Konzertorganisation: Speisen- und Getränkeverkauf für das Publikum – Catering nachhaltig gestalten

Sie möchten mit dem Verkauf von Speisen oder Getränken ein paar zusätzliche Einnahmen beim Konzert generieren? Oder Ihrem Publikum in der Konzertpause mit Kaffee und Kuchen einfach etwas Gutes tun? Was Sie generell beachten und wie Sie besonders das Thema Nachhaltigkeit berücksichtigen können, verrät Ihnen dieser Artikel.

Einkauf #

Nachhaltige Speisen und Getränke zuzubereiten bzw. anzubieten, ist gar nicht so schwer. Verwenden Sie, wenn möglich saisonale, regionale und Bio-Produkte. Ein Saisonkalender gibt Aufschluss, wann in Deutschland welches Obst oder Gemüse Saison hat. Zusätzlich kann man auf Herkunfts- und Produktionsbedingungen wie z.B. mit dem Siegel „fairtrade“ achten. Die gleichen Aspekte können Sie auch berücksichtigen, wenn Sie Speisen oder Getränke bei Dienstleistenden bestellen – Nachfragen lohnt sich.  

Zu einem nachhaltigen Umgang mit Lebensmitteln gehört auch, Mengen möglichst genau zu kalkulieren, nur die benötigten Mengen einzukaufen, keine Lebensmittel wegzuwerfen und mögliche Reste kreativ zu verwerten. Je weniger verarbeitet die Lebensmittel sind, desto einfacher lassen sie sich als Beilage, in der Suppe, als Brotaufstrich oder ähnlichem kreativ am nächsten Tag oder bei der nächsten Mahlzeit wiederverwenden. Reste können in mitgebrachten Vesperdosen oder bereitgestellten Behältnissen aus nachhaltigen Materialien an die Teilnehmenden verteilt werden.  

Beim Einkauf greifen Sie am besten zu unverpackten Lebensmitteln, loses Obst und Gemüse kann man gut in den vielerorts erhältlichen Obst- und Gemüsenetzen verpacken. Fragen Sie doch auch mal beim Bäcker, Metzger, Bauern etc. im Ort nach oder besuchen Sie den Wochenmarkt. Hier können Sie sich direkt nach Herkunfts- und Produktionsbedingungen erkundigen und auch im Hinblick auf Lagerung und Zubereitung der Produkte beraten lassen. Werden große Mengen eines Produktes benötigt, können Sie Großpackungen kaufen, die enthalten weniger Verpackungsmüll. Wenn Fleischprodukte auf den Teller kommen sollen, versuchen Sie weniger und dafür hochwertige Produkte einzukaufen. Eine fleischarme oder -freie Ernährung mit mehr Gemüse kann sogar Geld sparen, auch wenn hochwertige Produkte verwendet werden. Bei Obst und Gemüse sind regionale und saisonale Lebensmittel aus Freiland-Anbau die beste Wahl. Sollten die Produkte in dieser Form nicht verfügbar sein, ist nicht regionaler Freiland-Anbau (z.B. aus Spanien) besser als aus beheizten Gewächshäusern in Deutschland.  

Um beim Geschirr und dem Verkauf von Speisen auf Nachhaltigkeit zu achten, sollten statt Plastikgeschirr und Einwegbesteck lieber Mehrweggeschirr und -besteck verwendet werden. Bei manchen Veranstaltungen können die Teilnehmenden/Besuchenden auch Teller/Besteck und Becher selbst mitbringen. Oder beim Catering werden nur Speisen/Fingerfood angeboten, für die eine Serviette ausreicht, oder die z.B. direkt im Brot oder essbaren Behältnissen ausgegeben werden können („Pack in´s Brot System“).

Für die Kalkulation der benötigten Mengen sollten verschiedene Aspekte berücksichtigt werden: Gästestruktur (Kinder/Erwachsene/Senioren, Männer/Frauen), die Ernährungsform der erwarteten Personen, Jahreszeit und Wetter, Uhrzeit und andere Rahmenbedingungen wie etwa die zur Verfügung stehende Zeit zum Essen. Kalkulieren Sie maximal einen Sicherheitszuschlag von 10–20 % ein.  

