Zeitmanagement bei Veranstaltungen als Schlüssel zum Erfolg

Inhalt

Sind die Vorgaben realistisch?  

Als Allererstes gilt es herauszufinden, ob es überhaupt möglich ist, die für einen bestimmten Zeitraum angedachte Veranstaltung ab dem aktuellen Zeitpunkt umzusetzen. Dazu sollten Sie alle bereits bekannten Informationen zur Veranstaltung schriftlich festhalten. Außerdem ist die Zeit zu notieren, die Ihnen (und Ihrem Team) bis dahin zur Verfügung steht. Lassen Sie hier einfließen, wie viel Zeit Sie investieren können und auch möchten. Wenn Sie beispielsweise gefragt werden, ob Sie ohne weitere personelle Unterstützung innerhalb von drei Wochen eine Konzertreise für 100 Personen mit An-/Abreise, Unterkunft, Programm, Anmeldung und Marketing organisieren wollen und dafür nur eine Stunde pro Woche aufwenden können, sollten Sie die Organisation ablehnen.  

Aufstellen einer realistischen Zeitplanung 

Um eine realistische Zeitplanung aufzustellen, sollten zunächst alle anfallenden Aufgaben notiert und dann in möglichst kleine Arbeitspakete zerlegt werden. Ein Beispiel hierfür finden Sie unten in der Tabelle. Für solche kleinteiligen Arbeitspakete fällt es deutlich leichter, den Zeitaufwand einzuschätzen, als für eine große Aufgabe. Generell ist es empfehlenswert, einen Zeitpuffer einzuplanen, der etwa 20 Prozent der Gesamtzeit beträgt. Wenn alle Arbeitspakete mit einer zeitlichen Einschätzung verknüpft sind, können Sie vom Datum der Veranstaltung rückwärts rechnen, wann spätestens mit der Organisation begonnen werden muss. Wenn Sie beispielsweise am 1. Juni die Veranstaltung durchführen möchten, dafür insgesamt 40 Stunden Zeit für die Organisation benötigen und jede Woche eine Stunde Zeit zur Verfügung haben, sollten Sie also mindestens 40 Wochen vor dem 1. Juni mit der Planung beginnen.  

Aufgabe	Arbeitspakete	Zeitbedarf
Anreise zum Konzertort planen	Lage/Anbindung/Entfernung Konzertort recherchieren	1 h
	Zeitrahmen für die Anreise abklären (z.B. ½ Tag, da am Abend zuvor bereits Konzert in anderer Stadt)	0,5 h
	Recherche nach möglichen Verkehrsmitteln (Bahn, Bus, Auto, Flugzeug, Fahrgemeinschaften …)	1,5 h
	Recherche verschiedener Anbieter	1 h
	Angebote einholen	0,5 h
	Angebote prüfen	0,75 h
	Angebote auswählen	0,75 h
	Buchung des Angebots	0,5 h
	ggf. zwischendrin Rücksprache mit Vorstand, Teilnehmenden, … halten	2 h

Arbeitsaufwand richtig einschätzen  

Je mehr Erfahrung man bei der Veranstaltungsorganisation sammeln konnte, desto einfacher ist es, den Zeitaufwand künftig einzuschätzen und Aufgaben schneller zu erledigen. Nutzen Sie Ihr Netzwerk und fragen Sie, wie lange jemand bereits einmal für die gleiche oder ähnliche Aufgabe gebraucht hat. Versuchen Sie auch, Erfahrungen aus dem Privatbereich in diesen Kontext zu übertragen. Für wiederholende Veranstaltungen lohnt es sich auch, Checklisten oder Tabellen etc. mit Adressen, Kontakten, Unterkünften und anderen Rechercheergebnissen anzufertigen. Das spart Rechercheaufwand und es macht auch mehr Spaß, wenn sich Abläufe automatisieren und langsam eine Wissensdatenbank aufgebaut wird. 

Zeitplanung kurz und knapp  

• Schnüren Sie kleine Arbeitspakete.  
• Ordnen Sie die Aufgaben und Arbeitspakete nach deren zeitlichem Ablauf.  
• Planen Sie Puffer ein (speziell an zeitkritischen Punkten).  
• Suchen Sie sich, wenn nötig und möglich, Helfer*innen.  
• Halten Sie schriftlich fest, wer welche Aufgabe bis wann erledigt.  
• Kontrollieren Sie das Erledigen der abgegebenen Aufgaben (zeitlich und inhaltlich).  
• Fangen Sie rechtzeitig an. 

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