Nicht zeitgemäß oder wirkungsvoll? Öffentlichkeitsarbeit mit Print-Materialien

Die sozialen Medien haben in der öffentlichen Präsentation auch im Musik- und Kulturbereich die Oberhand gewonnen. Doch gerade dank dieser Entwicklung weiß die eigene Zielgruppe die klassischen Print-Materialien wie Plakate, Flyer oder Postkarten vielleicht wieder mehr zu schätzen? In folgendem Beitrag lesen Sie, welche Formate sich für Ihr Ensemble lohnen, wie die Erstellung sowie Verbreitung funktionieren können und welche Ziele Sie damit erreichen.

Printmaterialien, die sich für die Öffentlichkeitsarbeit im Ensemble eignen, sind Plakate, Flyer, Postkarten oder Sticker. Im Rahmen von eigenen Konzerten kann sich auch der Druck von Programmheften lohnen. Zu besonderen und festlichen Anlässen können Sie Geburtstags- oder Weihnachtsgrüße an wichtige Persönlichkeiten innerhalb oder außerhalb des Ensembles oder Vereins versenden. Im Rahmen von gedrucktem Material sind der Kreativität keine Grenzen gesetzt und die hier aufgezählten Formate nur als Vorschläge anzusehen.

Bevor Sie sich dafür entscheiden, für eine anstehende Veranstaltung Werbematerial zu drucken, sollten Sie einige Überlegungen anstellen: Wie groß ist der zeitliche, personelle und finanzielle Aufwand und stehen diese Ressourcen zur Verfügung? Werden die damit verbundenen Maßnahmen effektiv sein im Sinne einer erfolgreichen Bewerbung der Veranstaltung? Lohnt sich ein Druck auch dann, wenn man möglichst umweltfreundlich handeln will? Welche Möglichkeiten der Verteilung der Materialien gibt es? Und wie groß soll die Auflage jeweils sein? Können Sie all diese Fragen zufriedenstellend beantworten, kann es losgehen.

Erstellung #

Gestaltung und Design #


Möchten Sie ein möglichst professionelles Endergebnis erzielen, sollten Sie bei der Erstellung von Printmaterial eine*n Grafikdesigner*in beauftragen oder jemanden, der*die sich mit entsprechenden Grafik-Programmen auskennt und sich gern kreativ betätigt. Vielleicht kennen Sie jemanden in den eigenen Reihen oder ein Ensemblemitglied verfügt über entsprechende Kontakte. Vereinbaren Sie im Vorhinein, welche Aufgaben in welchem Umfang und für welche Entlohnung der*die Grafikdesigner*in übernimmt und schließen Sie ggf. einen Vertrag mit ihm*ihr ab. Möglich ist es auch, sich mehrere Angebote einzuholen und daraufhin auszuwählen.

Wer sich keine*n Grafikdesigner*in leisten kann oder will, kann sich auch mithilfe von Programmen wie z.B. Canva oder Visme (beide mit kostenfreier Basisversion) ausprobieren – dort können auf einfache Art und Weise Print- aber auch digitale Formate gestaltet werden, die sich sehen lassen können. Eine alternative Option, um mit wenig Aufwand an ein tolles Design zu gelangen und gleichzeitig öffentliche Aufmerksamkeit zu erlangen, kann die Ausschreibung eines Wettbewerbs sein: Das beste eingereichte Design findet Verwendung, vielleicht gibt es ein kleines Preisgeld und der*die Künstler*in wird auf dem Endergebnis genannt.

Möchten Sie für ein Konzert beispielsweise mehrere Materialien wie Flyer, Plakate und ein Programmheft anfertigen, bedenken Sie ein einheitliches Erscheinungsbild. Dies orientiert sich bestenfalls am Corporate Design  des Ensembles. Sollten Sie mit einer*einem Designer*in zusammenarbeiten, stellen Sie ihm*ihr alle wesentlichen Eckdaten, Texte und Bilder bereit, die auf dem jeweiligen Produkt/den Produkten erscheinen sollen. Dazu gehören neben dem Logo des eigenen Ensembles zusätzliche Logos von Kooperationspartnern oder Institutionen, die an der Veranstaltung beteiligt sind. Sollten Sie Fotos zur Verfügung stellen, beachten Sie die Freigabe durch den*die Fotograf*in und der abgebildeten Personen für das/die entsprechende/n Print-Material/ien. Besprechen Sie auch, welche Vorstellungen Sie von der Optik der Produkte haben: Dazu gehören das Format an sich und seine Maße, die Anordnung der Elemente, die farbliche Gestaltung, die Schriftart und -größe, der Einsatz von Fotos des Ensembles, die Wahl einer abstrakten oder konkreten Bildsprache usw. Bleiben Sie auch nach einem anfänglichen Austausch mit dem*der Designer*in in Kontakt und lassen Sie sich evtl. Entwürfe oder Zwischenfassungen zusenden, um sich darüber abzustimmen und unnötige Mehrarbeit auf beiden Seiten zu vermeiden.

