Wie gelingen virtuelle Mitgliederversammlungen?

Zurzeit dürfen Mitgliederversammlungen ausnahmsweise virtuell stattfinden. Wer möchte, kann über eine Satzungsänderung dafür sorgen, dass Mitgliederversammlungen auch in Zukunft online stattfinden können. Rein rechtlich gibt es kaum Unterschiede zwischen einer herkömmlichen und einer virtuellen Mitgliederversammlung. Hier erfahren Sie, was für virtuelle Mitgliederversammlungen zu beachten ist und wie Sie Ihre Satzung ändern können. Eine weitere Möglichkeit kann es sein, die Mitgliederversammlung im Freien durchzuführen.

CORONA INFO

Vereine dürfen in den Jahren 2020 und 2021 ihre Mitgliederversammlungen online abhalten. Dafür ist keine Satzungsänderung erforderlich. Diese Ausnahme wird durch ein neues Gesetz möglich, genauer durch § 5 II Nr. 1 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz-, und Strafverfahrensrecht.[1]

Praktische Hinweise #

Einladung #

Bitte laden Sie die Mitglieder auf gewohntem Wege ein. Ermutigen Sie Ihre Mitglieder zur Teilnahme, indem Sie die einfachen technischen Voraussetzungen erklären und Unterstützung anbieten. Die Zugangsdaten zum virtuellen Konferenzraum können Sie auch erst kurz vor der Versammlung per E-Mail verschicken.

Plattform #

Als Plattform können Sie z.B. nutzen:

  • – Jitsi Meet
  • – Zoom
  • – Discord
  • – Big Blue Button

Besonders häufig für Online-Konferenzen genutzt wird:

Zoom (kostenlos nur für 40-minütige Konferenzen, ohne Zeitlimit kostet es ca. 130 € pro Jahr). Zoom genügt nicht den europäischen Datenschutz-Vorgaben.

Wahlen #

Offene Abstimmungen und Wahlen können Sie wie sonst auch per Handzeichen durchführen.

In vielen Verbänden ist bei Personalwahlen immer eine geheime Abstimmung erforderlich oder zumindest dann, wenn ein Mitglied der Versammlung dies verlangt. Über deutschsprachige Tools wie Digitalwahl.org (kostenlos für gemeinnützige Vereine, gefördert vom Bundeswirtschaftsministerium), Onlinevoten.de, Pollunit.com oder Xoyondo.com können Sie geheime Abstimmungen leicht online durchführen.

Den Mitgliedern, die nicht online an der Wahl teilnehmen können oder wollen, sollten Sie die Gelegenheit zur Briefwahl geben. Alternativ können diese Mitglieder ihr Stimmrecht auf andere Mitglieder übertragen – sofern dies in der Satzung vorgesehen ist.

Protokoll #

Die Versammlung wird wie üblich von einer / einem Schriftführer*in protokolliert. Zur Protokollierung der Anwesenheit können Sie – wenn alle damit einverstanden sind – einen Screenshot machen (Tastenkombination Mac: shift+cmd+3; Microsoft: windows + Druck) oder die Teilnehmer*innenliste der Plattform nutzen. Dazu ist es wichtig, dass sich die Teilnehmer mit ihrem echten Namen (und nicht als MickeyMaus123) anmelden. Der Name kann noch während der Sitzung angepasst werden.

Allgemeine Empfehlungen #

Die wesentliche Voraussetzung für alle Teilnehmer*innen und den Organisator*innen ist ein internetfähiges Endgerät, wie PC, Notebook, Tablet oder Smartphone sowie eine stabile Internetverbindung. Erläutern Sie anfangs kurz die wesentlichen Funktionen des ausgewählten Videokonferenz-Tools (Kamera, Ton, Chat, Reaktionsmöglichkeiten). Zu Beginn bietet es sich an, alle um die Stummschaltung ihrer Mikrofone zu bitten und für Wortbeiträge die Handheben-Funktion zu nutzen. So werden Störgeräusche reduziert.

