Ensembleorganisation neu strukturieren

Inhalt

Struktur und Kommunikation

Zur Kommunikationsweise siehe Gute Kommunikation – was sie ausmacht, wie man sie erreicht und Fehlerhafter Kommunikation – Stolpersteine erkennen.

Organisationsstrukturen

Die eigene Ausrichtung sollte hinterfragt werden: Kann sich jede*r mit dem Ensemble identifizieren? Haben wir Ziele? Engagieren wir uns entsprechend? Sind unsere Abläufe und Sitzungen inhaltsorientiert und effektiv? Welche Fortbildung oder professionelle Unterstützung benötigen wir? Fühlen sich alle wertgeschätzt?

Verändern sich die Bedürfnisse eines Ensembles, müssen neue Aufgabenbereiche geschaffen und Aufgaben neu verteilt werden. Möchte ein Ensemble neue Mitglieder gewinnen, könnte es nötig sein, eine Person exklusiv mit dieser Aufgabe zu beauftragen. Möchte ein Ensemble seine Kommunikation nach außen verbessern (Nutzung von gendergerechter Sprache, Political Correctness, Ansprache von Zielgruppen, …) erfordert dies gegebenenfalls andere Strategien als bisher und andere Personen können die Chance erhalten, sich mit ihren Stärken und ihrem Wissen einzubringen. Es lohnt sich außerdem, einen Blick auf das Ensemble zu werfen: Wo ist vielleicht ungenutztes Potential zu finden?

Das Model des teambasierten Vereinsmanagements zeigt beispielsweise eine Möglichkeit, die Organisationsstruktur durch weitgestreute Aufgabenverteilung zu modernisieren.

Nachwuchs im Ehrenamt

Eine gute Struktur und Kommunikation sind das A und O, um Nachwuchs im Ehrenamt zu gewinnen. Besonders Jugendliche und junge Menschen brauchen Raum zum Ausprobieren und das Gefühl von Selbstwirksamkeit. Ein gutes Maß an Unterstützung, die in Absprache mit Verantwortlichen festgelegt wird, wirkt dabei Demotivation entgegen. Nachwuchs im Ehrenamt kann so auf unterschiedliche Weise gefördert werden; nicht zuletzt hinsichtlich Selbstvertrauen und Verantwortungsbewusstsein.

Um Menschen für ehrenamtliche Tätigkeiten zu begeistern, kann es hilfreich sein, kürzere und flexiblere Amtszeiten zu definieren, Hilfe bei der Einarbeitung anzubieten, Verantwortlichkeiten für einzelne Projekte oder kleine Aufgabenbereiche zu vergeben oder Arbeitskreise zu bilden. Auch ein Jugendvorstand mit eigenem Budget sowie Weiterbildungsmöglichkeiten sind weiterer Ansporn für junge Leute, sich in der Ensemblearbeit zu engagieren und dies auch langfristig fortzuführen. Mehr Tipps zur Motivation für ehrenamtliche Aufgaben finden Sie unter Ehrenamtliches Engagement – Gewinnung, Einarbeitung und Zusammenarbeit mit Ehrenamtlichen.

Kommunikations- und Organisationstools

Um jüngere Mitglieder einzubinden und Abläufe zu optimieren, können Kommunikations- und Organisationstools wie Slack , Agantty oder MeisterTask genutzt werden. Diese ermöglichen es, feste Aufgaben zu verteilen, To-do-Listen anzulegen und transparent miteinander zu kommunizieren und zu arbeiten. Ensemblemitglieder, welche nicht direkt an der Organisation des Ensembles beteiligt sind, können so Einblicke in die Arbeit von Vorständen, Projektteams, Leiter*innen und Verantwortlichen nehmen. Je transparenter die Kommunikation ist, desto mehr fühlen sich alle einbezogen und informiert. Bestenfalls zeigen andere Mitglieder Interesse am eigenen Engagement, bringen neue Impulse ein und können schneller Aufgaben übernehmen, da sie über den aktuellen Stand bereits Bescheid wissen.

Weitere Hinweise zu Tools für digitale Zusammenarbeit finden Sie unter: Digitales Projektmanagement erfolgreich umsetzen.

