Spenden annehmen und Spendenbescheinigung ausstellen

Spenden annehmen kann jeder, diese müssen in der Regel versteuert werden. Eine Ausnahme gilt für gemeinnützige Vereine[1], die durch ihre Anerkennung der Gemeinnützigkeit (sie erhalten einen Freistellungsbescheid vom Finanzamt) einerseits steuerliche Vorteile genießen, andererseits Spendenbescheinigungen ausstellen können, die zur steuerlichen Erleichterung bei der/dem Spender*in führt.[2] Wem also die Gemeinnützigkeit vorliegt, dem wird lieber gespendet.

Öffentliche Einrichtungen (z.B. Schulen, Musikschulen, Museen) oder Organisationen und Unternehmen, die keine Gemeinnützigkeit bescheinigt bekommen, haben oft einen angegliederten Förderverein, der wiederum als gemeinnützig anerkannt ist, um so Gelder für gemeinnützige Projekte einsetzen zu können.

Inhalt

Welche Spendenarten gibt es?

Spenden werden grundsätzlich freiwillig und unentgeltlich gegeben. Der/die Spender*in darf keine Gegenleistung erwarten. Abzugrenzen ist die Spende vom Sponsoring, bei dem klar festgelegt ist, was der/die Geldgeber*in im Gegenzug bekommt (z.B. Werbung, Anzeige im Programmheft).

Es gibt vier Arten der Spende.

Geldspende

Wie der Name schon sagt, gibt der/die Spender*in dem Verein Geld. Geldspenden können in bar oder unbar, z.B. via Banküberweisung oder Paypal, übermittelt werden. Spender*innen sind zum Beispiel Privatpersonen oder Firmen. Ein Vorteil der Banküberweisung ist, dass bei einer Spende unter 300 Euro ein einfacher Nachweis bei der Einkommenssteuererklärung reicht. Das kann ein Kontoauszug, eine Buchungsbestätigung der Überweisung oder ein Einzahlungsbeleg sein.[3]

Geldspenden jeder Summe können immer mit einer Spendenbescheinigung vom gemeinnützigen Verein bestätigt werden. Dafür braucht der Verein den Namen, Vornamen und die Adresse des privaten Spenders/der privaten Spenderin. Analog hierfür braucht man den Namen und die Adresse der spendenden Firma oder Organisation.

Sachspende

Sachspenden sind Gegenstände, die der Verein unentgeltlich – und natürlich auch freiwillig – erhält (z.B. Kleidung, Notenmaterial, Instrumente, Möbel, Geräte). Für die Spendenbe-scheinigung muss der Wert der Spende aufgeführt werden. Bei neuen Gegenständen kann die Rechnung beigefügt werden. Bei älteren oder gebrauchten Gegenständen muss der Ver-ein den gegenwärtigen Verkaufswert abschätzen, wobei Alter, Kaufpreis und Abnutzung berücksichtigt werden. Eine kurze Recherche über digitale Marktplätze hilft. Oder man nutzt amtliche Abschreibungstabellen (AfA-Tabellen ) für eine Schätzung.[4] Die Tabellen sind allgemein anerkannt, stellen aber keine bindende Rechtsnorm dar; heißt: Man muss sie nicht nutzen.

Aufwandsspende

Unter Aufwandsspenden versteht man Ausgaben, die zugunsten des Vereins geleistet, aber nicht abgerechnet werden. Dies können z.B. Fahrten mit dem eigenen PKW sein, oder das Bezahlen von Porto oder Büromaterial. Sie sind der Geldspende zuzuordnen. Der/die Spender*in verzichtet auf die Erstattung der Ausgaben und kann dafür eine Spendenbescheinigung von einem gemeinnützigen Verein erhalten.

Voraussetzungen für die Ausstellung einer Spendenbescheinigung:

• Der Verein hat dem/der Spender*in den Anspruch der Übernahme in Aussicht gestellt (was entweder die Vereinssatzung grundsätzlich vorsieht oder was in einem schriftlichen Vertrag festgehalten ist) und wäre finanziell auch in der Lage, den Anspruch zu zahlen.
• Der/die Spender*in verzichtet freiwillig auf die Erstattung der angefallenen Kosten und fordert schriftlich die Spendenbescheinigung innerhalb von drei Monaten ein, z.B. mit folgendem Satz: „Ich verzichte freiwillig auf die Erstattung der Kosten XY mit Betrag YZ, die für das Projekt ABC angefallen sind, und bitte um die Ausstellung einer Spendenbescheinigung.”