Konzerte #

Für Veranstaltungen wie Konzerte ist ein Pfandsystem für Geschirr empfehlenswert. Wiederverwendbare Becher können mit nach Hause genommen werden und dienen gleichzeitig als Werbeartikel. Ermuntern Sie die Zuschauer*innen ruhig, die eigene Trinkflasche mitzubringen und mit gratis Leitungswasser zu füllen. Sollen Getränke in Flaschen ausgegeben werden, keine Einwegflaschen, sondern Pfand- und Mehrwergflaschen verwenden. Bei Konzerten kann man außerdem ganz einfach auf Einzel-Plastikverpackungen verzichten und z.B. Senf, Ketchup und Mayonnaise aus Spendern verwenden. Das spart Müll und jede*r kann genau die gewünschte Menge entnehmen. Auf Strohhalme kann entweder komplett verzichtet werden oder es werden wiederverwendbare genutzt.  

Wenn vom Catering trotz guter Kalkulation etwas übrigbleiben sollte, können die Reste unter bestimmten Voraussetzungen z.B. an die Tafel oder Foodsharing weitergegeben werden. Diese Speisen können weitergegeben werden: unverarbeitete Lebensmittel und Rohwaren (Mindesthaltbarkeitsdatum (MHD), tiefkühl- und kühlpflichtige Produkte bei Einhaltung der Kühlkette, originalverpackte Lebensmittel mit gültigem MHD wie Backwaren, Kaffeepulver, Tee, Öl, Gewürze oder zubereitete Speisen, die von Fachpersonal ausgegeben wurden und noch keinen Kunden- /Gästekontakt hatten. Folgende Speisen können i.d.R. nicht weitergegeben werden: verpackte Lebensmittel, die geöffnet sind, die ein Verbrauchsdatum haben, ungekühlte Waren, deren Haltbarkeit dadurch beeinträchtigt wurde, tierische Rohprodukte (z.B. Hackfleisch, Fisch, …), Lebensmittelabfälle, die bei der Vor- und Zubereitung anfielen, Lebensmittel, die zur Dekoration verwendet wurden und Speisen, die bereits ausgegeben wurden oder in Kontakt mit Gästen kamen.  

Präsentation der Speisen #

Generell sollten alle Speisen und Getränke hübsch angerichtet werden, z.B. mit Obstscheiben oder frischen Kräutern. Je schöner hergerichtet, desto lieber greifen die Gäste und Teilnehmenden zu und desto besser schmeckt es am Ende.

Insbesondere Allergiker*innen oder Menschen, die sich vegetarisch oder vegan ernähren oder aus (religiösen) Gründen auf bestimmte Lebensmittel verzichten, freuen sich über die Kennzeichnung der Speisen am Buffet. Auf einem Schildchen kann ein einzelner Bestandteil angegeben (z.B. Nüsse, Gluten) oder die Ernährungsform (z.B. vegan/vegetarisch) gekennzeichnet werden. Wer regelmäßig mit der gleichen Gruppe unterwegs ist, kennt vermutlich schon gewisse Vorlieben oder Unverträglichkeiten und kann gezielt danach Beschriftungen anpassen und Speisen auswählen.  

