Die Struktur des Vereins: Was sind die Aufgaben von Mitgliederversammlung und Vorstand?

So stellt man sich Vereinsmeierei vor: Ein Vorsitzender, der sich wichtig macht. Ein pingeliger Kassenwart. Ermüdende Mitgliederversammlungen, in denen stundenlang über Kleinigkeiten diskutiert wird.

Aber erst die – auch gesetzlich vorgesehene – Zusammenarbeit von Mitgliederversammlung und Vorstand ermöglicht ein gelingendes Vereinsleben.

Das Grundgesetz gewährt in Artikel 9 allen Deutschen das Recht, Vereine zu bilden. Sie dürfen sich darin zu selbstgewählten Zwecken weitgehend frei organisieren. Das Bürgerliche Gesetzbuch stellt gleich zu Beginn, in den §§ 21 ff. Regeln für Vereine auf. Diesen Strukturen geben eine grundlegende Orientierungshilfe für die Organisation von Vereinen. Schließlich wirken Vereine auch in die Gesellschaft hinein, sodass sie auch Außenstehenden ein gewisses Maß an klaren und verlässlichen Strukturen bieten sollen. Von diesen gesetzlichen Vorgaben dürfen Vereine aber auch in Teilen abweichen, indem sie in ihrer Satzung eigene Regeln festlegen (§ 40 BGB). Sie haben es also größtenteils selbst in der Hand, wie Sie Ihre Vereinsstrukturen organisieren. Hier erfahren Sie, welche grundlegenden Regelungen dabei zu beachten sind.

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Vereine dürfen in den Jahren 2020 und 2021 ihre Mitgliederversammlungen online abhalten. Dafür ist keine Satzungsänderung erforderlich. Siehe: Wie gelingen virtuelle Mitgliederversammlungen?

Die Aufgaben der Mitgliederversammlung #

Die Mitgliederversammlung (§ 32 BGB) ist das oberste Organ eines Vereins. Sie ist für alle grundlegenden Angelegenheiten zuständig, die nicht laut Satzung einem anderen Organ übertragen sind. Sie wählt und kontrolliert die anderen Vereinsorgane, insbesondere den Vorstand. Nur die Mitgliederversammlung kann die Satzung ändern (mit einer ¾-Mehrheit, § 33 BGB; wirksam erst nach Eintragung in das Vereinsregister, § 71 I BGB). Sie entscheidet über die Mitgliedsbeiträge. Sie wählt den Vorstand (§ 27 I BGB). Ihre Entscheidungen trifft sie nach der Mehrheit der anwesenden Mitglieder, falls die Satzung nicht beispielsweise eine Mindestteilnehmerzahl oder eine ¾-Mehrheit vorsieht.

Die Mitgliederversammlung findet üblicherweise einmal pro Jahr statt. Bei Bedarf können zusätzliche, sogenannte außerordentliche Mitgliederversammlungen einberufen werden (§ 36 BGB). Bedarf besteht z.B. bei sehr bedeutsamen Vorkommnissen, ungünstiger wirtschaftlicher Entwicklung oder bei einem begründeten Antrag von mindestens 10 Prozent der Mitglieder (§ 37 BGB).

Der Ablauf der Mitgliederversammlung #

Der Vorstand beruft die Mitgliederversammlung ein. Das tut er in der Form (z.B. per Brief oder E-Mail) und in der Frist (z.B. in vier Wochen), die in der Satzung festgelegt ist. Der Vorstand legt auch die (vorläufige, aber detaillierte) Tagesordnung fest und fügt sie der Einladung bei. Alle Mitglieder haben die Möglichkeit, eine begründete Ergänzung der Tagesordnung zu beantragen. Die Mitgliederversammlung kann nur zu den Themen Beschlüsse fassen, die in der Tagesordnung aufgeführt sind (§ 32 I 2 BGB).

