Wie kann digitales Projektmanagement funktionieren?

Neben der Kommunikation via E-Mail und über die klassischen Messenger-Dienste, die Sie wahrscheinlich bisher für die Organisation im Ensemble genutzt haben, lohnt es sich, einen Blick auf zusätzlich entwickelte Online-Software zur gemeinsamen Planung und zum Projektmanagement zu werfenDenn sowohl eine tatkräftige und optimistische Sicht in die Zukunft als auch die Umsetzung kleinerer Projekte während des Lockdowns oder des eingeschränkten Proben- und Konzertbetriebkönnen Sie dabei unterstützen, miteinander in Verbindung zu bleiben (siehe auch: „Wie kann ich mit meinem Ensemble trotz Probenverbot in Kontakt bleiben?“).

Worauf gilt es also bei der Wahl eines solchen Programms zu achten? Da die Auswahl an möglicher Software unübersichtlich groß ist und der Markt sich ständig weiterentwickelt, soll dieser Text vor allem als Motivation dienen, zu recherchieren und verschiedene Optionen auszuprobieren. Eine Auflistung weiterer Software finden Sie auch in unserer Medienbox.

Vorüberlegungen zur Wahl eines geeigneten Programms #

Funktionen #

Der erste Schritt besteht darin, zu überlegen, welche Ansprüche Sie an Ihre gemeinsame Projektarbeit stellen, das heißt z. B., welche Funktionen die Software erfüllen muss. Unterschieden werden kann zwischen einfachen (Video-)Konferenzprogrammen, solchen zur Termin- und Ideenfindung, zur gemeinsamen Textverarbeitungzum ganzheitlichen Projektmanagement oder zur Vereinsverwaltung. Natürlich verbinden viele der Programme auch mehrere Funktionen. 

Datenschutz #

Sind persönliche Daten bei Nutzung des jeweiligen Programms sicher? Klären Sie, wer mit einem entsprechend sicheren Passwort und welchem Betriebssystem Zugang zu welcher Software benötigt. Bei der Verwendung von personenbezogenen Daten sollten diese ordnungsgemäß verschlüsselt sein. Informieren Sie sich möglichst individuell, inwiefern die jeweilige Software den Maßgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) entspricht und ergreifen Sie Maßnahmen, um den Schutz sensibler Daten selbst zu optimieren. 

Dazu gehört z. B. die interne Festlegung eines Datenschutzbeauftragten, eventuell ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit einem Unternehmen und eigene Richtlinien, wie die Kommunikation mithilfe der Software innerhalb Ihres Ensembles aussehen soll. Prüfen Sie alle Einstellungsmöglichkeiten und geben Sie nur die Funktionen frei, die für Ihre Zusammenarbeit nötig sind. Beachten Sie dabei Speicherort und -dauer von Daten, evtl. Aufzeichnungen von Bild und Ton sowie eine vollständige Verschlüsselung der Übertragungen.[1]

Rahmenbedingungen #

Weiterhin sollten die Nutzerfreundlichkeit bzw. die notwendigen technischen Anforderungen des Programms und Ihre Voraussetzungen als Ensemble geklärt sein. Wichtig ist, über eine mögliche Nutzung zu sprechen, alle mit einzubeziehen und bei technischen Schwierigkeiten eine Ansprechperson festzulegen, die sich auskennt. Ein weiteres Kriterium sind eventuell anfallende Kosten. Auch die Sprache, in der eine App programmiert ist, kann ausschlagend für die Nutzer*innen sein. 

Auswahl digitaler Plattformen #

Terminfindung
#

Um gemeinsam Termine festzulegen, ist den meisten die Plattform Doodle bekannt, die zwar kostenlos ist, allerdings viel Werbung schaltetWer auch datenschutzrechtlich sicher gehen will, kann auf Alternativen wie Nuudel des gemeinnützigen Vereins Digitalcourage aus Bielefeld, oder Dudle, eine Software der TU Dresden, zurückgreifen. Ein speziell für die Terminplanung von Musikvereinen, Chören und Orchestern entwickeltes Programm ist Konzertmeister.

Ideenfindung #

Um Ideen zu finden, sei es für neues Repertoire, innovative Konzertformate oder andere Projekte, eignen sich Methoden wie Brainstorming per Mindmap[2], Pinnwand[3] oder Whiteboard[4]. Diese scheinbar analogen Herangehensweisen werden von einigen Programmen ins Digitale übersetzt und können dort mindestens genauso effektiv genutzt werden. 

