Das Modell des teambasierten Vereinsmanagements

Verantwortungsverteilung innerhalb des Vereins – Ist das Modell noch zeitgemäß?  #

Hierarchisches Denken ist uns vertraut. Hierarchisches Denken in Unternehmen, aber auch in Musikvereinen, ist noch weit verbreitet. Oft sind unsere Musikvereine noch nach dem alten Muster mit 1. Vorstand, 2. Vorstand, Kassierer, Schriftführer, X aktive Beisitzer, X passive Beisitzer, eventuell noch einen Jugendleiter, organisiert.

Dieses Modell funktioniert jedoch heutzutage nicht mehr wirklich. Immer mehr Vereine haben Mühe, Vorstandposten zu besetzen. Aus den unterschiedlichsten Gründen, beispielsweise: “Zu wenig Unterstützung von den Vereinsmitgliedern” oder “Der Vorstandsposten beinhaltet zu viele Aufgaben – zu viel Arbeit”. Es ist nicht mehr zeitgemäß, dass die Verantwortung und die Aufgabenlast nur auf ein paar Wenigen innerhalb des Vereins liegen. 

Lösungsansatz: Motivation aller Vereinsmitglieder #

Über Lösungsansätze bzw. Lösungen innerhalb des Musikvereins nachzudenken, macht erst dann Sinn, wenn das Problem klar identifiziert ist. Und ein Schritt weiter: Erst wenn von allen klar erkannt wird, dass ein echtes Problem besteht, zeigt sich die Dringlichkeit. Daraus folgt: Findet sich beispielsweise keine Person, die den Posten des 1. Vorsitzenden übernehmen möchte, braucht es (spätestens) ein Überdenken der bisherigen Vorstandsstruktur.

Weitere Probleme, die viele Musikvereine haben: Die „Zuverlässigkeit“ ihrer Musiker, die unterschiedlichen Motivationen und damit einhergehend auch die unterschiedlichen Auffassungen zur Zugehörigkeit zum Verein. Wie können wir die aktiven Mitglieder also in positiver Weise an den Verein binden und die Motivation für die Gemeinschaft steigern?

Eine engere Beteiligung an der Vereinsorganisation kann hier ein Lösungsansatz sein.

Eine engere Beteiligung an der Vereinsorganisation schaffen wir jedoch nur, wenn wir die Mitglieder überzeugen können, dass jede Musikerin und jeder Musiker noch mindestens eine außermusikalische Aufgabe hat. Dass es selbstverständlich ist, dass jeder am Verein mitarbeitet. Außerhalb des eigentlichen Musizierens. Da es in den meisten Vereinen bisher noch nie so war, erfordert dies ein Umdenken von allen.

Umverteilung der Aufgaben und Gemeinschaftsgefühl im Verein #

Bisher war die Situation in den Vereinen überwiegend so: In der Vorstandschaft wurden Projekte und Aktionen besprochen, die danach vorwiegend von den Vorstandsmitgliedern in die Wege geleitet und ausgeführt wurden. Für gewisse Projekte gab es einen Einsatzplan, der vom Einsatzplanersteller mit Müh und Not gefüllt werden musste. Eine undankbare Aufgabe für denjenigen, der den Einsatzplan – beispielsweise bei einem Musikfest oder einem Konzert – füllen muss. Und immer der leidige Satz: „Es sind immer dieselben, die etwas tun.“

Wenn wir es also schaffen, dass der Gedanke „Wir arbeiten gemeinsam am Verein“ innerhalb der Vereinsgemeinschaft verankert wird und es für jeden selbstverständlich ist, dass jeder neben dem Musizieren eine außermusikalische Aufgabe hat, dann ist das Vereinsmanagement ein Klacks. Allerdings verlangt dies nun wiederum nach einer Umstrukturierung der Vorstandsstruktur.

Hierarchie war gestern. Teambasiertes Vereinsmanagement ist heute.

Was bedeutet teambasiertes Vereinsmanagement? #

Alle Aufgaben innerhalb eines Musikvereins lassen sich in folgende 6 Bereiche einteilen:

  • – Musik
  • – Organisation
  • – Verwaltung
  • – Jugend
  • – Finanzen
  • – Marketing

Wollen wir unseren Musikverein bzw. die Vorstandschaft umstrukturieren, gilt es zunächst eine Sammlung aller anfallenden Aufgaben zu erstellen. Diese Aufgaben werden dann den einzelnen Bereichen zugeordnet. Bereichsleiter bzw. Manager der einzelnen Bereiche finden sich leichter als beispielsweise ein erster Vorstand, weil erstens der Aufgaben- und Verantwortungsbereich sehr viel kleiner ist, andererseits jedem Manager Teammitglieder zur Seite stehen, die die anfallenden Aufgaben allein oder in Arbeitsgruppen erledigen. Die Teams und Arbeitsgruppen können nach Bedarf verändert bzw. anders zusammengesetzt werden.