Der Vorstand leitet die Mitgliederversammlung – wenn er nicht eine/n andere/n Versammlungsleiter*in bestimmt. Zu Beginn eröffnet er die Versammlung und prüft, ob genügend Mitglieder für die Beschlussfähigkeit anwesend sind (ohne besondere Vorgaben in der Satzung ist das bereits bei der Anwesenheit eines einzigen Mitglieds der Fall). Hierzu lässt er die Mitglieder eine Anwesenheitsliste unterschreiben. Dann erkundigt er sich, ob die Tagesordnung von allen genehmigt ist und ruft nacheinander die einzelnen Tagesordnungspunkte auf. Er achtet mit Hilfe einer Redner*innenliste darauf, dass alle zu Wort kommen und niemand seine Redezeit überschreitet. Bei Bedarf kann er hierfür einen „Zeitwächter“ bestimmen. Alle Mitglieder haben das Recht zur freien Meinungsäußerung. Das heißt, sie dürfen durchaus scharfe Kritik äußern. Dabei dürfen sie aber niemanden beleidigen und auch keine Lügen verbreiten. Kritik muss immer am Problem orientiert sein und darf nicht allein auf die Abwertung einer Person zielen.

Über alle Tagesordnungspunkte wird Protokoll geführt. Der Vorstand und die/der Protokollführer*in unterschreiben das Protokoll am Ende der Versammlung. Es lohnt sich, nach der Mitgliederversammlung Raum und Zeit für einen informellen Austausch, z.B. bei Getränken und kleinen Speisen zu geben. Schließlich ist die Mitgliederversammlung eine gute Gelegenheit, alle oder zumindest sehr viele Vereinsmitglieder zu treffen.

Beispiel für die Tagesordnungspunkte: siehe unten Beispiel für ein Protokoll einer Mitgliederversammlung mit Entlastung und Wahlen des Vorstands.

Der Vereinsvorstand #

Während die Mitgliederversammlung in der Regel nur einmal im Jahr für die grundlegenden Entscheidungen zusammenkommt, ist der Vorstand immer aktiv, um die laufenden Geschäfte des Vereins zu führen.

Rechtlich gesehen ist der Vorstand der ehrenamtliche Geschäftsführer (§ 27 III 2 BGB) und der gesetzliche Vertreter des Vereins (§ 26 I 3 BGB). Er vertritt also den Verein nach außen und achtet darauf, dass der Verein seinen satzungsgemäßen Aufgaben gerecht wird.

Als Geschäftsführer hat der Vorstand den Überblick über alle Geschäfte und Tätigkeiten des Vereins. Er verteilt die anfallenden Arbeitsaufgaben, erledigt die Korrespondenz, erstellt den Jahresbericht und kümmert sich um alle besonderen Aufgaben und Probleme. Der Vorstand plant und steuert die Entwicklung des Vereins. Er kümmert sich um die Mitarbeiter und betreut die Mitglieder. Bei allen seinen Aufgaben ist er dem Verein weisungsgebunden und muss ihm Rechenschaft ablegen (siehe unten Entlastung des Vorstandes).

Als gesetzlicher Vertreter ist der Vorstand das Sprachrohr des Vereins nach außen, insbesondere gegenüber den Behörden wie dem Finanzamt und dem Vereinsregister beim Amtsgericht, aber auch gegenüber der Presse.

Die Aufgaben des Vorstandes können vor allem in kleineren Vereinen von einer einzigen Person wahrgenommen werden. Sie können aber auch auf mehrere Schultern verteilt werden. Dann kann es neben dem 1. Vorsitzenden und dem 2. Vorsitzenden z.B. auch den Beisitzer, den Schriftführer und den Kassenwart geben, die sich gegenseitig beraten und kontrollieren können. Solche einzelnen Positionen müssen in der Satzung festgelegt sein (§ 58 Nr. 3 BGB). Besteht der Vorstand aus mehreren Personen, sind sie in ihrer Mehrheit vertretungsberechtigt (§ 26 II 1 BGB), falls nicht die Satzung auch einem einzelnen Vorstandsmitglied das Vertretungsrecht einräumt. Auch Beschlüsse des Vorstandes sind nur dann wirksam, wenn sie von der Mehrheit der Vorstandsmitglieder getroffen wurden (§§ 28, 32 I 3 BGB).

