Veranstaltungstechnik – Vor Ort, digital, hybrid

Für weitere Details und mehr Hintergrundwissen zu Mikrofonen, Mischpulten und ähnlichem können Sie hier unter Grundlagen der Veranstaltungstechnik zum ersten Artikel dieser Reihe springen, der genau diese Themen anspricht.

Inhalt

Vor-Ort-Veranstaltungen

Hier bedarf es weniger Worte, da dieses Format jedem bekannt und geläufig ist. Um hier trotzdem die Veranstaltungen bestmöglich zu präsentieren, sollten Beleuchtungs- und Beschallungstechnik immer auf die jeweilige Besetzung und die vorhandenen Räumlichkeiten abgestimmt und angepasst werden. Ein großes symphonisches Blasorchester mit 80 Musiker*innen braucht natürlich deutlich weniger Verstärkung als ein kleines Kammerorchester in einer riesigen Mehrzweckhalle. Auf jeden Fall muss eine gut verständliche Moderation möglich sein. Das klingt zwar banal, wird aber dennoch oft nicht bedacht. Was Lautstärken und Tipps zur richtigen Wahl der Verstärkung angeht, finden Sie hier unter Grundlagen der Veranstaltungstechnik weitere Informationen.

Beim Thema Beleuchtung geht es nicht um eine Rammstein ähnliche Lichtshow samt Pyrotechnik, sondern eine ordentliche Beleuchtung muss zwei Kriterien erfüllen: 1. Die Musiker*innen müssen ihre Noten sehen und 2. Das Publikum möchte die Musiker*innen sehen. Eine gute Wahl sind also Theaterscheinwerfer von vorne und Scheinwerfer, die von der Bühnendecke auf die Noten der Spielenden strahlen. Beim Frontlicht hilft es, diese möglichst weit oben im Saal aufzuhängen, damit die Musiker*innen nicht geblendet werden.

Statt Programmhefte können Beamer-Präsentationen eingesetzt werden. Moderne Hallen und Konzertsäle bieten oftmals rückseitig angebracht Leinwände. So können während eines Konzertes auch mit wenig Aufwand schöne Licht-Stimmungen erzeugt werden. Vor und nach der Veranstaltung sowie in der Pause, können hier entsprechend die Sponsor*innen eingeblendet werden. Zudem ist die Betreuung dieser Technik mit wenig Aufwand umzusetzen. Bewegte Scheinwerfer können tolle Akzente schaffen, die Musik in ein völlig anderes Licht rücken und das Erlebnis für den/die Zuhörer*in noch intensiver gestalten. Dies sind Anreize die Sie als Grundlage zur Besprechung mit Ihren Profis vor Ort mitnehmen können. So machen Sie Ihre Events zu etwas besonderem.

Online-Veranstaltungen

Gehen wir nun den Schritt ins Digitale. Wir erinnern uns an die Jahre 2020/2021, wo viel in diesem Sektor umgesetzt wurde. Bis auf wenige Ausnahmen brauchen wir die meisten Gegebenheiten einer Vor-Ort-Veranstaltung auch online. Es braucht einen Ort, ähnlich einer Bühne, an dem ein Programm aufgeführt wird. Licht und Dekoration sind ebenfalls gleichwertig zu behandeln, genauso wie die Rolle der einzelnen Akteur*innen auf der „Bühne“.

Doch die wichtigste Voraussetzung für eine Online-Veranstaltung ist eine stabile Internetverbindung. Klingt erst einmal trivial, ist aber ein kritischer Faktor, der über den „Ort des Geschehens“ bestimmt. Das heißt, es geht nicht mehr darum, wie groß das Auditorium ist, sondern wie stabil die Anbindung ans Netz gewährleistet werden kann. Als Mindestanforderung gehe ich bei meinen eigenen Events von 10Mbit/s Upload und 20Mbit/s Download aus. Hier geht es um die Geschwindigkeit und den Umfang, mit dem wir ein Video ins Internet schicken können. Dabei kommt es einerseits auf die Auflösung an, also wie detailliert das übertragene Video ist, aber auch auf die Bildwiederholrate, also wie viele Bilder pro Sekunde angezeigt werden. Hier gibt es unterschiedliche Formate und Systeme. Als Standard gehe ich von einem Full HD Stream aus, also 1920×1080 Pixel (Auflösung) und 24-30 Bilder pro Sekunde (Bildwiederholrate). Hierbei kommt es nämlich auch auf die Plattform an, über die das Event wiedergegeben werden soll. YouTube hat beispielsweise eine andere Anforderung als Twitch oder Zoom.