Vergütungsspende

Die Vergütungsspende ist der Aufwandsspende ähnlich. Hier geht es aber um die Spende von Arbeitszeit. Zwischen Verein und dem/der Spender*in gibt es eine schriftliche Vereinbarung über die Tätigkeit und über eine angemessene Vergütung (z.B. Arbeitsvertrag). Der/die Spender*in verzichtet im Nachhinein auf die Lohnentschädigung und kann diese später bei der Steuererklärung mit Hilfe der Spendenbescheinigung als Sonderausgabe auflisten und ggf. von der Steuer absetzen.

Auch hier gilt: Der Verein muss im Vorfeld in der finanziellen Lage und gewillt sein, den Anspruch auch zu bezahlen. Man kann keine Arbeitsverträge schließen mit dem Wissen, dass der/die Arbeitnehmer*in auf die Lohnentschädigung verzichtet. Sollten über das Arbeitsverhältnis Sozialabgaben o.ä. getätigt werden, sind diese natürlich von der Spende ausgenommen und müssen vom/von der Arbeitgeber*in natürlich trotzdem gezahlt werden. Ehrenamtliche Tätigkeiten können nicht geltend gemacht werden.

Wie schreibe ich eine Spendenbescheinigung?

Eine Spendenbescheinigung oder Spendenquittung heißt formell „Zuwendungsbestätigung“. Diese kann nur ein gemeinnütziger Verein ausstellen. Die Voraussetzung dafür ist, dass die Spende freiwillig getätigt wurde, keine Gegenleistung erfolgt und die Spende dem gemeinnützigen Bereich, also dem steuerlich begünstigtem Zweckbetrieb,[5] zufließt. Zuwendungsbestätigungen müssen nicht ausgedruckt werden, die elektronische Form mit digitaler Unterschrift ist zulässig. Der Verein muss die ausgestellten Spendenbescheinigungen zehn Jahre lang aufheben.

Für die Ausstellung der Spendenbescheinigung braucht man

• Name, Vorname und Adresse  des/der Spender*in bzw. der spendenden Firma
• Datum der Spende
• Betrag (Geldspende) oder Wert (Sachspende)
• Datum und Aktenzeichen des Freistellungsbescheids

Wichtig: Man sollte sich penibel an die gesetzliche Vorlage halten, die man auf der Seite des Bundesministeriums der Finanzen findet. Dazu muss man im Suchfeld „Zuwendungsbestätigung” eingeben und folgende Formulare verwenden:
– 010 – Bestätigung über Geldzuwendung / Verein (für Geldspenden, Mitgliedsbeiträge, Aufwandsspenden, Vergütungsspenden)
– 115 – Bestätigung über Sachzuwendung / Verein (für Sachspenden)

Hinweise zum Ausfüllen:

• Die Wortwahl und Reihenfolge der offiziellen Muster sind dringend einzuhalten.
• Der Inhalt kann auf das Vereinsbriefpapier übertragen werden.
• Die Bescheinigung muss auf eine DIN A4-Seite passen.
• Der Betrag muss sowohl in Ziffern als auch in Buchstaben benannt werden.
• Die Unterschrift kann per Hand unterzeichnet oder digital eingefügt werden.

Sollte der/die Spender*in in einem Jahr mehrere Spenden beim Verein getätigt haben, kann eine Sammelbestätigung ausgestellt werden. In der Zuwendungsbestätigung muss das Wort „Sammelbestätigung“ auftauchen. Außerdem müssen alle Zuwendungen detailliert auf der Rückseite (oder zweiten Seite) aufgelistet werden (Datum, Betrag und Art der Spende).

Die elektronische Spendenbescheinigung

Gemeinnützige Vereine können die elektronische Spendenbescheinigung durchführen, die für alle beteiligten Seiten (Schatzmeister*in, Spender*in, Finanzamt) eine Erleichterung darstellen soll. Hierfür muss der Verein dem Finanzamt anzeigen, dass er das Verfahren zur maschinellen Verarbeitung der Zuwendungsbestätigung gemäß § 10b.1 Abs. 4 EStR nutzt. Der/die Schatzmeister*in übermittelt die eingegangene Spende unter Angabe der Steueridentifikationsnummer des Spenders oder der Spenderin elektronisch an das Finanzamt. Der/die Spender*in gibt wie gewohnt die Spende bei der Steuererklärung an und bekommt eine elektronische Spendenbescheinigung, sofern die Spende vom Verein ordnungsgemäß registriert wurde. Auch der Verein bekommt eine elektronische Zuwendungsbestätigung, die er sieben Jahre lang aufbewahren muss.[6]

Wer stellt eine Spendenbescheinigung aus?

Personen, die für den Verein im Vereinsregister als vertretungsberechtigte Personen angegeben sind (unterschriftsberechtigt), können Spendenbescheinigungen ausstellen. Das sind in der Regel der Vereinsvorstand (Vorstandsvorsitzend*r, Vertreter*in) und der/die Schatzmeister*in.

