Projektmanager*in für mein Projekt – ja oder nein?

Projektmanager*innen können für die Organisation eines Projektes eine echte Unterstützung sein und wertvollen Input liefern. Aber was macht eigentlich ein*e Projektmanager*in? Welche Vor- und Nachteile gibt es? Wo finde ich eine geeignete Person? Und welche Qualifikation sollte die Person mitbringen? Dieser Artikel bündelt alle wichtigen Antworten.

Was macht ein*e Projektmanager*in? #

Projektmanager*innen sollen in einer bestimmten Zeit, mit einem bestimmten Budget eine komplexe Aufgabe lösen. Bspw. möchte Ihr Ensemble einen Förderantrag für ein besonderes Projekt stellen, kann das aber aus eigener Kraft nicht bewerkstelligen. Hier könnte ein*e Projektmanager*in die Lösung sein. Projektmanager*innen sind sie für eine Vielzahl an Aufgaben verantwortlich. Bei ihnen laufen die Fäden und alle Informationen zusammen. Sie erstellen Zeit- und Finanzpläne und sind dafür zuständig, dass diese eingehalten werden. Sie überwachen die Einhaltung des Projektbudgets und kommunizieren mit allen Beteiligten (intern wie extern). Weitere Aufgabenfelder können sein: Zieldefinition, Öffentlichkeitsarbeit / Marketing, Personal / Helfer*innen akquirieren und einteilen, Projektdokumentation / -evaluation, Berichterstattung und Projektabschluss (z.B. bei Fördermittelgebern).

Um ihre Aufgaben und Ziele umzusetzen und zu erreichen, müssen sie führen, organisieren, Druck standhalten können, Aufgaben abgeben, den Überblick behalten, Entscheidungen treffen können und als Ansprechpartner*in zur Verfügung stehen.

Projektmanager*innen sind also für das Verfolgen des Projektfortschritts, das frühzeitige Erkennen von Abweichungen und das Lösen auftretender Herausforderungen zuständig.

Interne*r oder externe*r Projektmanager*in? #

Grundsätzlich spielt es eine untergeordnete Rolle, ob eine interne oder eine externe Person das Projekt managt. Es gibt aber natürlich gewisse Argumente, die für oder gegen die eine oder andere Variante sprechen.

Eine externe Person kann den Blick von außen mit ins Projekt bringen und ihre Anmerkungen oder Kritik werden eventuell weniger persönlich wahrgenommen. Außerdem ist eine externe Person emotional weniger involviert als Personen aus dem eigenen Ensemble. Ein weiterer Vorteil können eine für die Aufgabe passendere Qualifikation oder mehr Erfahrung sein.

Nachteile externer Projektmanager*innen sind zum einen die Kosten und die teils aufwändigere Betreuung / Briefing.

Vorteile interner Projektmanager*innen sind bspw. ein guter Einblick in das Ensemble oder eine hohe Motivation, ein Projekt voranzutreiben, das dem eigenen Umfeld zu Gute kommt.

Nachteile interner Personen sind unter anderem ein möglicherweise höheres Konfliktpotenzial, da innerhalb des Ensembles unterschiedliche Meinungen zum Projekt kursieren oder ein entstehendes Machtgefälle zwischen Projektmanager*in und den anderen Ensemblemitgliedern.

Sollten sich mehre Personen für den Posten interessieren, gibt es grundsätzlich die Möglichkeit, ein Team aus bspw. zwei Personen einzusetzen. Hier sollte auf gute Absprachen und klare Aufgabenverteilung geachtet werden. Je nach Umfang des Projektes sind mehrere Projektmanager*innen durchaus sinnvoll. Eine andere Möglichkeit wäre, dass Personen die aktuell nicht zum Zuge kommen, eines der nächsten Projekte organisieren.

Für den Fall, dass sich intern niemand findet, der sich die Aufgabe vorstellen kann, können Sie versuchen, die Aufgaben noch einmal klar zu formulieren, einzelne Personen gezielt anzusprechen, die Ihrer Meinung nach geeignet wären oder eine Person als Assistenz externer Projektmanager*innen langsam an die Aufgabe heranzuführen.

Vor- und Nachteile von Projektmanager*innen #

Zu den Vorteilen gehören

    • passendere Qualifikation
    • mehr Erfahrung
    • Sicht von außen / neutralere Sicht auf das Projekt
    • Eine Person ist für die Gesamtumsetzung zuständig
    • Bei einer Person laufen alle Fäden und Informationen zusammen
    • Höhere Professionalität
    • Kann ggf. Erfahrungen aus anderen Branchen mit einbringen und so das Projekt voranbringen
    • Professionalisierung des Projektes
    • Entlastung des Projektteams (z.B. der Ehrenamtlichen)
    • Entlastung des Ehrenamts
    • Sicherstellung der Verfügbarkeit für das Projekt

