Öffentliche Innenräume für Veranstaltungen mieten – Absprachen und Vorschriften

Viele Ensembles richten jedes Jahr verschiedene Veranstaltungen in öffentlichen Innenräumen aus. Wenn Sie erfahren möchten, was man dabei beachten sollte, lesen Sie gerne weiter!

Vorteile von Veranstaltungen in öffentlichen Innenräumen #

Veranstaltungen, die in öffentlichen Innenräumen stattfinden, haben einen klaren Vorteil, da sie im Gegensatz zu öffentlichen Plätzen im Freien meist bereits als Versammlungsstätte genehmigt worden sind. Das heißt, dass Flucht- und Rettungswege zuvor definiert wurden und ggf. sogar Bestuhlungs- und Bühnenpläne bestehen.

Bei Versammlungsstätten handelt es sich um Gebäude, die Räume für mehr als 200 Personen bieten. Es können auch Räumlichkeiten mit Bühnen und Szenenflächen sein, wenn diese mehr als 100 Personen beherbergen.

Bekannte Beispiele sind die Oper, das Theater, das Kino, die Schul-Aula, Sportstadien u.v.m.[1]

Spezielle Vorschriften bei öffentlichen Innenräumen #

Es hängt vor allem von Ihrem jeweiligen ausgesuchten Ort ab, ob zusätzlich besondere Vorschriften gelten. Natürlich kann es vorkommen, dass solche existieren. Die einzuhaltenden Bestuhlungspläne können hilfreich sein, stellen jedoch bei strikten Regeln auch ein kleines Hindernis dar. Oft dürfen keine extra Stuhlreihen hinzugefügt werden, um weitere Plätze zu ermöglichen. Orte die im Raum als “frei” markiert wurden, müssen als solche eingehalten werden. Auch das Catering könnte ein Faktor sein. So könnte der Boden Ihrer Räumlichkeiten als hoch sensibel gelten. Ein Verbot von roten Getränken könnte die Folge sein. Wie Sie sehen, gibt es viele verschiedene Szenarien und Vorschriften die bestehen können.

Die Verantwortlichen vor Ort wissen um diese Vorschriften und können Sie dahingehend beraten.

Planen Sie ausreichend Vorlauf ein, um im nötigen Falle, eine Alternative zu finden.

Welche Absprachen sollte man mit der/dem Betreiber*in des Veranstaltungsortes im Vorneherein treffen? #

Die geeigneten Räumlichkeiten für Ihre Veranstaltung zu finden ist ein wichtiger Punkt auf einer jeden Planungsagenda. Besichtigen Sie diese, wenn möglich, immer vorher. Nur so können Sie beurteilen, ob sie für das jeweilige Anliegen Ihres Ensembles geeignet sind.

Hier sind ein paar nützliche Fragen die Sie der/dem Betreiber*in stellen können um einen ersten Überblick zu erhalten:

  1. Werden Sie einen Schlüssel erhalten?
    – Wenn ja, wie viele und gibt es evtl. separate Schlüssel für die Toilette?
    – Wenn nein, kann definitiv garantiert werden, dass ein Mitglied der Belegschaft zu den gewünschten Uhrzeiten anwesend ist, um Mitarbeiter*innen einzulassen?
  1. Welche Strommöglichkeiten/Steckdosenleisten sind vorhanden? Welche müssten evtl. mitgebracht werden?

  2. Sind funktionierende Rollläden verfügbar? Gibt es eine Anleitung dafür? Wie laut sind diese? (Bei einer Nutzung während des Konzerts könnte der Geräuschpegel evtl. stören.)

  3. Welche Fenster dürfen geöffnet werden und wie schließt man jene wieder angemessen?

  4. Welche Heizungsanlagen bestehen und gibt es bestimmte Regeln für deren Nutzung?

  5. Welche Lichtquellen existieren und wo befinden sich die einzelnen Lichtschalter?

  6. Wird Personal von der/dem Betreiber*in gestellt um ggf. Strom – und Lichtquellen, Heizungsanlagen zu betreuen?

  7. Welche Reinigung des Ortes ist nach der Veranstaltung vorgesehen/erwünscht? Fallen hierbei extra Kosten für Sie, der/dem Veranstalter*in, an?

Was gibt es in öffentlichen Innenräumen zu beachten? #

Denken Sie daran, ob Sie sich beispielsweise in einer Religionsstätte, an einem denkmalgeschützten, sowie geschichtsträchtigen Ort befinden?

Dann sind gegebenenfalls folgende Faktoren zu beachten:

  • Es kann zu schützende Werke oder Kunstdenkmäler geben
  • Gegenstände, die nicht bewegt werden oder Bereiche, die nicht betreten werden dürfen.
  • Es kann sein, dass der Einsatz von Sicherheitspersonal nötig ist. Lesen Sie hierzu unseren Artikel Sicherheit bei Veranstaltungen: Was Ensembles beachten müssen
  • Klären Sie im Voraus, wenn nötig, ob mit Nebel, Feuer oder Wasser hantiert werden darf.
  • Zu guter Letzt ist der Lautstärkepegel Ihrer Veranstaltung zu beachten und ggf. zu reduzieren, um die Anwohner der Umgebung zu berücksichtigen. Die jeweils geltenden Ruhezeiten treten meist ab 22 Uhr ein.

Die/Der Betreiber*in des Veranstaltungsorts wird Sie sicherlich auf viele der oben genannten Aspekte hinweisen, trotz allem liegt es bei der/dem Veranstalter*in, also Ihnen, Ihre Teilnehmer*innen und Mitarbeiter*innen vor der Veranstaltung ausreichend darüber aufzuklären.

Schlussgedanke #

Bei Veranstaltungen in öffentlichen Innenräumen ist eine gute Partnerschaft mit den Betreiber*innen sehr empfehlenswert. Die effektive Zusammenarbeit und eine erfolgreiche Veranstaltung gehen Hand in Hand. Bestimmte Vorschriften könnten in öffentlichen Innenräumen auf Sie zukommen, jedoch keine die der/dem Betreiber*in nicht bekannt sind. Dies hat klare Vorteile und macht Ihnen die Planung Ihrer Veranstaltung im öffentlichen Innenraum um einiges leichter.

Sind Sie vielleicht doch an einer Veranstaltung im öffentlichen (Frei-)Raum interessiert? Dann lesen Sie auch unseren weiterführenden Artikel: Welche Genehmigungen brauche ich für Projekte im Freien?

Milena Seitzinger
Deutscher Chorverband e. V.
15.12.2022

[1] https://www.bsbu.de/dienstleistungen/schulung/versamml_staetten/versammlungsstaetten.html

 

Weitere Links:

Sicherheit bei Veranstaltungen: Was Ensembles beachten müssen

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