Vereinsstruktur – Aufgaben von Mitgliederversammlung und Vorstand

So stellt man sich Vereinsmeierei vor: Ein Vorsitzender, der sich wichtig macht. Ein pingeliger Kassenwart. Ermüdende Mitgliederversammlungen, in denen stundenlang über Kleinigkeiten diskutiert wird.

Aber erst die – auch gesetzlich vorgesehene – Zusammenarbeit von Mitgliederversammlung und Vorstand ermöglicht ein gelingendes Vereinsleben.

Das Grundgesetz gewährt in Artikel 9 allen Deutschen das Recht, Vereine zu bilden. Sie dürfen sich darin zu selbstgewählten Zwecken weitgehend frei organisieren. Das Bürgerliche Gesetzbuch stellt gleich zu Beginn, in den §§ 21 ff. Regeln für Vereine auf. Diesen Strukturen geben eine grundlegende Orientierungshilfe für die Organisation von Vereinen. Schließlich wirken Vereine auch in die Gesellschaft hinein, sodass sie auch Außenstehenden ein gewisses Maß an klaren und verlässlichen Strukturen bieten sollen. Von diesen gesetzlichen Vorgaben dürfen Vereine aber auch in Teilen abweichen, indem sie in ihrer Satzung eigene Regeln festlegen (§ 40 BGB). Sie haben es also größtenteils selbst in der Hand, wie Sie Ihre Vereinsstrukturen organisieren. Hier erfahren Sie, welche grundlegenden Regelungen dabei zu beachten sind.

Die Aufgaben der Mitgliederversammlung

Die Mitgliederversammlung (§ 32 BGB) ist das oberste Organ eines Vereins. Sie ist für alle grundlegenden Angelegenheiten zuständig, die nicht laut Satzung einem anderen Organ übertragen sind. Sie wählt und kontrolliert die anderen Vereinsorgane, insbesondere den Vorstand. Nur die Mitgliederversammlung kann die Satzung ändern (mit einer ¾-Mehrheit, § 33 BGB; wirksam erst nach Eintragung in das Vereinsregister, § 71 I BGB). Sie entscheidet über die Mitgliedsbeiträge. Sie wählt den Vorstand (§ 27 I BGB). Ihre Entscheidungen trifft sie nach der Mehrheit der anwesenden Mitglieder, falls die Satzung nicht beispielsweise eine Mindestteilnehmerzahl oder eine ¾-Mehrheit vorsieht.

Die Mitgliederversammlung findet üblicherweise einmal pro Jahr statt. Bei Bedarf können zusätzliche, sogenannte außerordentliche Mitgliederversammlungen, einberufen werden (§ 36 BGB). Bedarf besteht z.B. bei sehr bedeutsamen Vorkommnissen, ungünstiger wirtschaftlicher Entwicklung oder bei einem begründeten Antrag von mindestens 10 Prozent der Mitglieder (§ 37 BGB).

Der Ablauf der Mitgliederversammlung

Der Vorstand beruft die Mitgliederversammlung ein. Das tut er in der Form (z.B. per Brief oder E-Mail) und in der Frist (z.B. in vier Wochen), die in der Satzung festgelegt ist. Der Vorstand legt auch die (vorläufige, aber detaillierte) Tagesordnung fest und fügt sie der Einladung bei. Alle Mitglieder haben die Möglichkeit, eine begründete Ergänzung der Tagesordnung zu beantragen. Die Mitgliederversammlung kann nur zu den Themen Beschlüsse fassen, die in der Tagesordnung aufgeführt sind (§ 32 I 2 BGB).

Der Vorstand leitet die Mitgliederversammlung – wenn er nicht eine/n andere/n Versammlungsleiter*in bestimmt. Zu Beginn eröffnet er die Versammlung und prüft, ob genügend Mitglieder für die Beschlussfähigkeit anwesend sind (ohne besondere Vorgaben in der Satzung ist das bereits bei der Anwesenheit eines einzigen Mitglieds der Fall). Hierzu lässt er die Mitglieder eine Anwesenheitsliste unterschreiben. Dann erkundigt er sich, ob die Tagesordnung von allen genehmigt ist und ruft nacheinander die einzelnen Tagesordnungspunkte auf. Er achtet mit Hilfe einer Redner*innenliste darauf, dass alle zu Wort kommen und niemand seine Redezeit überschreitet. Bei Bedarf kann er hierfür einen „Zeitwächter“ bestimmen. Alle Mitglieder haben das Recht zur freien Meinungsäußerung. Das heißt, sie dürfen durchaus scharfe Kritik äußern. Dabei dürfen sie aber niemanden beleidigen und auch keine Lügen verbreiten. Kritik muss immer am Problem orientiert sein und darf nicht allein auf die Abwertung einer Person zielen.