Als übersichtliche Pinnwand mit strukturierten Notizzetteln, Zeitstrahlen oder Karten bietet sich zum Beispiel Padlet an. Mit einer Registrierung ist die Basisversion gratis und die verschiedenen Arbeitsstände können archiviert werden. Zum Schutz der Inhalte kann der Zugriff durch ein Passwort geschützt sein. Eine weitere Software dieser Art ist Pinnet, die durch Feedback mithilfe von Kommentarfunktionen oder Likes überzeugt und bei der keine Anmeldung notwendig ist. Ähnliche Anwendungen sind Mural (in englischer Sprache) oder Miro (in englischer Sprache), bei denen anhand von Whiteboards ebenfalls mit Post-Its oder sogar Zeichnungen und vielen weiteren Funktionen gemeinsam gearbeitet werden kann. Beide sind allerdings nicht kostenfrei und speichern Ihre Daten auf einem Server in den Vereinigen Staaten von Amerika. Da die europäische Datenschutzgrundverordnung eine Sicherung von personenbezogenen Daten innerhalb der europäischen Union fordert, entspräche das nicht deren Richtlinien. 

Digitale Mindmaps bieten gegenüber solchen auf Papier sogar einige Vorteile und sind daher zur Ideensammlung besonders geeignet. Sie können beispielsweise mit Mindmeister oder Popplet (in englischer Sprache) erstellt werden, jederzeit umgruppiert und gleichzeitig von verschiedenen Endgeräten bearbeitet werden. 

Textbearbeitungsprogramm #

Um Inhalte zu sammeln, Texte zu verfassen und sich dabei gegenseitig zu ergänzen und auf dem neuesten Stand zu halten, ist das gemeinsame Arbeiten innerhalb einer Datei sinnvoll. Einfache Textbearbeitungsprogramme dieser Art sind zum Beispiel Yopad oder Hackpad, welche auch datenschutzrechtlich anonym und sicher sindkeiner Registrierung bedürfen sowie kostenlos genutzt werden könnenDas gleiche gilt für CryptPadDie wohl bekanntesten Programme sind GoogleDocs oder Microsoft OneNotehier können allerdings datenschutzrechtliche Lücken auftreten.

Online-Datenspeicherung #

Wer sicher und langfristig an gemeinsamen Dokumenten arbeiten will, kann außerdem auch Nextcloud oder OwnCloud (in englischer Sprache) nutzen, über die bisher im Gegensatz zu Google Drive oder Dropbox keine Datenschutz-Probleme bekannt geworden sind.

Datenversand #

Wer größere Dateien – insbesondere Audio- und Videodateien – verschicken möchte, findet ebenfalls hilfreiche Software im Internet. Eine zuverlässige und kostenfreie Möglichkeit ist der Dienst von WeTransfer, der große Datenmengen bis zu 2 GB – auch ganze Ordner – an den gewünschten Empfänger übermittelt. Die Dateien stehen diesem dann für sieben Tage zum Download zur Verfügung. Eine Alternative ist Sendanywhere (in englischer Sprache), wobei sogar Daten bis zu 10 GB übertragen werden können.

(Video-)Konferenztools #

Die Auswahl an Programmen für Videokonferenzen über das Internet ist vielfältig. Zu den Klassikern hat sich innerhalb des letzten Jahres Zoom entwickelt – es gilt als besonders benutzerfreundlich und zuverlässig und die Qualität des Audiosignals überzeugtDer Vorteil ist, dass sich nur ein Gesprächsteilnehmer registrieren muss und die anderen zu Meetings einladen kann. Kostenfrei konferieren kann man bis zu 40 Minuten und mit maximal 100 TeilnehmendenBezüglich des Datenschutzes hat Zoom innerhalb des letzten Jahres aufgrund vieler kritischer Stimmen deutliche Verbesserungen vorgenommen. Prüfen Sie, wie Sie die Datenschutzvorkehrungen, etwa durch die (leider kostenpflichtige) Wahl eines Servers in Europa, weiter verbessern können. Zusätzlich kann ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter abgeschlossen werden. Zoom bietet neben einer Jahreslizenz auch monatliche Verträge a, die sich evtl. für kurzfristige Projekte oder unregelmäßige Sitzungstermine besser eignen. Vergünstigte Jahreslizenzen können eingetragene Vereine unter www-stifter-helfen.de erwerben. Andere Plattformen dieser Art sind Skype oder Jit.si Meet (in englischer Sprache)

Etwas kreativere Modelle der Videotelefonie, die sich besonders für Workshops bzw. andere interaktive Projekte im digitalen Raum anbieten, sind Wonder.me (in englischer Sprache), Gather.Town (in englischer Sprache) oder Hopin (in englischer Sprache). Die beiden letztgenannten sind allerdings nur bis zu einer gewissen Teilnehmerzahl bzw. leider gar nicht kostenfrei.

Projektmanagement #

Dass die Planung von Projekten in der Regel über viele verschiedene Kommunikationswege abläuft, berücksichtigen solche Software-Lösungen, die Videokonferenzen, Telefonie, einzelne Gruppen und Kanäle, die Einrichtung von Chats oder auch das Ablegen und gemeinsame Bearbeiten von Dateien gebündelt anbieten. Bei solchen Programmen werden die oben genannten Funktionen also vereint. Hierfür bieten sich zum Beispiel Slack oder Microsoft Teams. Für letzteres können Vereine, Verbände und andere Non-Profit-Organisationen über Stifter-helfen vergünstigte Office365-Lizenzen erwerben.