Ein paar Worte zur Hygiene #

Achten Sie darauf, dass kühlpflichtige Produkte durchgängig gekühlt werden, sowohl bei der Lagerung, als auch bei der Ausgabe der Speisen. Auch warmzuhaltende Speisen sollten Sie stets bei richtiger Temperatur lagern und ausgeben. Jede*r der/die mit den Lebensmitteln oder Speisen in Kontakt kommt, sollte sich vor und nach deren Kontakt die Hände waschen, gegebenenfalls auch zwischendrin, bspw. wenn vegetarische Speisen nach fleischhaltigen Speisen angefasst werden. Für die Ausgabe des Essens verwenden Sie am besten Zangen, (Schöpf-)Löffel, Tortenheber oder ähnliches – für jedes Behältnis jeweils eigenes Servierbesteck. Der Kontakt der zu verpflegenden Personen mit dem Essen, sollte möglichst nur auf deren eigenem Teller stattfinden. Je nach Personenanzahl können auch Abdeckungen der Speisen am Buffet oder Helfer*innen, die die Speisen ausgeben, eine Möglichkeit sein. Benutztes Geschirr sollte nicht mit noch zu verzehrenden Lebensmitteln in Kontakt kommen und zeitnah abgespült werden. Versuchen Sie, wenn möglich Essensausgabe und Kasse aus hygienischen Gründen von zwei verschiedenen Personen betreuen zu lassen.

Rechtliches #

Um herauszufinden, ob Sie eine Ausschankgenehmigung für den Verkauf von Speisen und Getränken benötigen, informieren Sie sich am besten beim Ordnungsamt der Stadt, in der die Veranstaltung stattfindet. Hierbei handelt es sich um eine Prüfung im jeweiligen Einzelfall. Wenn Sie sich diesen Aufwand sparen möchten, arbeiten Sie am besten mit einem Caterer zusammen.

Beim Verkauf von Getränken und Speisen handelt es sich bei eingetragenen Vereinen (e.V.) i.d.R. um wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb. Diese Einnahmen sind grundsätzlich zu versteuern, allerdings gibt es eine Freigrenze bis zu 45.000 € im Jahr. Liegen Ihre Einnahmen also pro Jahr unter 45.000 €, müssen Sie noch keine Ertragssteuer abführen. Weitere Informationen hierzu gibt es im Artikel Steuerratgeber für Vereine im Überblick.

Tipp: Um Auskunft zum Thema Nachhaltigkeit geben zu können und keine Lebensmittel zu verschwenden, ist es empfehlenswert, Personal und Helfer*innen für das Thema zu sensibilisieren und darüber zu informieren.  

Checkliste #

  • Kann die Veranstaltungsstätte Catering anbieten?
  • Gibt es einen festen Catering Partner?
  • Kann die Veranstaltungsstätte Getränke anbieten?
  • Gibt es eine Mindestabnahme für Getränke?
  • Können die Getränke auf Kommission bestellt werden? (nicht Verbrauchtes kann zurückgegeben werden)
  • Gibt es bei den Kosten Gestaltungsmöglichkeiten?[1]

□ Angebote einholen

□ Getränke/Essen bestellen

□ Anlieferung/Abholung klären

□ Aushang Verkaufspreise erstellen

□ Wechselgeld und Kasse bereithalten

□ Rückgabe Leergut/Überschuss vereinbaren

□ Kühlraum/-schrank mieten/bestellen

□ Spülmöglichkeit anfragen

□ Becher/Gläser, Geschirr, Besteck bestellen

□ Putzmittel, Spülmittel, Geschirrtücher bereithalten

□ Einnahmen abrechnen[2]

 

Sabrina Lindemann
Bundesverband Amateurmusik Sinfonie- und Kammerorchester e.V. (BDLO)
16.12.2022

 

Weitere Links:

Konzertorganisation: Speisen und Getränke für Mitwirkende – Verpflegung nachhaltig gestalten

Nachhaltiges Veranstaltungsmanagement – Was gehört dazu und wo fange ich an?  

Checkliste Konzertveranstaltung

Dekoration des Veranstaltungsortes: Kreativität macht sich bezahlt

Sicherheit bei Veranstaltungen: Was Ensembles beachten müssen

 

[1] https://www.hausdesstiftens.org/wp-content/uploads/Veranstaltungsreihe-Checkliste.pdf

[2] https://www.rottal-inn.de/fileadmin/rottal-inn/formulare/Jugend_und_Familie/Feste_Feiern_KoJa/Feste_Feiern_Checklisten_Veranstaltungsorganisation.pdf

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