Es lohnt sich, nach der Mitgliederversammlung Raum und Zeit für einen informellen Austausch, z.B. bei Getränken und kleinen Speisen, zu geben. Schließlich ist die Mitgliederversammlung eine gute Gelegenheit, alle oder zumindest sehr viele Vereinsmitglieder zu treffen.

Download: Muster-Protokoll einer Mitgliederversammlung

Über alle Tagesordnungspunkte wird Protokoll geführt. Der Vorstand und die/der Protokollführer*in unterschreiben das Protokoll am Ende der Versammlung.   

Hier finden Sie ein Beispiel für ein Protokoll einer Mitgliederversammlung mit der Entlastung und Wahlen des Vorstands:

Digitale Mitgliederversammlung 

Während der Corona-Pandemie von 2020 bis einschließlich 31.08.2022 durften Vereine auf Grund entsprechender gesetzlicher Erleichterungen ihre Mitgliederversammlungen wahlweise auch online abhalten, ohne dass dafür eine Satzungsänderung erforderlich gewesen wäre. Mit dem Auslaufen der Regelungen bedarf es nun langfristig sehr wohl einer entsprechenden Satzungsänderung (Mustersatzung für Vereine). Der Gesetzgeber intendiert aktuell jedoch, die Regelung des § 32 BGB dahingehend zu erweitern, dass Online-Mitgliederversammlungen auch in Zukunft ohne eine Satzungsänderung weitestgehend ermöglicht werden sollen.[1]

Der Vereinsvorstand

Während die Mitgliederversammlung in der Regel nur einmal im Jahr für die grundlegenden Entscheidungen zusammenkommt, ist der Vorstand immer aktiv, um die laufenden Geschäfte des Vereins zu führen.

Rechtlich gesehen ist der Vorstand der ehrenamtliche Geschäftsführer (§ 27 III 2 BGB) und der gesetzliche Vertreter des Vereins (§ 26 I 3 BGB). Er vertritt also den Verein nach außen und achtet darauf, dass der Verein seinen satzungsgemäßen Aufgaben gerecht wird.

Als Geschäftsführer hat der Vorstand den Überblick über alle Geschäfte und Tätigkeiten des Vereins. Er verteilt die anfallenden Arbeitsaufgaben, erledigt die Korrespondenz, erstellt den Jahresbericht und kümmert sich um alle besonderen Aufgaben und Probleme. Der Vorstand plant und steuert die Entwicklung des Vereins. Er kümmert sich um die Mitarbeiter und betreut die Mitglieder. Bei allen seinen Aufgaben ist er dem Verein weisungsgebunden und muss ihm Rechenschaft ablegen (siehe unten Entlastung des Vorstandes).

Als gesetzlicher Vertreter ist der Vorstand das Sprachrohr des Vereins nach außen, insbesondere gegenüber den Behörden wie dem Finanzamt und dem Vereinsregister beim Amtsgericht, aber auch gegenüber der Presse.

Die Aufgaben des Vorstandes können vor allem in kleineren Vereinen von einer einzigen Person wahrgenommen werden. Sie können aber auch auf mehrere Schultern verteilt werden. Es empfiehlt sich, mindestens zwei Personen zu vertretungsberechtigten Vorsitzenden zu bestimmen. Wenn der einzige Vorstand ausfällt, ist der Verein rechtlich nicht mehr handlungsfähig. Üblich ist es, dass es zumindest eine*n 1. und eine*n 2. Vorsitzende*n gibt. Die/der 2. Vorsitzende handelt im Innenverhältnis meist nur, wenn die/der 1. Vorsitzende verhindert ist. Inzwischen gibt es aber auch immer mehr Teamlösungen, d.h. mehrere Personen sind gleichberechtigte Vorsitzende, jeweils für einen Geschäftsbereich. In einer Geschäftsordnung muss dann aber eine klare Aufgabenverteilung erfolgen. Schriftführer*in und Kassierer*in gehören auch zum engeren Vorstand, sind jedoch meist keine vertretungsberechtigten Vorstandsmitglieder. Die Satzung muss regeln, wer vertretungsberechtigter Vorstand i.S. § 26 BGB ist, sonst sind alle in ihrer Mehrheit vertretungsberechtigt (§ 26 II 1 BGB). Die einzelnen Positionen müssen in der Satzung festgelegt sein (§ 58 Nr. 3 BGB). Auch Beschlüsse des Vorstandes sind nur dann wirksam, wenn sie von der Mehrheit der Vorstandsmitglieder getroffen wurden (§§ 28, 32 I 3 BGB). 