Partizipation und Identität

Mitgliederbefragung und -information

Halten Ensembles dauerhaft an ihren Konzepten bzw. an ihren bekannten Vorgehen fest und überdenken diese nicht hin und wieder, nehmen sie vielen Mitgliedern die Möglichkeit, sich ehrenamtlich zu engagieren. Bestehende Hierarchien oder festgefahrene Strukturen können verhindern, dass sich insbesondere Jüngere für ehrenamtliche Arbeit interessieren und einbringen wollen. Dies scheint vor allem vor dem Hintergrund relevant, dass in vielen Ensembles der Wegfall von Ehrenamt beklagt wird.

Das Einholen von Stimmungsbildern zu einzelnen Themen innerhalb von Mitgliederversammlungen oder -befragungen könnte ein erster Schritt zur Einbindung neuer potentieller Mitwirkender sein. Gleichzeitig ist dies eine Möglichkeit, das gesamte Ensemble in Entscheidungen einzubeziehen, Bedürfnisse des Ensembles kennenzulernen und eine Atmosphäre von Wertschätzung und gegenseitigem Interesse zu schaffen. Jedes Mitglied kann so aktiv an der Gestaltung des Ensembles mitwirken, ohne bereits feste Positionen oder Aufgaben übernehmen zu müssen. Partizipation wird so flexibler und jedem zugänglich, sie motiviert, regt zum Mitdenken an und führt im Einzelfall vielleicht sogar zu tatkräftiger, ehrenamtlicher und nachhaltiger Unterstützung im Vorstand. Diese Zusammenkünfte sind mit geringem Aufwand online oder hybrid (z.B. mit Zoom) durchführbar, sodass die Teilnahme für alle Mitglieder möglich gemacht werden kann. Auch ist ein analoger „Meinungsbriefkasten“ denkbar, welcher im Vereinsheim aufgestellt werden kann und Mitgliedern die Möglichkeit gibt, anonym auf Zetteln Kritik zu äußern oder aktuelle Probleme anzusprechen. Besonders im Hinblick auf die Garantie von Kindeswohl im Ensemble ist ein solches anonymes Kontakttool sehr wichtig. Nur wer sich mit Ideen, Vorhaben, Werten und Individuen einer Gruppe aktiv auseinandersetzt und identifiziert, entwickelt Interesse, für diese Gruppe zu gestalten. Erst wer die Struktur des Vereins und die Aufgaben von Mitgliederversammlung und Vorstand kennt, kann entscheiden, inwiefern er aktiv werden will und kann. Gerade deswegen ist eine transparente und rege Kommunikation wichtig.

Zukunftswerkstatt

Um beispielsweise tiefergehend über Möglichkeiten der Partizipation oder über die Identität des Ensembles nachzudenken, kann die Durchführung eines Coachings, z.B. einer sogenannten Zukunftswerkstatt, hilfreich sein. Angeleitet durch einen externen Coach können alle Ensemblemitglieder gleichberechtigt an einem vorab festgelegten Thema arbeiten. Dies könnte beispielsweise die Planung konkreter Projekte, die Neuausrichtung eines Ensembles, Behandlung von Problemen, Visionen oder ein Neustart nach einer Pause sein. Diese Methode bietet die Möglichkeit, nicht nur Entscheidungsträger*innen und Verantwortliche zu Wort kommen zu lassen, sondern die Bedürfnisse aller einzubeziehen und so völlig neue Lösungswege zu finden. Durch das Einbeziehen aller Mitglieder wird auch hier eine Atmosphäre der Wertschätzung geschaffen und Interesse an Gestaltungsprozessen geweckt.

Fragen zur Inspiration

• Welche Themen beschäftigen das Ensemble? Was sind Stärken und Schwächen, Probleme und Bedürfnisse?
• Wie kann die Kommunikation zwischen Ensemblemitgliedern erleichtert werden, sodass sich alle Mitglieder einbringen können? Können digitale Strukturen bereichern?
• Passen unsere Organisations- und Kommunikationsstrukturen noch zu unserem Ensemble?  
• Was sind Stärken und Kompetenzen unserer Mitglieder? Wie können diese das Ensemble bereichern?
• Wie können Strukturen so geschaffen werden, dass sich alle Ensemblemitglieder vertreten fühlen?
• Wer möchte sich gegebenenfalls engagieren, aber hatte bisher noch nicht die Möglichkeit dazu?
• Wie können alle Mitglieder zu Wort kommen, auch ohne feste Positionen im Organisationsteam oder Vorstand?
• Welche Aufgabenbereiche müssen geschaffen bzw. angepasst werden?
• Wer könnte innovative, neue Ideen einbringen?

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