Weitere Software für die digitale Projektplanung sind Nextcloud Hub (in englischer Sprache), bei dem neben den üblichen Funktionen auch Umfragen erstellt sowie Termine und Adressen koordiniert werden können, oder Basecamp (in englischer Sprache) und Meistertask.

Vereinsverwaltung #

Speziell für die Verwaltung von Vereinen gibt es unterschiedlichste Software-Angebote. So umfassend die Anforderungen an eine solche Zusammenarbeit, so verschieden sind auch die Funktionsangebote der Programme. Mit ComMusic oder Overso, welches vom Deutschen Chorverband entwickelt wurde, erhalten Sie grundlegende Unterstützung in der Buchhaltung, Mitgliederverwaltung oder beim Ticketverkauf. In der Entwicklung ist aktuell die freie Software ARPA 2.0, die für die Verwaltung von Chören und Orchestern konzipiert wird und durch die individuelle Unterstützung von Programmierer*innen beliebig ergänzt werden kann.

Um Gremien zusammenzubringen und Konferenzen vorzubereiten, eignet sich die Software Antragsgrün: Das Antrags-Verwaltungs-System ermöglicht neben dem Erarbeiten von Anträgen beispielsweise auch das gemeinsame Erstellen von Tagesordnungen. Um Abstimmungen innerhalb von Mitgliederversammlungen o. ä. online durchzuführen, sind neben klassischen Videokonferenzprogrammen auch eigens dafür entwickelte Software wie OpenSlides oder Verband Digital eine Option (siehe auch: Wie gelingen virtuelle Mitgliederversammlungen?). Die Fülle an Anbietern in diesem Bereich nimmt weiterhin stark zu.[5]

Wissensmanagement #

Um in größeren Ensembles wie Chören und Orchestern dauerhaft musikalisches als auch organisatorisches Wissen zu sichern, bieten sich zusätzlich oder alternativ zu einer gut gepflegten Homepage mit einem passwortgesicherten Zugang für Mitglieder auch Programme wie DokuWiki (in englischer Sprache), MediaWiki oder Tiki Wiki (in englischer Sprache) an. Dort können neben einer Repertoire-Liste ständig genutzte Unterlagen und Checklisten abgespeichert und somit weiteren Generationen des Ensembles zugänglich gemacht werden. Um die regelmäßige Aktualisierung zu gewährleisten, empfiehlt es sich, einen oder mehrere Wiki-Beauftragte zu bestimmen, die den Überblick behalten. Zusätzlich können für die einzelnen Bereiche des Wikis weitere Zuständigkeiten vergeben werden, beispielsweise können Kassenwarte für die Informationen zum Thema Finanzen verantwortlich sein.[6]

Um Wissen nicht nur im eigenen Ensemble, sondern auch innerhalb der gesamten Amateurmusik-Szene weiterzugeben und sich gegenseitig zu unterstützen, bietet sich besonders auch das Mitwirken und Recherchieren auf dieser Seite (www.frag-amu.de) an.

Hinweis zur Mitarbeit: 
Die genannten Beispiele können Ihnen als Anregung und Motivation dienen, sich im digitalen Projektmanagement auszuprobieren, jedoch besteht hier kein Anspruch auf Vollständigkeit. Das Feld an möglicher Software ist vielfältig, teilweise unübersichtlich und äußerst dynamisch. Teilen Sie uns Ihre Erfahrungen mit besonders geeigneten Programmen gern mit – wir aktualisieren diesen Eintrag mit guten Beispielen aus der Praxis! 

Judith Bock
Verband Deutscher KonzertChöre e.V.
12.03.2021

[1] https://www.vdkc.de/cms/index.php/service/beitraege-des-vdkc/1535-nicht-nur-in-corona-zeiten-wichtig-digitale-kommunikation-und-projektarbeit-; 08.03.2021.

[2] Mindmap (auch: Gedanken(land)karte): kreative und grafische Darstellungsform zum Sammeln und Strukturieren von Ideen und Inhalten; zentrales Feld mit Themengebiet, von dem aus beschriftete Linien abgehen, die sich beliebig verästeln können

[3] Pinnwand: Sammeln von Ideen und Inhalten mit Hilfe von kleinen Textbausteinen/ Notizzetteln, die flexibel und beliebig neu angeordnet und strukturiert werden können

[4] Whiteboard: große, weiße, abwischbare Tafel, die mit speziellen Whiteboard-Markern beschriftet werden kann und so für alle sichtbar Ideen und Inhalte sammelt

[5] https://ijab.de/fileadmin/redaktion/PDFs/Shop_PDFs/Meet-join-connect_Digitale_Tools_fuer_die_Praxis_Internationaler_Jugendarbeit_WEB.pdf; 08.03.2021.

[6] https://www.vdkc.de/cms/index.php/service/beitraege-des-vdkc/1535-nicht-nur-in-corona-zeiten-wichtig-digitale-kommunikation-und-projektarbeit-; 08.03.2021.

2 Kommentare
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