Das sind die rechtlichen Vorgaben. Der Vorstand ist außerdem dafür mitverantwortlich, dass die Atmosphäre im Verein angenehm ist, dass sich viele Mitglieder für den Verein engagieren und dass verschiedene Veranstaltungen ein aktives Vereinsleben bieten.

Auskunftspflicht des Vorstands

Außerhalb der Mitgliederversammlung: Hier ist der Vorstand nur dann verpflichtet, Fragen zu beantworten, wenn das Mitglied ein berechtigtes Interesse daran hat. Beispielsweise muss und darf der Vorstand nur dann die Adresse eines Mitglieds herausgeben, wenn der/die Fragensteller*in glaubhaft machen kann, dass dieses Mitglied dessen/deren Geige „mitgenommen“ hat. 

In der Mitgliederversammlung muss der Vorstand so gut wie alle den Verein betreffenden Fragen umfassend beantworten. Eine Redezeitbegrenzung darf nur eingeführt werden, um die Mitgliederversammlung ordnungsgemäß durchführen zu können, aber nicht, um unliebsame Fragen abzuwürgen.

Unabhängig von den Fragen der Mitglieder trifft den Vorstand in wichtigen Fällen eine Pflicht, die Mitglieder von sich aus zu informieren, z.B. über eine drohende Zahlungsunfähigkeit des Vereins oder über einen plötzlichen Rücktritt eines Vorstands. Dies kann durch eine außerordentliche Mitgliederversammlung oder durch ein Rundschreiben an alle Mitglieder geschehen.

Und natürlich muss der Vorstand regelmäßig, spätestens mit Ablauf seiner Amtszeit, einen Rechenschaftsbericht vorlegen. Üblicherweise erfolgt die Rechenschaftslegung in der Jahreshauptversammlung. Hierbei informiert der Vorstand über die Entwicklung der Lage des Vereins und legt die Einnahmen und Ausgaben offen (Kassenbericht). 

Die weiteren Funktionen im Einzelnen

Beisitzer*innen können bestimmte Aufgaben übernehmen und z.B. die Jugendarbeit, die Öffentlichkeitsarbeit oder eine Zweigstelle des Vereins leiten. 

Der Kassenwart/ die Kassenwärtin, oder anderswo auch Schatzmeister*in genannt, ist für alle Finanzangelegenheiten des Vereins zuständig. So kümmert er/sie sich um den Einzug der Mitgliedsbeiträge und wacht darüber, dass die Mittel des Vereins nur für gemeinnützige Zwecke ausgegeben werden (siehe dazu: Geschenke-Regelungen bei gemeinnützigen Vereinen). Darüber hinaus kann er/sie auch für die Einwerbung von Spenden zuständig sein. Einmal im Jahr legt er/sie der Mitgliederversammlung eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit Belegen vor, um seiner gesetzlichen Rechnungslegungspflicht nachzukommen (§§ 27 III, 666 BGB).

Der/die Schriftführer*in ist für die Protokollierung von Versammlungen zuständig. Zu den Aufgaben zählen auch die Einladung zu Veranstaltungen und die Mitgliederverwaltung.

Solche Ämter müssen in der Satzung festgelegt werden (§ 30 BGB). Sie sind als sogenannte besondere Vertreter nur für einen begrenzten Geschäftsbereich des Vereins verantwortlich.

Vorstandswahlen

Vorstandswahlen finden statt, wenn die in der Satzung festgelegte Amtszeit des Vorstandes abgelaufen ist, wenn ein Vorstandsmitglied zurücktritt oder stirbt oder wenn die Mitgliederversammlung den Vorstand abwählt (was jederzeit möglich ist, § 27 II 1 BGB).

Der neue Vorstand wird von der Mitgliederversammlung gewählt (§ 27 I BGB). Wenn die Satzung nichts anderes bestimmt, wird der Vorstand mit absoluter Mehrheit gewählt. In den Vorstand kommt dann nur, wer mindestens 51 % der Stimmen erhält (§ 32 I 3 BGB).

Die Mitgliederversammlung bestimmt eine*n Wahlleiter*in, am besten ein Mitglied, das nicht selbst zur Wahl steht. Soweit es nicht in der Satzung geregelt ist, legt der/die Wahlleiter*in das Wahlverfahren fest und sorgt für dessen Umsetzung. Er legt in Abstimmung mit den anderen Mitgliedern fest, ob offen per Handzeichen oder geheim per Stimmzettel gewählt wird. Er bestimmt auch, ob der gesamte Vorstand auf einmal gewählt wird oder ob die einzelnen Vorstandsmitglieder nacheinander gewählt werden. Dann legt der/die Wahlleiter*in auch fest, in welcher Reihenfolge die Ämter gewählt werden. Dabei achtet er/sie darauf, dass alle Mitglieder das Wahlverfahren verstehen. Der/die Wahlleiter*in sorgt dafür, dass sich ausreichend Kandidat*innen zur Wahl melden und sich vor der Wahl bei den anderen Mitgliedern vorstellen. Bei Bedarf räumt er/sie den Mitgliedern die Möglichkeit ein, sich über die Kandidat*innen auszusprechen; die Kandidat*innen verlassen solange den Raum. 

