Was macht ein*e Schatzmeister*in?

Die Schatzmeisterei ist eine schöne, wichtige und verantwortungsvolle Aufgabe im Verein. Wer nicht an mit Rand gefüllte hölzerne Truhen voller Gold, Perlenketten und Juwelen denken möchte, kann für das gleiche Amt auch weniger märchenhafte Namen wie Kassenwart*in, Kassierer*in, Kassenführer*in oder Finanzvorstand nutzen.

Ein*e Schatzmeister*in wird in der Mitgliederversammlung gewählt und verwaltet das Vereinsgeld (die Vereinskasse). Meistens ist die Position Teil des Vorstandes, muss aber nicht. Die Person ist Bindeglied zwischen allen Finanzangelegenheiten, dem Vorstand, der Mitgliederversammlung und dem Finanzamt. Im Gegensatz zum Vorstand, der das zeitintensive Management des Vereins übernimmt und ihn nach außen hin repräsentiert, ist die Aufgabe eines Schatzmeisters/einer Schatzmeisterin überschaubar, und vergleichsweise mit wenig Aufwand verbunden, dafür aber von großer Bedeutung.

Wenn Sie sich für den Verein engagieren möchten, aber wenig Zeit haben, ist der Schatzmeister*innen-Posten eine gute Option, denn die Basisaufgaben können zumeist eigenständig durchgeführt werden und bedürfen vergleichsweise wenig Zeit im Jahr.

Welche Aufgaben hat der/die Schatzmeister*in? #

Es gibt ca. sechs überschaubare Hauptaufgaben für eine*n Schatzmeister*in. Je nach Aufgabenverteilung können viele weitere Aufgaben von der Person übernommen werden. Die Satzung ist die Grundlage für die Tätigkeiten eines Vereins. Es ist vor allem die Aufgabe des Vorstandes, im Sinne der Satzung zu handeln und entsprechend im Sinne der Mitglieder. Aber auch der/die Schatzmeister*in legt in der Mitgliederversammlung Rechenschaft ab, deswegen ist es auch für diese Position wichtig zu wissen, auf welcher Basis der Verein gegründet wurde (vor allem Zweck und Aufgaben).

Standard-Aufgaben #

Mitgliedsbeiträge
Zeitraum: meist Anfang des Jahres, ggf. ganzjährig

  • Mitglieder auffordern, Mitgliedsbeitrag zu zahlen und Eingang zu kontrollieren, ggf. Mitglieder an die Zahlung erinnern oder mahnen, wenn kein Mitgliedsbeitrag gezahlt wurde
  • Hinweis: Je mehr unterschiedliche Mitgliedsbeiträge (Rabatte, Studierendenbeitrag o.ä.) desto mehr Verwaltungsaufwand
  • Tipp: SEPA-Lastschrift einrichten, das spart pro Jahr Zeit und Nerven. Dafür ruft man bei der Bank an und lässt sich die Informationen geben, die man für das Verfahren braucht, oder recherchiert im Internet. Das Einzugsberechtigungsformular kann man gleich mit dem Beitrittsformular ausgeben. Mitglieder kann man nicht zwingen das Verfahren zu nutzen, daher muss man immer auch die manuelle Überweisung anbieten.

Buchführung (Abwicklung des Zahlungsverkehrs)

Zeitraum: ganzjährig, bestenfalls monatlich 0,5-1h

  • Rechnungen bezahlen, Einnahmen kontrollieren (bar oder Überweisung) und die dazu gehörige Belegbarkeit (grundsätzlich: kein Zahlungseingang oder -ausgang ohne Beleg)
  • Belege nachvollziehbar sammeln
  • Kontrolle der Konten und Zuordnung der Ein- und Ausgaben in die vier verschiedenen Steuerzuordnungen (ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb)
    -> siehe auch: Steuerratgeber für Vereine im Überblick, Buchhaltungspflicht für Vereine
  • Tipp: Wenn eine Buchführung monatlich durchgeführt wird und die Belege ordentlich sortiert werden, ist der Jahresabschluss wenig anstrengend noch zeitaufwendig
  • Tipp: Eine Handkasse macht das Bezahlen ggf. einfacher, führt aber zu mehr Buchhaltungs-Aufwand. Manche Vereine entscheiden sich, gar keine Handkasse zu führen, sondern Ein- und Auszahlungen nur übers Konto laufen zu lassen oder bar verauslagte Ausgaben per Überweisung zu erstatten.