Tipp: Es hilft, ein Spendenbuch zu führen, in dem Datum, Spender*in, Betrag, Art der Spende und ggf. Zweck festgehalten werden. In Buchhaltungssoftwares kann man in der Regel ein solches Sachkonto anlegen.

Darf der/die Spender*in entscheiden, für was das Geld ausgegeben wird?

Wenn der Vereinszweck den steuerbegünstigten Vereinszwecken entspricht, kann der/die Spender*in gezielt Spenden geben, es handelt sich dann um eine zweckgebundene Spende. Das können z.B. Spenden für ein Probenwochenende, für die Realisation eines Konzertes oder für die Anschaffung von vereinseigenen Musikinstrumenten sein. Allerdings darf der/die Spender*in keine Gegenleistung erwarten.

Beispielsweise benötigt ein Musikverein genau 750,00 Euro für die Miete der Technik für ein Konzert. Dann kann die Oma eines Vereinsmitglieds natürlich genau 750 Euro für die Realisation des Konzertes spenden. Auch sie wird sich an dem Konzert erfreuen und kann natürlich im Programmheft auch als Spenderin genannt werden, darf aber ansonsten keine Bedingungen in Form einer Gegenleistung stellen. Sollte das Konzert nicht stattfinden, muss das Geld entweder zurückgegeben oder ein neuer Zweck vereinbart werden.

Sind Mitgliedsbeiträge auch steuerlich absetzbar?

Grundsätzlich können Mitgliedsbeiträge von gemeinnützigen Vereinen ebenfalls durch eine Spendenbescheinigung („Zuwendungsbestätigung“) bescheinigt werden. Allerdings sind hier einige Ausnahmen zu beachten, z.B. Vereine mit dem gemeinnützigen Satzungszweck der „Förderung kultureller Betätigungen, die in erster Linie der Freizeitgestaltung dienen“[7]. Diese Vereine dürfen Spendenquittungen für Spenden, aber nicht für Mitgliedsbeiträge ausstellen.

Sollten Vereine Zuwendungsbescheinigungen für Mitgliedsbeiträge ausstellen dürfen, muss deutlich gemacht werden, dass es sich um einen Mitgliedsbeitrag handelt. Mitglieder, die ihren Beitrag überweisen, sollten stets darauf achten, in der Referenz das Wort „Mitgliedsbeitrag“ zu verwenden. Wer keine Spendenbescheinigung für den Mitgliedsbeitrag unter 300 Euro eines gemeinnützigen Vereins bekommt, der kann diesen in der jährlichen Steuererklärung dennoch absetzen, da hierfür ein einfacher Nachweis ausreicht (Details dazu in Fußnote 3 unter Geldspende).

Aufnahmegebühren sind nicht steuerlich absetzbar und können auch nicht als solche bescheinigt werden.

Was passiert, wenn ich eine Spendenbescheinigung fälschlich ausstelle?

Das Finanzamt versteht keinen Spaß – und die Spender*innen vielleicht auch nicht! Die Bescheinigungen sollten grundsätzlich korrekt ausgefüllt sein. In drei Fällen können Haftungsansprüche entstehen:

1. In falsch ausgestellten Spendenbescheinigungen haftet der Verein pauschal mit 30 % der Spendensumme. Die Haftung erfolgt, wenn es sich zum Beispiel nicht um eine Spende, sondern um ein Sponsoring (mit Gegenleistung) handelt, oder wenn die Spende nicht freiwillig getätigt ist (z. B. Aufnahmegebühr). Außerdem, wenn die Summe auf der Spendenbescheinigung nicht der tatsächlichen Geldspende entspricht oder Sachwerte sichtlich falsch eingeschätzt wurden.
2. Werden Spenden fälschlicherweise für nicht steuerbegünstigte Zwecke verwendet, haftet der Verein für die entgangenen Steuern mit pauschal 30 % der fehlverwendeten Zuwendung. Ggf. kommt noch die Gewerbesteuer obendrauf.
3. Spendende können bei ihrer Spende auch gezielt Zwecke angeben. Sollten zweckgebundene Spenden anderen Zwecken zugutekommen und ist dies ist nicht mit dem/der Spender*in abgesprochen, so können die Vorstandsmitglieder mit ihrem Privatvermögen mit bis zu 45 % des Spendenbetrags haften. Dabei kommt es nicht drauf an, ob die Spendenquittung fehlerhaft formuliert wurde oder die Mittel falsch bestätigt wurden.

Wir bestätigen eine inhaltlich umfassende und gewissenhafte Recherche, übernehmen gleichfalls für Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben keine Haftung.

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