Der Vorstand ist außerdem dafür mitverantwortlich, dass die Atmosphäre im Verein angenehm ist, dass sich viele Mitglieder für den Verein engagieren und dass verschiedene Veranstaltungen ein aktives Vereinsleben bieten.

Die weiteren Funktionen im Einzelnen #

Beisitzer können bestimmte Aufgaben übernehmen und z.B. die Jugendarbeit, die Öffentlichkeitsarbeit oder eine Zweigstelle des Vereins leiten.

Der Kassenwart/ die Kassenwärtin, oder anderswo auch Schatzmeister*in genannt, ist für alle Finanzangelegenheiten des Vereins zuständig. So kümmert er/sie sich um den Einzug der Mitgliedsbeiträge und wacht darüber, dass die Mittel des Vereins nur für gemeinnützige Zwecke ausgegeben werden (siehe dazu: Welche Geschenke darf ein gemeinnütziger Verein machen?). Darüber hinaus kann er/sie auch für die Einwerbung von Spenden zuständig sein. Einmal im Jahr legt er/sie der Mitgliederversammlung eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit Belegen vor, um seiner gesetzlichen Rechnungslegungspflicht nachzukommen (§§ 27 III, 666 BGB).
Der/die Schriftführer*in ist für die Protokollierung von Versammlungen zuständig. Zu den Aufgaben zählen auch die Einladung zu Veranstaltungen und die Mitgliederverwaltung.

Solche Ämter müssen in der Satzung festgelegt werden (§ 30 BGB). Sie sind als sogenannte besondere Vertreter nur für einen begrenzten Geschäftsbereich des Vereins verantwortlich.

Vorstandswahlen #

Vorstandswahlen finden statt, wenn die in der Satzung festgelegte Amtszeit des Vorstandes abgelaufen ist, wenn ein Vorstandsmitglied zurücktritt oder stirbt oder wenn die Mitgliederversammlung den Vorstand abwählt (was jederzeit möglich ist, § 27 II 1 BGB).

Der neue Vorstand wird von der Mitgliederversammlung gewählt (§ 27 I BGB). Wenn die Satzung nichts anderes bestimmt, wird der Vorstand mit absoluter Mehrheit gewählt. In den Vorstand kommt dann nur, wer mindestens 51 % der Stimmen erhält (§ 32 I 3 BGB).

Die Mitgliederversammlung bestimmt eine*n Wahlleiter*in, am besten ein Mitglied, das nicht selbst zur Wahl steht. Soweit es nicht in der Satzung geregelt ist, legt der/die Wahlleiter*in das Wahlverfahren fest und sorgt für dessen Umsetzung. Er legt in Abstimmung mit den anderen Mitgliedern fest, ob offen per Handzeichen oder geheim per Stimmzettel gewählt wird. Er bestimmt auch, ob der gesamte Vorstand auf einmal gewählt wird oder ob die einzelnen Vorstandsmitglieder nacheinander gewählt werden. Dann legt der/die Wahlleiter*in auch fest, in welcher Reihenfolge die Ämter gewählt werden. Dabei achtet er/sie darauf, dass alle Mitglieder das Wahlverfahren verstehen. Der/die Wahlleiter*in sorgt dafür, dass sich ausreichend Kandidaten zur Wahl melden und sich vor der Wahl bei den anderen Mitgliedern vorstellen. Bei Bedarf räumt er/sie den Mitgliedern die Möglichkeit ein, sich über die Kandidaten auszusprechen; die Kandidaten verlassen solange den Raum.