Die Mitglieder geben ihre Stimme persönlich ab. Sie dürfen ihr Stimmrecht nur dann auf andere übertragen, wenn dies in der Satzung vorgesehen ist (§ 38 I BGB).

Wer gewählt ist, wird erst dann Vorstandsmitglied, wenn er/sie die Wahl annimmt. Am besten fragt der Wahlleiter sie/ihn danach. Es genügt aber auch, dass der/die Gewählte durch sein/ihr Verhalten erkennen lässt, dass er/sie sich ab jetzt als Vorstand um den Verein kümmert. 

Der neue Vorstand muss im Vereinsregister eingetragen werden (§ 67 BGB).

Den Vorstandswechsel organisieren

Damit der neu gewählte Vorstand gleich erfolgreich die Arbeit beginnen kann, braucht es eine Übergabe der Amtsgeschäfte. Dazu informiert der alte Vorstand den neuen Vorstand über alle laufenden Geschäfte: Welche Termine sind schon festgelegt? Gibt es Fristen z.B. gegenüber dem Finanzamt? Welche Zahlungen müssen dringend veranlasst werden? Welche Besonderheiten sind zu berücksichtigen? Solche und weitere Fragen lassen sich am besten klären, wenn sich alter und neuer Vorstand unmittelbar nach den Wahlen zusammensetzen. Vielleicht kann der alte Vorstand auch noch einige Tipps geben, damit die Vereinsarbeit reibungslos weitergeführt werden kann.

Außerdem kann bei diesem Treffen der alte Vorstand alle Unterlagen und Gegenstände weitergeben, die der neue Vorstand für die Fortführung der Vereinsarbeit benötigt: Mitgliederlisten, Protokolle der Mitgliederversammlungen, Konto-Unterlagen, Steuererklärungen, Schlüssel, Geldkassette, Stempel, Notenmaterial, …

Die Entlastung des Vorstandes

Der Vorstand wird bei der Mitgliederversammlung entlastet, wenn die Mitgliederversammlung mit der Arbeit des Vorstandes zufrieden ist. Konkret stellt der Vorstand seinen Geschäftsbericht vor und wird dann in einer Abstimmung entlastet, wenn die Mitgliederversammlung mit der Geschäftsführung mehrheitlich einverstanden ist.

Mit der Entlastung spricht die Mitgliederversammlung den Vorstand insgesamt oder seine einzelnen Mitglieder von der persönlichen Haftung für alle offengelegten Tätigkeiten frei, erklärt also, für den Berichtszeitraum keine Schadensersatzansprüche gegen den Vorstand zu stellen. Verschweigt der Vorstand etwas, bleibt seine Haftung für diese Aspekte bestehen.

Die regelmäßige Entlastung des Vorstandes ist gesetzlich nicht zwingend, wird aber oft von der Satzung vorgesehen. Sie bietet eine gute Kontrolle darüber, ob es dem Verein insbesondere in finanzieller Hinsicht gut geht.

Die Haftung des Vorstands

Wenn ein ehrenamtlich tätiger Vorstand (oder ein Vorstand, der jährlich nicht mehr als 840 € für seine Tätigkeit erhält) in seinem Amt Fehler macht, durch die dem Verein oder einem Vereinsmitglied ein Schaden entsteht, haftet er dafür persönlich nur, wenn Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vorliegt (§ 31a I BGB). Gegenüber Außenstehenden gilt diese Haftungserleichterung allerdings nicht, denn Dritte sollen umfassend geschützt werden. Dann aber kann der Vorstand verlangen, dass der Verein für den Schadensersatz aufkommt, sofern der Vorstand nicht grob fahrlässig oder vorsätzlich gehandelt hat (§ 31a II BGB). Diese Haftungsregeln gelten auch für einfache Mitglieder, denen der Verein bestimmte Aufgaben übertragen hat.

Sollte der Verein zahlungsunfähig werden, muss der Vorstand umgehend das Insolvenzverfahren beim Amtsgericht beantragen, um sich nicht gegenüber den Gläubigern des Vereins schadensersatzpflichtig zu machen (§ 42 BGB).

Weiterer Artikel zum Thema: Haftung des Vereins bei Corona-Infektionen

---

---