Abstimmung und Finalisierung #

Legen Sie einige wenige Personen aus dem Ensemble fest, die in die Abstimmung über die endgültige Fassung des jeweiligen Print-Materials eingebunden sind – das kann zum Beispiel die AG Öffentlichkeitsarbeit sein. Lassen Sie diese über die Fassungen schauen und evtl. Korrekturen vorschlagen. Zu viele Meinungen verkomplizieren und verlangsamen den Prozess in der Regel unnötig, ohne zu einer wesentlichen Verbesserung des Ergebnisses zu führen. Grafische und optische Darstellungen sind immer auch Geschmackssache und alle zufriedenzustellen, ist fast unmöglich. Die Festlegung eines finalen Datums im Vorhinein zur Einreichung von Änderungsvorschlägen hilft dabei, sich nicht zu verstricken.

Achten Sie bei einer finalen Durchsicht besonders auf Rechtschreibung und Grammatik, Richtigkeit der Fakten und offensichtliche grafische Unstimmigkeiten (Abstände, Ränder, Schriftgrößen). Sind die Farben so gestaltet, dass alles gut lesbar ist? Sind alle wichtigen Logos abgebildet, alle beteiligten Parteien genannt?  Wenn ja, steht dem nächsten Schritt nichts im Wege.

Druck #

Ebenso wie im Falle der grafischen Gestaltung sollten Sie sich überlegen, inwiefern Sie den Druck selbst übernehmen können, einen Copyshop aufsuchen, eine professionelle Druckerei oder eine Online-Druckerei beauftragt werden soll. Das hängt von der Menge der zu druckenden Materialien ab, der eigenen technischen Ausstattung, aber natürlich auch den finanziellen Ressourcen. In der Regel sind der Copyshop um die Ecke oder die Online-Druckerei (z.B. Flyeralarm, print24 oder Saxoprint) die beste Option – sie sind finanziell erschwinglich, bieten eine Auswahl an unterschiedlichem Papier, liefern gute Qualität der Farben und unterschiedliche Größenformate sind möglich. Flyer können vor Ort zurechtgeschnitten, Plakate dank großer Geräte gedruckt werden. Beauftragen Sie eine Online-Druckerei, werden die fertigen Druckmaterialien per Post zugeschickt, was Zeit spart. Ein Besuch im Copyshop oder die Beauftragung einer Online-Druckerei sind in der Regel nicht aufwendig, planen Sie trotzdem – je nach Auflage – ein paar Tage für den Druck ein.

Verteilung #

Um mit Print-Material auf sich aufmerksam zu machen, müssen mögliche Interessent*innen Ihres Ensembles in Ihrem Alltag darauf stoßen. Überlegen Sie sich, wo die eigene Zielgruppe unterwegs ist und an welcher Stelle Sie das Interesse potentieller neuer Hörer*innen wecken können.

Plakate eignen sich aufgrund Ihrer Größe zum Aufhängen in Geschäften der Umgebung, in öffentlichen Einrichtungen wie Musikschulen, im Rathaus oder in anderen Institutionen, in denen Menschen ein und aus gehen. Fragen Sie, ob und wo das Plakat aufgehangen werden darf oder geben Sie es nur ab. Um möglichst viele Einrichtungen abzudecken, lohnt sich ein systematisches Vorgehen. Überlegen Sie im Vorhinein, wo in Ihrer Stadt/Ihrem Ort/Ihrer Gemeinde und in der Umgebung solche Institutionen zu finden sind und planen Sie ausreichend Zeit ein, um sie zu besuchen. Vergessen Sie nicht, Klebestreifen und eine Schere zum Aufhängen mitzunehmen und machen Sie sich im besten Fall zu zweit auf den Weg – je nach Größe und Menge der Plakate lassen sich diese so oft leichter transportieren und anbringen. Bedenken Sie, die Plakate so anzubringen, dass diese sich leicht und ohne Rückstände wieder entfernen lassen.