Die Mitglieder geben ihre Stimme persönlich ab. Sie dürfen ihr Stimmrecht nur dann auf andere übertragen, wenn dies in der Satzung vorgesehen ist (§ 38 I BGB).

Wer gewählt ist, wird erst dann Vorstandsmitglied, wenn er/sie die Wahl annimmt. Am besten fragt ihn/sie der Wahlleiter danach. Es genügt aber auch, dass der/die Gewählte durch sein/ihr Verhalten erkennen lässt, dass er/sie sich ab jetzt als Vorstand um den Verein kümmert.

Der neue Vorstand muss im Vereinsregister eingetragen werden (§ 67 BGB).

Den Vorstandswechsel organisieren #

Damit der neu gewählte Vorstand gleich erfolgreich die Arbeit beginnen kann, braucht es eine Übergabe der Amtsgeschäfte. Dazu informiert der alte Vorstand den neuen Vorstand über alle laufenden Geschäfte: Welche Termine sind schon festgelegt? Gibt es Fristen z.B. gegenüber dem Finanzamt? Welche Zahlungen müssen dringend veranlasst werden? Welche Besonderheiten sind zu berücksichtigen? Solche und weitere Fragen lassen sich am besten klären, wenn sich alter und neuer Vorstand unmittelbar nach den Wahlen zusammensetzen. Vielleicht kann der alte Vorstand auch noch einige Tipps geben, damit die Vereinsarbeit reibungslos weitergeführt werden kann.

Außerdem kann bei diesem Treffen der alte Vorstand alle Unterlagen und Gegenstände weitergeben, die der neue Vorstand für die Fortführung der Vereinsarbeit benötigt: Mitgliederlisten, Protokolle der Mitgliederversammlungen, Konto-Unterlagen, Steuererklärungen, Schlüssel, Geldkassette, Stempel, Notenmaterial, …

Die Entlastung des Vorstandes #

Der Vorstand wird bei der Mitgliederversammlung entlastet, wenn die Mitgliederversammlung mit der Arbeit des Vorstandes zufrieden ist. Konkret stellt der Vorstand seinen Geschäftsbericht vor und wird dann in einer Abstimmung entlastet, wenn die Mitgliederversammlung mit der Geschäftsführung mehrheitlich einverstanden ist.

Mit der Entlastung spricht die Mitgliederversammlung den Vorstand insgesamt oder seine einzelnen Mitglieder von der persönlichen Haftung für alle offengelegten Tätigkeiten frei, erklärt also, für den Berichtszeitraum keine Schadensersatzansprüche gegen den Vorstand zu stellen. Verschweigt der Vorstand etwas, bleibt seine Haftung für diese Aspekte bestehen.

Die regelmäßige Entlastung des Vorstandes ist gesetzlich nicht zwingend, wird aber oft von der Satzung vorgesehen. Sie bietet eine gute Kontrolle darüber, ob es dem Verein insbesondere in finanzieller Hinsicht gut geht.

Die Haftung des Vorstands #

Wenn ein ehrenamtlich tätiger Vorstand (oder ein Vorstand, der jährlich nicht mehr als 840 € für seine Tätigkeit erhält) in seinem Amt Fehler macht, durch die dem Verein oder einem Vereinsmitglied ein Schaden entsteht, haftet er dafür persönlich nur, wenn Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vorliegt (§ 31a I BGB). Gegenüber Außenstehenden gilt diese Haftungserleichterung allerdings nicht, denn Dritte sollen umfassend geschützt werden. Dann aber kann der Vorstand verlangen, dass der Verein für den Schadensersatz aufkommt, sofern der Vorstand nicht grob fahrlässig oder vorsätzlich gehandelt hat (§ 31a II BGB). Diese Haftungsregeln gelten auch für einfache Mitglieder, denen der Verein bestimmte Aufgaben übertragen hat.