Aufstellung des Jahresabschlusses

Zeitraum: vor einer Mitgliederversammlung und zum Jahresende, bei guter Buchführung dauert der Jahresabschluss vielleicht 4h

  • Erstellung des Finanzjahresberichts mit zusammengefassten Ausgaben
  • Erstellung des jährlichen Haushaltsplans (Ausblick/Budget-Planung für kommendes Jahr), ggf. gemeinsam mit dem Vorstand
  • Diese werden bei der jährlichen Mitgliederversammlung vorgestellt und der/die Schatzmeister*in wird von den Mitgliedern entlastet[1] (siehe auch: Die Entlastung des Vorstandes)
  • Vorbereitung für Kassenprüfung (siehe auch Was ist die Kassenprüfung im Verein?)
  • Tipp: Wenn alles über das Konto geregelt wird, ist es einfacher, da ein Konto schon eine Übersicht durch den Kontoauszug oder die Umsatzliste gibt. Außerdem sollten immer gute Verwendungszwecke/Betreffe (Beispiel: Honorar Rechnungsnummer Name Konzert 21.07.2022) gewählt werden, damit es auch über das Jahr hinaus nachvollziehbar ist.

Kommunikation mit dem Vorstand

Zeitraum: ganzjährig

  • Sitzungen des Vorstandes
  • Finanzen im Blick haben (Liquidität im Auge behalten)
  • Mitwirkung bei Vertragsverhandlungen (Gagen, Honorare)
  • Verträge machen (Verlinkungen zu Musterverträgen weiter unten)

Spenden

Zeitraum: ganzjährig

  • Entgegennahme von Spenden
  • Ausstellung von Spendenbescheinigungen[2]
  • Werben und Verwalten von Fördermitgliedern

Steuererklärung

Zeitraum: wenn das Finanzamt etwas braucht + alle drei Jahre

  • Gemeinnützige Vereine machen eine Steuererklärung alle drei Jahre, damit das Finanzamt die Gemeinnützigkeit überprüft. Hierzu erteilt das Finanzamt dann den sog. Freistellungsbescheid, der bescheinigt, dass der Verein als Körperschaft steuerbefreit ist.
  • Tipp: über ELSTER ist die Steuererklärung mit wenig Aufwand verbunden und ist nicht schwerer als eine private Steuererklärung für normale Angestellte

Falls ein Verein Personal beschäftigt oder Honorare auszahlt:

Zeitraum: je nach Art der Beschäftigung 1x/Monat bis 1x/Jahr

Falls ein Verein vermögend ist: Vermögensverwaltung

  • Verwaltung und Aufbewahrung der Finanzunterlagen

Aufgaben bezüglich der Projektarbeit (z.B. Konzert, Probenwochenende etc.) #

Die finanziellen Aufgaben zur inhaltlichen Arbeit eines Vereins variieren je nach Projekt. Hier können die Aufgaben schnell sehr viele werden. Dafür lohnt sich immer eine gute Teamarbeit, denn die Aufgaben kann man gut aufteilen und müssen nicht alle vom/von der Schatzmeister*in übernommen werden. Zum Beispiel kann jeweils eine weitere verantwortliche Person pro Projekt in enger Abstimmung mit dem/der Schatzmeister*in finanzielle Aufgaben übernehmen. 

  • Finanzplan für das Projekt erstellen/Budget erstellen (Einnahmen- und Ausgabenplanung)
  • Suche nach Finanzierung und Fördermöglichkeiten (siehe auch: Gelder akquirieren)
  • Gelder verwalten (Einnahmen annehmen und Ausgaben tätigen)
  • Konzert
    -> Ticketing (siehe auch: Analog oder digital: Das Ticketing gestalten)
    -> Abendkasse: Wechselgeldrollen abholen, Kassensturz, Geld auf Konto einzahlen
    -> Besetzungslisten, ggf. Aufwandsentschädigung
    -> Raummietverträge
    -> Rechnungen zu Künstler*innen- oder Techniker*innen-Honorare
    -> Technikmiete
    -> Catering
    -> Fahrtkosten
    -> Erstattung für Auslagen von Supermarkteinkäufen oder Getränkerunden
    -> …
  • Abschluss-Abrechnung des Projektes durchführen

Mögliche weitere Aufgaben #

In manchen Vereinen übersteigt die Aufgabe des/der Schatzmeister*in die finanziellen Tätigkeiten. Das können z.B. folgende sein:

  • Mitgliederverwaltung (Neuaufnahme und Abmeldung, Überblick behalten)
  • Führung einer Inventarliste
  • Erstellung der Verbandsstatistik

Spezielle Aufgaben bei Vereinsgründung #

Bei einer Vereinsgründung fallen Aufgaben an, die oft der/die Schatzmeister*in durchführt:

