Wie gestalte ich attraktive Mitgliederversammlungen?

Mitgliederversammlungen sind wichtiger Bestandteil des Vereinslebens, werden aber oft als notwendiges Übel angesehen. Das muss nicht so sein. Wer erreichen möchte, dass möglichst viele Mitglieder zur Mitgliederversammlung kommen und sich aktiv daran beteiligen, kann sich von diesen Ideen inspirieren lassen.

Besondere Zeiten und Anlässe  #

Die Mitgliederversammlung kann z.B. im Rahmen eines Probenwochenendes oder unmittelbar vor dem Sommerfest stattfinden, wenn ohnehin viele Mitglieder vor Ort sind. Auch ein gemeinsames Abendessen, zu dem jeder etwas mitbringt, kann die Versammlung attraktiver und ihren Ablauf konzentrierter machen, schließlich freuen sich alle auf das Buffett. Gerade in Vereinen mit vielen jungen Eltern bietet sich eine begleitende Kinderbetreuung an, um diesen Termin familienfreundlich zu gestalten. 

Besondere Orte  #

Die Mitgliederversammlung kann auch während einer gemeinsamen Wanderung stattfinden, man muss dafür nicht in einem stickigen Vereinsheim sitzen. Die Mitgliederversammlung darf auch auf öffentlichen Plätzen wie z.B. im Park stattfinden, solange dadurch niemand gestört wird. Es handelt sich dann nicht um eine (anmeldungspflichtige) Versammlung im Sinne von Artikel 8 Grundgesetz, denn diese Veranstaltung ist nicht in dem Sinne öffentlich, dass jeder daran teilnehmen könnte. Außerdem dient sie nicht der politischen Meinungsbildung, sondern nur der Regelung vereinsinterner Angelegenheiten. Die Mitgliederversammlung kann auch rein virtuell stattfinden, wenn dies in der Satzung festgelegt ist. Das kann für Vereine praktisch sein, deren Mitglieder weit verstreut voneinander leben.  

Besondere Inhalte  #

Soll die Mitgliederversammlung auch für passive Fördermitglieder attraktiv sein, können sich Auflockerungen durch musikalische Beiträge anbieten. Auch ein Impulsvortrag zu neuen musikalischen Entwicklungen kann das Interesse erhöhen. Vielleicht beschäftigt sich ein Vereinsmitglied von Berufs wegen mit solchen Themen und spricht gern darüber. Ebenfalls anregend könnte ein Gastvortrag von einem Partnerverein oder die Präsentation eines vom Verein unterstützten Projekts sein. Besondere Vorfreude kann bei der sneak preview zum neuesten Konzertvideo aufkommen. Dazu darf es auch Popcorn geben, bevor man wieder zu ernsteren Tagesordnungspunkten übergeht.  

Besondere Zeit- und Aufwandsersparnis  #

Es gibt keine Regeln dafür, wie oft eine Mitgliederversammlung stattfinden muss. Erst bei einem Vorstandswechsel muss eine Mitgliederversammlung zwingend stattfinden. Ansonsten kann der Verein selbst bestimmen, wie oft die Mitglieder zusammenkommen. Viele Vereine führen einmal im Jahr eine Mitgliederversammlung durch, um die Vorstandsarbeit regelmäßig zu kontrollieren und auch, um ein gemeinsames Ritual zu zelebrieren. Wenn ein Verein viele Verträge abschließt, könnte sich eine Mitgliederversammlung in einem dreijährigen Rhythmus anbieten, weil viele zivilrechtliche Schadensersatzansprüche nach drei Jahren verjähren. Seltene oder unregelmäßige Mitgliederversammlungen müssen nicht beunruhigen: Es besteht jederzeit die Möglichkeit (und die Pflicht!), bei besonderen Anlässen und Vorkommnissen eine (zusätzliche) Mitgliederversammlung einzuberufen (§§ 36, 37 BGB). 

Der Vorstand muss seinen Rechenschafts- bzw. Tätigkeitsbericht nicht in der Mitgliederversammlung vorlesen. Er kann ihn auch vorab an alle Mitglieder verschicken, sodass in der Versammlung nur noch die Fragen dazu beantwortet werden müssen.  

Ein Protokoll über die Mitgliederversammlung muss nur in besonderen Fällen geführt werden (§ 58 IV BGB), nämlich nur bei Satzungsänderungen und Vorstandswechseln, damit das Registergericht diese Änderungen eintragen kann. Auch dann müssen nur die wesentlichen Förmlichkeiten notiert werden (Datum, Ort, Namen, Wahlergebnis), es muss nicht jeder Wortbeitrag protokolliert werden. Natürlich kann man aber auch festlegen, dass jede Sitzung zu protokollieren ist. Die Mitgliederversammlung kann auch spontan entscheiden, eine bestimmte Sitzung genau zu protokollieren, z.B. weil Streit droht oder weil viele komplizierte Dinge besprochen werden. Aber auch dann gilt: Das Protokoll sagt rechtlich nichts über die Richtigkeit des Inhalts, sondern nur, dass dieser Text von diesem Unterzeichner stammt (§ 416 ZPO). 

Dr. Kiyomi v. Frankenberg  
BDLO – Bundesverband Amateurmusik Sinfonie- und Kammerorchester e.V.  
14.04.2022 

Weitere Links:

Was ist die Mitgliederversammlung?

Die Struktur des Vereins: Was sind die Aufgaben von Mitgliederversammlung und Vorstand?

Wie gelingen virtuelle Mitgliederversammlungen?

Wenn nicht alle gleich ticken. Missverständnissen vorbeugen und Probleme lösen

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