Pressearbeit – Übersicht und Grundlagen

Häufig hört man nach einer Veranstaltung: Schade, dass die Presse nicht da war! Womöglich hatte das einen einfachen Grund: Niemand hat sie eingeladen. Bei der Masse an Informationen, Neuigkeiten und Veranstaltungen ist eine solide Pressearbeit für Ensembles unerlässlich. Damit werden Zuschauer, Mitglieder und eine nachhaltige Sichtbarkeit gewonnen. 

Inhalte

Anreize der Pressearbeit

Journalist*innen sind nicht bestechlich, das gehört zu ihrem Arbeitsethos. Warum bekommt dann das eine Thema Aufmerksamkeit und das andere nicht? Die Arbeit mit der Presse basiert auf einem einfachen Prinzip: Das Ensemble liefert eine gute und relevante Geschichte, dafür bekommt es einen guten und relevanten Artikel oder Beitrag. Gerade im Bereich der Amateurmusik ist häufig die Zeitung vor Ort das wichtigste Medium. Hierbei hat man einen besonderen Pluspunkt: Wer viele Mitglieder hat – etwa ein Chor – der weiß auch eine potenziell große Leserschaft hinter sich, was für eine Zeitung ebenfalls relevant ist.

Pressearbeit ist Beziehungsarbeit

Eine gute Beziehung zu Pressevertreter*innen ist die wichtigste Grundlage für wirksames Auftreten in den Medien. Wenn eine Geschichte bereits gut funktioniert hat, wird die Redaktion eine weitere Geschichte des Ensembles womöglich ebenfalls bringen. Feste Ansprechpartner*innen seitens des Ensembles erleichtern es, Kontakt aufzunehmen. Hierfür könnte eine bestimmte Person die Funktion übernehmen, mit der Presse zu kommunizieren.

Gezielte Ansprache

Eine sorgfältig gestaltete Pressemitteilung steigert die Attraktivität der Berichterstattung. Im besten Fall werden Sachinformationen direkt übernommen, manchmal sogar der gesamte Text der Pressemitteilung. Es ist wichtig, sich nur an solche Medienvertreter*innen zu wenden, zu denen die Pressemitteilung auch passt, die also inhaltlich für Ihren Bereich zuständig sind. Wenn Journalist*innen mehrfach unpassende Mitteilungen von einem Absender, bzw. einer Absenderin erhalten, werden sie sich belästigt fühlen und diesen irgendwann ignorieren.

Presseverteiler

Um nicht immer wieder von vorne anfangen zu müssen und gezielt die richtigen Medienvertreter*innen ansprechen zu können, sollte der Presseverteiler gepflegt werden: Die Qualität des Presseverteilers hängt von der Intensität der Recherche ab, die sich auf Zeitungen, Magazine, Onlineportale, Fernseh- und Radiosender, freie Journalisten*innen und Blogger*innen bezieht. Die Ansprechpartner*innen können über die Website oder durch einen Anruf in der Redaktion ermittelt werden.

Der Presseverteiler sollte sich mindestens aus folgenden Inhalten zusammensetzen:

• Name des Mediums
• Name des/der Journalist*in
• E-Mail
• Telefonnummer
• Website
• Postanschrift
• Ressorts, Themen und Zielgruppen des Mediums oder der Journalist*innen

Von allen Kontakten, die für den Presseverteiler infrage kommen, muss die Einverständniserklärung eingeholt werden, dass die Daten gespeichert und versendet werden dürfen. Die Einverständniserklärung muss aus datenschutzrechtlichen Gründen erfolgen und ist im Interesse der Journalist*innen. Für den/die Absender*in ist die Einverständniserklärung insofern von Vorteil, weil die Pressmittelungen dann nur an relevante Kontakte gehen und nicht im Spam landen. Siehe auch: Datenschutz in aller Kürze.

Der Presseverteiler muss in regelmäßigen Abständen aktualisiert werden, damit die Pressemitteilungen dann auch bei den richtigen Ansprechpartner*innen ankommen.

Pressemappe

Es lohnt sich, eine Pressemappe anzulegen, die alle notwendigen Informationen beinhaltet. Es können auch Informationen über die musikalische Arbeit oder über die historische Entwicklung des Ensembles beigefügt werden. Die Pressemappe hilft Journalist*innen bei der Berichterstattung. Sie kann digital angelegt und per E-Mail versandt werden oder man stellt sie auf der Website zum Download zur Verfügung. Auf Konzerten und Veranstaltungen kann die Pressemappe auch in Papierform an Journalist*innen verteilt werden.

Auf der Website sollte die Pressemappe in einem Pressebereich für Journalisten zur Verfügung gestellt werden, da sie für andere Personen nicht interessant ist. Die Pressemappe ist nicht dafür gedacht, auf aktuelle Veranstaltungen hinzuweisen, weil sie dafür zu umfangreich ist.

Die Pressemappe könnte folgendermaßen aussehen:

• Deckblatt
• Porträt des Ensembles/Face Sheet
• Aktuelle Pressemitteilungen
• Fotos
• Bisherige Beiträge aus der Presse

Das Porträt beinhaltet alle wichtigen Informationen über das Ensemble. In ganzen Sätzen oder auch Stichpunkten soll den Journalist*innen hier ein schneller Überblick geboten werden. Die Pressemitteilungen müssen aktuell sein, es sollten die letzten drei oder vier Artikel beigelegt werden. Diese Artikel sind durch das Urheberrecht geschützt, von daher muss bei ihrer Verwendung die Quelle angegeben werden. Beigelegte Fotos müssen hochwertig und druckfähig sein, um sie sowohl für den Print- als auch für den Onlinebereich nutzen zu können. Die Fotos sind lizenzfrei zur Verfügung zu stellen, um angefragte Redaktionen nicht mit mühsamen Rechtefragen zu konfrontieren. Die Quelle (der/die Fotograf*in) muss jedoch auch hier genannt werden. Besonders auf gute Fotos sollte ein Ensemble Wert legen, denn Artikel ohne illustrierende Fotos werden deutlich weniger wahrgenommen.

Das Pressearchiv

Wenn Mitteilungen über Ihr Ensemble erscheinen, sammeln Sie diese am besten und werten Sie sie aus. Legen Sie alle Berichte in einem Archiv ab, das Sie konsequent pflegen. Eine Auswertung der Berichterstattung kann einem Ensemble wertvolle Informationen für die Veranstaltungskonzeption liefern: Ist das Konzept der Veranstaltung richtig rübergekommen? Hat der rote Faden des musikalischen Programms wirklich funktioniert? Sind Zeitpunkt und Ort der Veranstaltung richtig gewählt worden? Nicht zuletzt ist jeder Artikel wertvoll, weil er die öffentliche Wertschätzung und Relevanz des Ensembles belegt.

Die Gegendarstellung

Äußerst selten kommt es im Bereich der Amateurmusik vor, dass Presseartikel ungerecht und negativ formuliert werden. Trotzdem wichtig zu wissen: Im Presserecht besteht die Option einer Gegendarstellung, wenn der Ruf des Ensembles angegriffen wird. Das Presserecht gilt jedoch nur bei Tatsachenbehauptungen und schließt Meinungsäußerungen und Kommentare aus. Hier sollte man äußerst vorsichtig vorgehen, da eine Gegendarstellung das Verhältnis zu einer Redaktion schädigen kann. Sinnvoll ist im Fall einer negativen oder ungerechten Berichterstattung ein charmant formulierter Leserbrief, der eine andere Perspektive – etwa auf eine Veranstaltung – bietet.

---

---