  • Vereinskonto eröffnen: Banksuche, neben dem Vorstand bekommt der/die Schatzmeister*in die Vollmacht über das Bankkonto; Eröffnung von Online-Banking
  • Buchhaltung: Man sollte sich von Anfang an ein gutes System überlegen, wie man alle Kassenzettel, Rechnungen etc. aufhebt (z.B. analoger und digitaler Ordner), wie man Dokumente beschriftet, ablegt und aufbewahrt, damit man alles an einem gut strukturierten Ort wiederfindet. Das erspart Zeit und Nerven. Es lohnt sich früh mit einer Buchhaltungssoftware zu arbeiten, da viele Prozesse automatisiert ablaufen können (siehe auch: Buchhaltungspflicht für Vereine).
  • Vorlagen produzieren: Beitrittsformular, Dokument für SEPA-Einzugsverfahren, Dokumente für Jahresbericht, Budgetplanung, Briefvorlage, Spendenquittung nach Vorlage vom Finanzamt, ggf. Buchhaltungskonten selber ausdenken oder sich gleich an Kontenrahmen SKR 49 halten
  • Mitgliederverwaltung: digitale Tabelle oder Software, in dem die Daten der Mitglieder eingetragen werden; ab ca. 100 Mitgliedern lohnt sich eine Software für die Mitgliederverwaltung.
  • Siehe auch: Wie gründe ich einen eingetragenen Verein?, Abwicklung der Liquidation und Wenn gar nichts mehr geht: die Vereinsauflösung, Wir kennen uns: Datenschutz im Verein

Verantwortung und Haftung #

Ein*e Schatzmeister*in ist rechenschaftspflichtig gegenüber dem Vorstand, der Mitgliederversammlung und dem Finanzamt. Seine/ihre Verantwortung ist, dass Gelder ordnungsgemäß verwaltet, bzw. dass Geschäfte ordnungsgemäß durchgeführt werden. Dazu gehört es, Schaden vom Verein abzuwenden oder bestehende Schäden soweit es möglich ist zu beseitigen.

Ein*e ehrenamtliche*r Schatzmeister*in haftet nur bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz. Das passiert zum Beispiel, wenn der/die Schatzmeister*in gar nicht prüft und er/sie behauptet, dass alles in Ordnung sei, obwohl dies nicht stimmt. Außerdem handelt er/sie rechtswidrig, wenn er/sie sich korrumpieren lässt, zum Beispiel, indem er/sie Gelder annimmt, und damit illegale Vorgänge verschleiert.

Handlungspflicht bei Schadensansprüchen #

Wer mit Geld in Berührung kommt, der kann es auch veruntreuen. Das kann einerseits der Vorstand, der/die Schatzmeister*in selber oder ein*e Geschäftsführer*in sein. Wer sich persönlich am Verein bereichert, der begeht Untreue, welche sich nach 10 Jahren verjährt. Das heißt, wenn ein*e Schatzmeister*in (oder Prüfer*in) Untreue aufdeckt, so muss er/sie handeln.

Auch bei Unterschlagung muss der/die Schatzmeister*in aktiv werden. Wenn er/sie eine fehlerhafte Geschäftsführung mit finanziellen Nachteilen z.B. eines alten oder aktuellen Vorstandes bemerkt, so ist er/sie verpflichtet, den Schaden im Sinne des Vereins zu beheben. Oft ist schon ein Gespräch zielführend, da es sich in der Regel um fahrlässige Schäden handelt. Wenn es zu unschönen Auseinandersetzungen kommt, hilft die Kontaktierung eines Anwaltes/einer Anwältin. Schadensansprüche verjähren nach drei Jahren bei ausgeschiedenen Vorstandsvorsitzenden.

Tipp: Es lohnt sich regelmäßige Kassenprüfung durchzuführen, damit ein*e neu amtierende*r Schatzmeister*in nicht die letzten 10 Jahre überprüfen muss, um reinen Gewissens an die neue Aufgabe gehen zu können.

Wie viel Aufwand ist es pro Jahr/pro Monat? #

Je nach Vereinsgröße und Projektumfang kann der Aufwand stark variieren. Wenn es nur um die Standard-Aufgaben geht, so schafft ein*e routinierte*r Schatzmeister*in die gesamte Abwicklung mit allen Tricks und Tipps für einen Verein mit bis zu 50 Mitgliedern innerhalb von 23 Stunden im Jahr.

Hier ein kleines Rechenbeispiel:

  • Mitgliedsbeiträge kontrollieren, Erinnerungen und Mahnungen schreiben: 4h/Jahr
  • Kontoauszüge kontrollieren/Rechnungen bezahlen/Buchhaltung führen: 0,5-1h/Monat
  • Jahresbericht/Kassenabschluss/Budget für nächstes Jahr: 4h/Jahr
  • Mitgliederversammlung: 2h/Jahr
  • Kommunikation mit Vorstand: 6h/Jahr
  • Steuererklärung: 3h alle 3 Jahre

Je größer ein Verein (viele Mitglieder, die vielleicht mehrfach an die Zahlung erinnert werden müssen) und bei großer Projektaktivität (viele Abrechnungen, ggf. weitere Aufgaben) kann es auch zum Nebenjob werden.

