sie gemeinsam Ihre Vorstellungen und kommunizieren Sie im Prozess regelmäßig miteinander, um Veränderungswünsche zeitnah einzupflegen und Missverständnisse sowie Mehraufwand für beide Seiten zu vermeiden.

Finanzierung #

Um eine Zeitschrift zu finanzieren, lohnt sich eine Kombination aus Mitgliedsbeiträgen und der Kooperationen mit Werbepartnern, indem deren Anzeigen im Magazin abgedruckt werden. Bedenken Sie dabei, dass die Sponsoring-Partner inhaltlich zu Ihrer Zeitschrift passen sollten. Im Bereich der Amateurmusik bieten sich z.B. Veranstalter von Chor- oder Orchesterreisen, Musikverlage oder Verkäufer*innen von Verbandskleidung oder Zubehör wie Notenmappen oder -pulten an.

Wenn Sie als Verband einen eigenen Shop pflegen, können Sie die Zeitschrift dort zum Kauf für Nicht-Mitglieder anbieten.

Finale Checkliste #

Im Folgenden finden Sie eine kurze Checkliste, welche Aspekte Sie vor der finalen Abgabe/dem Druck unbedingt nochmals überprüfen sollten:

  • – Übereinstimmung von Rubriken in Inhaltsverzeichnis und Heft (auch evtl. Erwähnungen in Kopf- oder Fußzeilen beachten)
  • – Übereinstimmung von Titeln in Inhaltsverzeichnis und Text (auch evtl. Erwähnungen in Kopf- oder Fußzeilen beachten)
  • – Übereinstimmung von Seitenzahlen in Inhaltsverzeichnis und Text
  • – Einheitliche Abstände (Ober- und Unterüberschriften, Absätze im Text, Ränder,…)
  • – Einheitliche Schriftgrößen
  • – Stimmiges Layout inkl. Schriftarten, Farben
  • – Vollständigkeit (keine leeren Seiten oder Stellen aufgrund fehlender Anzeigen o.ä.)
  • – Korrekte Rechtschreibung und Grammatik aller Texte
  • – Vollständigkeiten von Fußnoten und Quellen
  • – Nennung aller Autor*innen, Fotograf*innen und Mitwirkenden samt korrekter Schreibweise der Namen

Veröffentlichung #

Lassen Sie die Zeitschrift vor Veröffentlichung von wenigen, ausgewählten Personen nochmals komplett durchlesen oder teilen Sie die Artikel auf. Kleine Unstimmigkeiten in Text und Layout können die Autor*innen und Grafiker*innen meist selbst nicht entdecken, sie sind „betriebsblind“. Planen Sie für diesen abschließenden Korrekturprozess sowie die anschließende Einarbeitung eine begrenzte, aber ausreichende Zeitspanne ein.

Wenn Sie eine klassische, auf Papier gedruckte Zeitschrift veröffentlichen möchten, finden Sie eine Druckerei, die Sie beauftragen können. Eine kontinuierliche Zusammenarbeit erleichtert die Kommunikation, da die Druckerei Ihre Wünsche und Vorstellungen kennen lernt und sich daran orientieren kann. Trotzdem ist es sinnvoll, regelmäßig die Kosten und andere Anforderungen zu überprüfen und sich evtl. nach einer passenderen Druckerei umzusehen.

Erstellen Sie eine Kontaktliste/Datenbank/einen eigenen Verteiler, in dem alle Abonnent*innen Ihrer Zeitschrift zu finden sind. Pflegen Sie die Datenbank regelmäßig, um Neuaufnahmen und Kündigungen einzupflegen. Unterscheiden Sie dort, ob jemand und wer die Zeitschrift kostenlos zugesandt bekommen soll (Mitglieds-Ensembles, einzelne Mitglieder, Vorstand/Präsidium/…) und wer ein kostenpflichtiges Abonnement abgeschlossen hat.

Bedenken Sie auch bei der Versendung die Größe der Auflage. Häufig ist der Versand direkt über die Druckerei möglich. Planen Sie sonst ausreichend Personal, Zeit, Material und finanzielle Ressourcen ein, um die Zeitschrift zu versenden.

Begleiten Sie die Erstellung und Veröffentlichung Ihrer Zeitschrift über Ihre weiteren Kanäle der Öffentlichkeitsarbeit, wie z.B. Social Media  und die Homepage. So machen Sie Ihre Mitglieder und Follower auf das Erscheinen aufmerksam.