Zu den Nachteilen gehören

    • hohe Kosten
    • höherer Aufwand bei Absprachen / Briefings / Betreuung
    • wenig Erfahrung im Bereich der Amateurmusik

Wo finde ich eine*n Projektmanager*in? #

Soll ein interne*r Projektmanager*in gefunden werden, ist die Sache klar: Die Person kommt aus den eigenen Reihen. Neben der Ansprache des gesamten Ensembles kann es vorteilhaft sein, einzelne Personen gezielt anzusprechen, die sich sonst vielleicht nicht trauen oder selbst für nicht ausreichend qualifiziert einschätzen würden. Hinweise für die Eignung als Projektmanager*in können die berufliche Qualifikation, berufliche und private Erfahrungen im Bereich Organisation oder auch das Verhalten im Ensemble sein. Jemand hilft bei jedem Konzert auf- und abzubauen, behält dabei den Überblick und kann andere für noch ausstehende Aufgaben einteilen und motivieren? Glückwunsch, vielleicht haben Sie gerade Ihre*n zukünftige*n Projektmanager*in gefunden! Wenn allerdings eine externe Person mit ins Projekt integriert werden soll, stellt sich die Frage, wo man gute, qualifizierte und auch bezahlbare Projektmanager*innen finden kann.

Wir haben ein paar Tipps und Anlaufstellen zusammengetragen:

    • Personen aus dem persönlichen Umfeld der Ensemblemitglieder (Eltern, Partner*innen, Geschwister, …)
    • Personen, die in anderen Ensembles / beruflich / privat bereits Erfahrungen in der Umsetzung von Projekten sammeln konnten
    • Bei Hochschulen und Universitäten – Studiengänge wie Musik- / Kulturmanagement, Projektmanagement, BWL und Wirtschaft mit verschiedenen Schwerpunkten oder Bezeichnungen (z.B. im Rahmen eines Praxisprojekts, als Nebenjob oder als Berufseinstieg nach dem Abschluss)
    • Bei Verbänden anfragen
    • Internetrecherche z.B. kulturmanagement.net, Indeed, Kultweet, Stepstone, Xing, Linkedin
    • Stellenausschreibung veröffentlichen
    • Suchaufruf in der lokalen Zeitung (evtl. finden sich Senior*innen mit reichem Erfahrungsschatz auf der Suche nach einer sinnstiftenden Beschäftigung), z.B. Ehrenamtsagenturen
    • Ehemalige Ensemblemitglieder

Je nachdem, welchen Hintergrund die jeweilige Person mitbringt, kann die Arbeit ehrenamtlich, als Praktikum, Werkstudierendentätigkeit, in Voll- oder Teilzeit, für die Dauer eines Projektes, über die Ehrenamtspauschale, als Minijob oder durch ein Werkvertrags- oder Dienstvertragsverhältnis erfolgen.

Hinweise:

    • Werkvertrag: Ein Werkvertrag endet mit Erbringung der Leistung (z.B. Organisation eines Konzertes) und es wird ein Arbeitserfolg geschuldet.
    • Dienstvertrag: Beim Dienstvertrag wird das Gehalt bereits für das Bemühen, auch ohne Erfolg gezahlt. Das heißt, hier zählt die erbrachte Arbeitsleistung.

Was sollte oder kann ein*e Projektmanager*in mitbringen? #

Vorteilhaft aber nicht unbedingt ausschlaggebend für eine gute Arbeit ist eine Ausbildung im Bereich des Projektmanagements. Um sich als Projektmanager*in weiterzubilden kann man verschiedene Fortbildungsangebote z.B. bei IHK, TÜV oder anderen Anbietern besuchen. Auch einige Studiengänge aus den Bereichen Musik- / Kulturmanagement, BWL und Wirtschaft mit verschiedenen Schwerpunkten oder Bezeichnungen können Lerninhalte aus diesem Bereich beinhalten.

Für die Aufgabe ein Projekt zu leiten sind aber auch soziale Fähigkeiten wichtig. Dazu gehören:

    • Flexibilität
    • Belastbarkeit
    • Konfliktfähigkeit
    • Kommunikationskompetenz
    • Führungskompetenz
    • Selbstorganisation
    • Organisationsfähigkeit
    • Zeitmanagement
    • Fähigkeit sich in kurzer Zeit auf Aufgaben und Herausforderungen einzustellen
    • Wirtschaftliches und ggf. rechtliches und musikalisches Grundverständnis

Jetzt haben Sie einen guten Überblick über das wie, wo und wann zum Thema Projektmanager*in. Probieren Sie diese Möglichkeit der Veranstaltungsorganisation doch einfach beim nächsten Mal aus und überlegen Sie hinterher, ob sich diese Art der Zusammenarbeit für Ihr Ensemble bewährt hat.

Sabrina Lindemann
Bundesverband Amateurmusik Sinfonie- und Kammerorchester e.V. (BDLO)
02.12.2022

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