Achten Sie darauf, die Sitzung besonders deutlich zu strukturieren („Wir haben jetzt TOP 2 abgeschlossen, alle konnten dazu beitragen, vielen Dank. Dann kommen wir jetzt zu TOP 3, dabei geht es um …“). Machen Sie zu Beginn deutlich, dass jeder wie gewohnt per Handzeichen zu Wort kommen kann. Kündigen Sie ggf. eine Pause an, Online-Konferenzen kosten besondere Konzentration. Vielleicht möchten Sie in der Einladung anbieten, dass der Einlass 10 – 15 Minuten vor Beginn ist, sodass es genügend Zeit gibt, ein wenig miteinander zu plaudern und sich an die virtuelle Umgebung zu gewöhnen („Ist die Kamera an? Wie funktioniert das Mikro?“).

Falls Sie hitzige Debatten erwarten, sollten Sie dafür sorgen, dass Sie selbst die Mikrofone der Teilnehmer*innen an- und ausschalten. So können Sie die Ordnung aufrechterhalten.

Es ist empfehlenswert, einen Assistenten / eine Assistentin für die technische Begleitung der Versammlung auszuwählen. Die Technik ist zwar benutzerfreundlich, aber sie kostet besondere Konzentration, die man nicht hat, wenn man auch noch für die Sitzungsleitung und die inhaltlichen Aspekte zuständig ist. Der Assistent / die Assistentin hilft Ihnen auch dabei, den Überblick über die Rednerliste und ggf. das Geschehen im Chat zu behalten.

Für Ihre erste virtuelle Mitgliederversammlung können Sie einen Probedurchlauf machen, um sich mit der Technik vertraut zu machen.

Sammeln Sie zunächst Erfahrungen mit virtuellen Mitgliederversammlungen, bevor Sie sich ggf. zu einer Satzungsänderung entschließen.

Viel Erfolg!

Musterformulierungen zur Satzungsänderung #

§ X Mitgliederversammlung (notwendiger Regelungsinhalt)

(X) Die Mitgliederversammlung kann virtuell stattfinden. Der Vorstand entscheidet darüber, ob die Mitgliederversammlung virtuell oder in persönlicher Anwesenheit stattfindet.

§ X Mitgliederversammlung (mögliche Ergänzungen)

(X) Die Mitgliederversammlung kann virtuell stattfinden. Der Vorstand entscheidet darüber, ob die Mitgliederversammlung virtuell oder in persönlicher Anwesenheit stattfindet. – Alle zwei Jahre muss eine Mitgliederversammlung in persönlicher Anwesenheit stattfinden.

(X) Die virtuelle Mitgliederversammlung findet über die Plattform XY statt.

(X) Geheime Wahlen finden in der virtuellen Mitgliederversammlung über das online-Tool XY / über ein geeignetes online-Tool Die Mitglieder haben alternativ die Möglichkeit zur Briefwahl.

(X) Die einzelnen Mitglieder sind für die technischen Teilnahmevoraussetzungen an ihren PCs selbst verantwortlich. Bei allgemeinen technischen Störungen muss die Mitgliederversammlung zeitnah wiederholt werden.

Erläuterungen #

Diese Formulierung oder Teile davon können Sie in Ihre Sitzung einfügen. Es handelt sich um rechtlich einwandfreie Vorschläge, von denen Sie aber abweichen können. So zeigen die kursiv gesetzten Möglichkeiten Beispiele auf, für die Sie Alternativen nach Ihren Bedürfnissen einsetzen können. Grundsätzlich empfiehlt es sich, die Regelung möglichst kurz zu halten. So ist sie weniger streitanfällig und bietet genügend Flexibilität.

Bitte beachten Sie die Regeln Ihrer Satzung zur Satzungsänderung (Zwei-Drittel-Mehrheit oder Antragsfrist).

Denken Sie bitte auch daran, die Satzungsänderung beim Vereinsregister am Amtsgericht anzumelden. Die Änderung gilt erst dann, wenn sie im Vereinsregister eingetragen wurde.

Hinweis zur Mitarbeit #

Virtuelle Mitgliederversammlungen sind für uns alle Neuland. Deswegen aktualisieren wir diesen Eintrag besonders regelmäßig. Wir freuen uns, wenn Sie uns zu diesem Zwecke Ihre Erfahrungen mitteilen.