Digitales Angebot #

Eine Zeitschrift kann zusätzlich zur gedruckten Ausgabe auch als PDF-Version auf der Homepage zum Download angeboten werden, oder, wenn sich eine analoge Version nicht lohnt, auch nur digital erscheinen. Entscheiden Sie, ob die digitale Zeitschrift kostenfrei für alle Interessent*innen zum Download bereitsteht oder ob sie nur in einem internen Mitgliederbereich zu finden ist bzw. von Nicht-Mitgliedern bezahlt werden muss.

Damit die Leser*innen sich auch im digitalen Raum zurechtfinden, sollten folgende Aspekte beachtet werden:

  • – Benennen Sie die Datei eindeutig und möglichst suchmaschinenoptimiert, sodass nicht nur die interne Dateiorganisation erleichtert wird, sondern auch die Leser*innen schnell finden, was sie suchen und ihre Veröffentlichung auch über Suchmaschinen wie Google gefunden wird. Benutzen Sie statt Leerzeichen Unter- oder Bindestriche. Intern kann eine fortlaufende Nummerierung, die sie bei Veröffentlichung wieder entfernen können, helfen, den Überblick über die verschiedenen Arbeitsversionen zu behalten.
  • z.B. 2022-07-27_Kürzel-des-Verbandes_Titel-der-Zeitschrift_web_3.pdf
  • – Der Anschaulichkeit halber verlinken Sie das PDF-Dokument über ein Bild des Covers Ihrer Zeitschrift und fügen Sie eine klare Bildunterschrift wie „PDF-Download“ hinzu. Eine reine Auflistung von Dateinamen wirkt wenig attraktiv und verleitet nicht zum Anklicken. Lassen Sie den Link in einem neuen Tab öffnen, sodass die Leser*innen Ihre Homepage nicht verlassen müssen.
  • – In das PDF-Dokument selbst sollten Sie Lesezeichen und Seitenminiaturen einfügen, um die Navigation zu erleichtern. So behalten die Leser*innen den Überblick und können direkt zu dem von ihnen bevorzugten Thema springen. Mehr Informationen dazu finden Sie hier: Miniaturseiten und Lesezeichen in PDF-Dateien.
  • – Bedenken Sie in der digitalen Version, alle Links, Bilder und Logos mit entsprechenden Verlinkungen zu hinterlegen. Wer mit Werbeanzeigen arbeitet, sollte auch hier die Partner verlinken. Wird Text verlinkt, sollten Sie diesen als Link kennzeichnen – z.B. durch Unterstreichen und/oder Hervorhebung in einer anderen Farbe und/oder durch ein eigenes Symbol (üblicherweise ein Pfeil). Exportieren Sie die Datei schließlich nicht als Druckdokument, sondern als interaktives PDF, sodass die Links erhalten bleiben.
  • – Entscheiden Sie, wie die Datei aussehen soll, wenn die Leser*innen sie öffnen: Welche Menüleisten sind zu sehen? Wie sind die Seitenübergänge gestaltet? Und in welcher Größe erscheint das Dokument auf dem Bildschirm?

Um eine Zeitschrift rein digital zu veröffentlichen, gibt es mittlerweile diverse, auch kreative und interaktive Möglichkeiten, die viele mediale Aspekte einbeziehen. Das digitale Format muss nicht dem klassischen, gedruckten Magazin im PDF-Format entsprechen, sodass sich hier eine Bandbreite an innovativen technischen Optionen bietet. Softwares, mit denen solche digitalen Publikationen erstellt werden können, sind z.B. FLIP HTML5 (Basisversion kostenlos), Anyflip (Basisversion kostenlos) oder FlowPaper (Basisversion kostenlos). Es gibt unzählige, mögliche Plattformen – wer gute Erfahrungen zum Zwecke von Mitglieds- oder Verbandszeitschriften gemacht hat, darf uns auch in den Kommentaren Tipps geben.

Beispiele für Zeitschriften der Amateurmusik #

Deutscher Chorverband: Chorzeit

Schwäbischer Chorverband: Singen

Chorverband Thüringen: Thüringen singt

Allgemeiner Cäcilienverband: Musica sacra

Verband Deutscher KonzertChöre: CHOR und KONZERT

Bund Deutscher Zupfmusiker: Auftakt!

Bund Deutscher Blasmusikverbände: blasmusik


Quelle:

Handbuch Öffentlichkeit Bundesmusikverband Chor & Orchester


Judith Bock
Verband Deutscher KonzertChöre e.V.
24.11.2022

[1] https://bundesmusikverband.de/wp-content/uploads/2022/02/Handbuch-%C3%96A-2-A-02-2022-WEB.pdf

Weitere Links:

Nicht zeitgemäß oder wirkungsvoll? Öffentlichkeitsarbeit mit Print-Materialien

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