Wenn Sie planen, Plakate oder große Banner auch unter freiem Himmel und in den Straßen anzubringen (z.B. in Bushaltestellen, auf Stromkästen, an Litfaßsäulen,…), denken Sie daran, dies vorher bei der Orts-/Stadtverwaltung samt Zeitraum der Plakatierung anzumelden. Das Plakatieren an Litfaßsäulen oder extra dafür vorgesehenen, öffentlichen Schaukästen übernimmt die Gemeinde meist selbst, wenn Sie Materialien zur Verfügung stellen und darum bitten. Plakatieren im öffentlichen Raum ohne Erlaubnis vom Eigentümer oder der Gemeinde ist nicht erlaubt und kann mit einer Bußgeldforderung oder sogar einer Strafanzeige (die aufgrund von Sachbeschädigung auch auf Schadensersatz hinauslaufen kann) geahndet werden. Für das Bewerben von gemeinnützigen Veranstaltungen ist es mancherorts möglich, eine Sondernutzungserlaubnis zu beantragen. Mit dieser kann an bestimmten Orten und mit Einhaltung gewisser Fristen auch plakatiert werden, ohne jedes Mal eine neue Genehmigung einzuholen.[1]

Auch Flyer, Postkarten oder Sticker können Sie in der Regel in Geschäften oder sonstigen öffentlichen Institutionen in Ihrer Gegend auslegen, nachdem Sie vor Ort um Erlaubnis gefragt haben. Weiterhin eignen sie sich – im Gegensatz zu Plakaten – besonders gut für die direkte Ansprache an interessierte Personen. Begegnen ihnen persönlich Menschen, die sich für ihr Ensemble interessieren könnten, geben Sie ihnen einen kleinen Stapel mit, sodass auch diese wiederum Werbung machen können, z.B. in deren Ensemble oder einfach im Familien- und Bekanntenkreis. Seien Sie, insbesondere im Vorfeld eines Konzertes, auf solche Situationen vorbereitet und stecken Sie einen kleinen Vorrat an Materialien ein, wenn Sie das Haus verlassen.

Besonders gut eignen sich Postkarten, aber natürlich auch Flyer, zur Versendung per Post an andere Ensembles, den Verband oder persönliche Kontakte. Bedenken Sie, dass hier Versandkosten entstehen.

Nutzen Sie Sticker, beispielsweise mit dem Logo Ihres Ensembles, um sie auf persönliche Gegenstände wie den Kalender, den Laptop, die Notenmappe oder den Instrumentenkoffer zu kleben. So erlangen Sie im Alltag Aufmerksamkeit. Verteilen Sie Sticker in Ihrem Umfeld und fordern Sie ebenfalls dazu auf, diese möglichst öffentlichkeitswirksam zu nutzen. Verteilen Sie Sticker, Flyer oder bei Konzerten auf den Sitzplätzen der Zuhörenden oder legen Sie sie am Ein- und Ausgang zum Mitnehmen aus.

Möglich ist es auch, Flyer für ein anstehendes Konzert in die Briefkästen der Umgebung zu werfen (wenn Werbung erwünscht ist) oder diese in Zeitschriften oder Zeitungen einlegen zu lassen. Bedenken Sie, dass letzteres in der Regel mit finanziellem Aufwand verbunden ist.

Erinnerung #

Print-Materialien dienen nicht nur der kurzfristigen Bewerbung einer Veranstaltung. Sie bilden auch mehr als jeder Social-Media-Post ein Archiv zum Anfassen, dass die Arbeit Ihres Ensembles über die Jahre abbildet und nachvollziehen lässt, was Sie schon alles miteinander erlebt haben. Flyer und Plakate lassen Sie und Ihr Publikum an die vergangenen Konzerte erinnern. Programmhefte halten fest, welches Repertoire Sie schon einstudiert haben, mit wem Sie gemeinsam musiziert haben und an welchen Orten das Ensemble schon auftreten durfte. Print-Materialien zeigen außerdem, wie sich Ihr Corporate Design weiterentwickelt hat.

Insbesondere mit allgemein gehaltenen Print-Materialien wie Logo-Stickern, Postkarten oder sonstigen kreativen Ideen, die nicht unbedingt an eine bestimmte Veranstaltung gebunden sind, lässt sich die Identifikation mit dem Ensemble für Mitglieder, aber auch für das Publikum stärken.

Judith Bock
Verband Deutscher KonzertChöre e.V.
04.10.2022

[1] https://www.arag.de/service/infos-und-news/rechtstipps-und-gerichtsurteile/sonstige/07708/ (zuletzt besucht am 21.09.2022)

 

Weitere Links:

Fotos und Videos rechtssicher bei der Öffentlichkeitsarbeit verwenden

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