Im Modell sieht das so aus:

 

Grafik_teambasiertes_Vereinsmanagement_Alexandra_Link

Grundsätze des teambasierten Vereinsmanagements #

Es gelten folgende Prinzipien:

  • – Wir arbeiten gemeinsam am Verein – musikalisch und organisatorisch
  • Jeder hat eine außermusikalische Aufgabe – gemäß seinen Kompetenzen und seiner zur Verfügung stehenden Zeit
  • – Wir erledigen die Aufgaben selbstorganisiert
  • – Es gibt keine Hierarchie

Die sechs Bereichsleiter oder Manager bilden zusammen die Vorstandschaft. Möchte man in der Satzung aus bestimmten Gründen nur 3 gleichberechtigte Vorstände eintragen lassen, so schlage ich den Organisations-, den Verwaltungs- und den Finanzmanager vor. Das entscheidet jedoch jeder Verein für sich selbst. Genauso gut könnte der Marketingmanager zu den gleichberechtigten Vorständen gehören und als “Sprachrohr nach Außen” – quasi der Außenminister – fungieren. (Achtung, “Sprachrohr” nicht in dem Maße, dass er als “Chef vom Ganzen” wahrgenommen wird.) Die Kompetenz entscheidet.

Zusammenarbeit als Team #

Die Sache mit der nicht notwendigen Hierarchie habe ich schon weiter oben beantwortet. Doch wie ist es mit dem Prinzip „Wir erledigen die Aufgaben selbstorganisiert“? Soll hiermit die Anarchie propagiert werden? Keineswegs! Die Anarchie wird nicht ausbrechen, weil alle an den zuvor gemeinsam festgelegten Vereinszielen bzw. der Mission unter Berücksichtigung von Qualitäts- und Wirtschaftlichkeitsaspekten arbeiten. Die Rolle der Manager ist in erster Linie aus seinem Bereich ein echtes Team zu bilden, das freundschaftlich kommuniziert und zusammenarbeitet. Seine Rolle ist es auch die Strukturen durch Vernetzung von Bereichen, Teams und manchmal Externen (wie z. B. Sponsoren) zu stärken. Eine Umgebung zu schaffen, in der die Teammitglieder erfolgreich auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten und die Mission erfüllen können. Er soll jemand sein, der zur Not intervenieren kann und die nötige (Selbst-)Reflexion einfordern kann.

Blick in die Zukunft des Vereinsmanagements #

Bevor wir die bestehende Vorstandsstruktur umwandeln können, müssen zuerst wesentliche Überlegungen angestellt und Parameter festgelegt werden. Einiges habe ich oben schon angedeutet: Die Bereiche müssen festgelegt werden und die bestehenden Aufgaben verteilt werden. Darüber hinaus braucht es aber auch eine Einigkeit über Zuständigkeiten, Rechte, Pflichten, Ressourcen usw. Wir müssen definieren, welche Beziehungen zu anderen Bereichen bestehen sollen. Wer wird Teammitglied in welchem Bereich und wie wird über die Mitgliedschaft entschieden? Welche speziellen Rollen gibt es, welche Arbeitsgruppen, usw. Welche Verfahren werden bei Entscheidungen angewendet. Und schließlich – und eigentlich das Allerwichtigste – wie wird innerhalb der Bereiche und zwischen den Bereichen kommuniziert. Dieses selbstorganisierte, hierarchielose, teambasierte Vereinsmanagement funktioniert nur, wenn sich jeder über die Wichtigkeit der internen Kommunikation im Klaren ist.

Alexandra Link
Kulturservice Link/Blasmusikblog.com
10.05.2022

Weitere Links:

Wie kann digitales Projektmanagement funktionieren?

Die Struktur des Vereins: Was sind die Aufgaben von Mitgliederversammlung und Vorstand?

Personal für den Verein

0 Kommentare

Dein Kommentar

An Diskussion beteiligen?
Hinterlasse uns Deinen Kommentar!

Schreiben Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.