Dr. Kiyomi v. Frankenberg
Bund Deutscher Zupfmusiker e.V.
Bundesverband Deutscher Liebhaberorchester e.V.
25.02.2021

[1] https://www.bmjv.de/SharedDocs/Gesetzgebungsverfahren/Dokumente/Bgbl_Corona-Pandemie.pdf?__blob=publicationFile&v=1

4 Kommentare
  1. Manfred Baudisch
    Manfred Baudisch sagte:

    Ein Hinweis zu den Preisen bei Zoom, es gibt auch eine monatliche Rechnungsstellung und damit fällt dann auch die 40 Minuten Begrenzung weg. auf das Jahr gesehen ist das zwar teurer, aber wenn man das nur für eine Mitgliederversammlung im Jahr benötigt ist man mit derzeit 13,99 € dabei und kann den Vertrag dann auch gleich wieder kündigen.
    Nachzulesen unter https://zoom.us/pricing, man muss dann nur noch monatliche Rechnungsstellung auswählen.

    Antworten
  2. Manfred Baudisch
    Manfred Baudisch sagte:

    BGB §32, Absatz (2) sagt aus: Auch ohne Versammlung der Mitglieder ist ein Beschluss gültig, wenn alle Mitglieder ihre Zustimmung zu dem Beschluss schriftlich erklären.

    Ich vermute, dass dies auch für Videoversammlungen ausgelegt werden kann, sofern nicht auch die Beschlussfassung separat geregelt wird. Der Gesetzgeber gewichtet das Stimmrecht der Mitglieder wohl sehr hoch. Und ich weiß nicht ob eine „Virtuelle Mitgliederversammlung“ immer mit der „Versammlung der Mitglieder“ gemäß §32 BGB gleichgesetzt werden kann wenn in der Satzung nicht auch auf diesen Paragraphen Bezug genommen wird.

    In unserem Verein wollen wir das do regeln:
    1.
    Abweichend von §32 Absatz 1 Satz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuchs kann die Mitgliederversammlung auch virtuell und unter Einbeziehung elektronischer Medien durchgeführt werden. Die Mitglieder können ihre Stimmen in diesem Fall auch im Wege der elektronischen Kommunikation sowie postalisch vor der Durchführung der Mitgliederversammlung abgeben.
    2.
    Abweichend von §32 Absatz 2 des Bürgerlichen Gesetzbuchs ist ein Beschluss ohne Versammlung der Mitglieder gültig, wenn alle Mitglieder beteiligt wurden, bis zu dem vom Verein gesetzten Termin mindestens die Hälfte der Mitglieder ihre Stimmen abgegeben haben und der Beschluss mit einfacher Mehrheit gefasst wurde.

    Ich bin nun kein Rechtsexperte sondern Elektrotechniker. Ggf. kann das ja auch nochmal einem Rechts-Experten zur Bewertung vorgelegt werden.

    Antworten
  3. Kiyomi v. Frankenberg
    Kiyomi v. Frankenberg sagte:

    Sehr geehrter Herr Baudisch,

    vielen Dank für Ihr Engagement bei frag-amu.de.
    Wir wollen uns dort nicht zu genau zu den einzelnen Plattformen für Videokonferenzen äußern, um keine Werbung zu machen, aber Ihren klugen Hinweis behalten wir gern im Hinterkopf.
    Bitte beachten Sie bei § 32 II BGB, dass für einen Beschluss ohne Versammlung die schriftliche Zustimmung aller Vereinsmitglieder notwendig ist. Dazu bedarf es also keiner gesonderten (wohl aber möglichen) Auslegung für Videokonferenzen.
    Vor diesem Hintergrund würde ich Ihnen davon abraten, die Nr. 2 in Ihre Satzung aufzunehmen. Denn zum einen dürfte sie nicht nötig sein, Nr. 1 bietet ja schon alles für die virtuelle Abstimmung. Zum anderen genügt es nicht, dass in einem solchen Verfahren nur die Hälfte der Mitglieder ihre Stimmen abgeben muss. (Sie haben also ganz richtig erkannt, dass der Gesetzgeber großen Wert auf das Stimmrecht legt.)
    Wenn Sie weitere Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, mich erneut zu kontaktieren.

    Mit freundlichen Grüßen
    Kiyomi v. Frankenberg

    Antworten
    • Manfred Baudisch
      Manfred Baudisch sagte:

      Kiyomi v. Frankenberg,
      vielen Dank für die Stellungnahme zu meinen Kommentaren und den Ratschlag in Bezug auf die Nr.2. Wir werden das berücksichtigen.
      Herzliche Grüße
      Manfred Baudisch

      Antworten

Dein Kommentar

An Diskussion beteiligen?
Hinterlasse uns Deinen Kommentar!

Schreiben Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.