Die Hauptbeschäftigungszeit ist zum Jahreswechsel, zur Mitgliederversammlung und zu jedem Projekt. Aber es ist sehr gut, wenn man die Kontoführung regelmäßig prüft.

Welche Voraussetzung braucht es, um Schatzmeister*in zu werden? #

Jede*r kann Schatzmeister*in werden. Es ist von großem Vorteil, wenn er/sie gut strukturiert, zuverlässig und verantwortungsbewusst ist (Kassenzettel sollte man nicht verlieren). Eine gute Kommunikation ist für eine angenehme Teamarbeit sinnvoll. Man sollte kein Problem damit haben, der erste und letzte zu sein, z.B. vor einem Konzert die Abendkasse zu organisieren und nach dem Konzert erst die Kasse nehmen und ggf. verwahren und dann erst zum gemeinsamen Abschlussbier zu gehen. Zahlen und Tabellen (Excel) sollten keine Ängste hervorbringen. Genauigkeit, Ordnung bezüglich Terminen (vor allem wegen Finanzamt) und ein gesunder Menschverstand sind ebenso hilfreich. Aber man muss sich nicht in Rechtstexten auskennen und auch keine Ausbildung in Buchhaltung gemacht haben.

Was mache ich, wenn ich das Amt übernehme? #

Ideal ist eine detaillierte Übergabe von ehemaligen/m Schatzmeister*in zu neuen/m Schatzmeister*in. Alternativ kann eine Übergabe mit den Vorstandsvorsitzenden durchgeführt werden. Hier können folgende Dinge besprochen werden:

  • Wohin kommt die Post des Vereins? Und wie gelange ich an die Briefe des Finanzamts, der Bank oder an Rechnungen?
  • Zugang zum Bankkonto
  • Aktuelle Mitgliederliste (Übersicht und Beitragshöhe)
  • Wichtigste Nummern kennen: Steuernummer, Registernummer, Kontonummer
  • Zugang zu wichtigen Dokumenten bekommen: Satzung, Vereinsregister-Auszug, Freistellungsbescheid
  • Kontaktdaten zum Finanzamt und zur Bank
  • Wie ist der Jetzt-Stand des Kontos? Sind noch Rechnungen offen?
  • Entgegennahme des Bargeldes
  • Einarbeitung in das Buchhaltungssystem (digital/analog, Kontenrahmen)
  • Satzung durchlesen
  • Welche Abläufe gibt es im Verein?
  • Musterdokumente und Formulare bekommen
  • Wann wurde die letzte Kassenprüfung durchgeführt?
  • Tipp: kostenlosen Newsletter von Vereinsknowhow abonnieren, um wichtige rechtliche Änderungen mitzubekommen.

Wenn ein*e amtierende*r Schatzmeister*in kurzfristig zurücktritt übernimmt der Vorstand die Aufgaben bis zur nächsten Mitgliederversammlung.

Diana M. Tobias
Deutscher Chorverband e.V.
Chor- und Ensembleleitung Deutschland e.V.
21.12.2022

 

Weitere Links:

Buchhaltungspflicht für Vereine

Was ist die Kassenprüfung im Verein?

Steuerratgeber für Vereine im Überblick

Personal für den Verein

Die Struktur des Vereins: Was sind die Aufgaben von Mitgliederversammlung und Vorstand?

Was ist die Mitgliederversammlung?

 

[1] In der jährlichen Mitgliederversammlung ist die Entlastung der Vorstandmitglieder und des Schatzmeisters/der Schatzmeisterin relevant. Sie sind als gewählte Vertreter*innen des Vereins für die Aktivitäten des Vereins zwischen den Mitgliederversammlungen rechtlich verantwortlich. Durch die Jahresberichte (Vorstandsbericht und Finanzbericht) werden die Mitglieder über die Aktivitäten informiert. Nachfolgend werden die Vertreter*innen entlastet, sodass die Haftung der vergangenen Aktivitäten an den Verein übergeht.

[2] Die gesetzliche Vorlage findet man hier: www.formulare-bfinv.de/ffw/content.do  
Im Suchfeld “Zuwendungsbestätigung” eingeben und folgende Formulare verwenden:
010 – Bestätigung über Geldzuwendung / Verein oder
115 – Bestätigung über Sachzuwendung / Verein

 

 

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