Sollte der Verein zahlungsunfähig werden, muss der Vorstand umgehend das Insolvenzverfahren beim Amtsgericht beantragen, um sich nicht gegenüber den Gläubigern des Vereins schadensersatzpflichtig zu machen (§ 42 BGB).

Weiterer Artikel zum Thema: Haftet mein Verein für Infektionen im Ensemble oder im Publikum?

Beispiel für ein Protokoll einer Mitgliederversammlung mit Entlastung und Wahlen des Vorstands #

Am … um … Uhr kamen im Mustergemeindezentrum X Personen zusammen (Anwesenheitsliste anbei), um eine ordentliche Mitgliederversammlung des Mustervereins zu beschließen.

Nach der Begrüßung durch die Vorsitzende und Versammlungsleiterin Musterfrau wurde Mustermann per Zuruf zum Protokollführer gewählt.

Die Versammlungsleiterin stellte fest, dass die Versammlung satzungsgemäß einberufen und beschlussfähig ist und stellte die Tagesordnung gemäß Einladung vor:

1) Tätigkeits- und Finanzbericht des Vorstands

2) Bericht der Kassenprüfung

3) Entlastung des Vorstands

4) Wahl des Vorstandes

5) Wahl der Kassenprüfung

6) Erhöhung des Mitgliedsbeitrags

7) Sonstiges

Diese Tagesordnung wurde einstimmig per Handzeichen angenommen.

1) Der Vorstand erläuterte die Tätigkeiten im vergangenen Jahr ebenso die finanzielle Entwicklung anhand des vorliegenden Vereinsjahresberichts. Außerdem gab er einen inhaltlichen und finanziellen Ausblick auf das laufende und das kommende Jahr. Alle Rückfragen wurden zur Zufriedenheit der Mitglieder beantwortet.

2) Die Kassenprüfung stellte eine einwandfreie Beleg- und Kassenführung fest.

3) Mustermitglied X stellte den Antrag auf Entlastung des Vorstandes. Der Antrag wurde einstimmig angenommen.

4) Für die Wahl des Vorstands wurden Mustermitglieder A und B vorgeschlagen. Die Wahl erfolgte per Handzeichen / Stimmzettel. Mustermitglieder A und B wurden jeweils mit … Stimmen bei … Enthaltungen gewählt. 1. Vorstand: Frau A (Vor- und Familienname, Geburtsdatum, Anschrift) 2. Vorstand: Herr B (Vor- und Familienname, Geburtsdatum, Anschrift). Herr B und Frau A nahmen die Wahl an. Abschließend wurde der Vorstand damit beauftragt, sich um die Eintragung des neuen Vorstandes in das Vereinsregister zu kümmern.

5) Für die Wahl der Kassenprüfung wurden Mustermitglieder X und Y vorgeschlagen. Die Wahl erfolgte per Handzeichen. Mustermitglied X wurde mit … Stimmen gewählt, Mustermitglied Y erhielt … Stimmen. Es gab keine Enthaltungen. Beide Gewählten nahmen die Wahl an.

6) Der Vorstand schlug eine Erhöhung des Mitgliedsbeitrags aufgrund gestiegener Kosten von jährlich … Euro auf künftig … Euro vor. Hierüber wurde per Handzeichen abgestimmt. Der Vorschlag wurde einstimmig angenommen.

7) Es gab keine Wortmeldungen zum Punkt Sonstiges. / Unter dem Punkt Sonstiges wurde diskutiert, … Es wurde beschlossen, …

Die Versammlungsleiterin schloss die Versammlung um … Uhr.

Ort, Datum, Unterschriften Versammlungsleiterin und Protokollführer

 

Dr. Kiyomi v. Frankenberg
Bundesverband Deutscher Liebhaberorchester e.V.
Bund Deutscher Zupfmusiker e.V.
16.07.2021

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