Faustregel: Je mehr Up- und Download zur Verfügung steht, desto besser.

Bereits jetzt stellen wir fest, wie wichtig und hoch die fachliche Expertise bei diesem Thema ist bzw. sein sollte. Das ist auch gleichzeitig ein großes Problem bei sämtlichen Online-Events. Das technische Know-How geht nämlich leider hier erst los. Wenn Sie in Ihrem Verein technisch versierte Mitglieder haben und diese mit einer hohen Motivation dabei sind, kann ein solches Event auch gut ohne fremde Hilfe gelingen. Hier ist mein guter Rat, probieren Sie es aus! Machen Sie Test-Streams, bei denen etwas schief gehen darf, bevor Sie damit an die Öffentlichkeit treten. Die Alternative ist auch hier ein professionelles Team zu engagieren, aber das ist natürlich wieder mit Kosten verbunden. Dazu später mehr.

Angenommen, wir haben einen Ort gefunden, an dem wir unser Event aufführen können. Jetzt muss geklärt werden, wie viele Kameras, Licht und Mikrofone es benötigt, um die Aufführung bestmöglich zu übertragen. Tontechnisch reicht die Spanne von zwei Mikrofonen im Raum, bis zur Mikrofonierung jedes/r einzelnen Musikers*in. Hier kann keine pauschale Empfehlung geben werden, da das sehr stark vom dargebotenen Inhalt abhängt. Die Beleuchtung ist ähnlich zu behandeln wir in einer Vor-Ort-Veranstaltung. Je besser Kamera und Beleuchtung aufeinander abgestimmt sind, desto ausgefeilter wirken die Szenen und Bilder. Zum Thema Kamera gibt es gleich zu Beginn eine kleine Faustregel: Mehr Kameras, also unterschiedliche Blickwinkel, erhöhen Variationsvielfalt und somit auch die Abwechslung für den/die Zuschauer*in, sind aber mit höheren Kosten und Mehraufwand verbunden. Der Aufwand kann schnell die Ausmaße eines kleinen Film- oder Fernsehstudios annehmen. Werden also mehr als zwei Kamera-Perspektiven aufgebaut, so braucht es jemanden, der/die die Kameras bedient, jemanden der/die die Bildregie führt und mindestens einen/eine Ton/Licht-Techniker*in. Es braucht also mindestents drei Techniker*innen, die Hand in Hand arbeiten müssen.

Bei den Kameras sollte darauf geachtet werden, dass diese via HDMI oder USB an den Streaming-PC angeschlossen werden und über einen Clear-HDMI verfügen. Das bedeutet, dass sämtliche Anzeigen wie Batteriestand, Speicherkapazität und andere Informationen, die normalerweise im Display der Kamera sichtbar sind, nicht mit übertragen werden, sondern lediglich das klare Bild.

Unabhängig vom Aufwand sollte es für die Techniker*innen, egal wie viele es sind, einen guten Ablaufplan geben, damit diese wissen, wann etwas passiert und was dann passiert. Auch alle “spontanen Überraschungen” sollten den Techniker*innen bekannt sein, damit diese entsprechend reagieren können.

Zum besseren Verständnis soll hier der Fluss der Signale von der dargebotenen Darbietung bis zum/zur Zuschauer*in mit Ihnen durchlaufen werden: Es wird musiziert, diese Darbietung wird mittels Kameras und Mikrofonen eingefangen und zum Technikplatz geleitet. Dort landen diese Audio- und Video Inhalte (A/V Inhalte) in den entsprechenden Mischpulten und/oder am Übertragungs-PC. Das Betriebssystem ist hier irrelevant. Sofern noch nicht geschehen, findet hier eine Analog-Digital Konvertierung statt und mittels einer Broadcasting-Software werden die Inhalte ins Internet geladen. Dort landen diese bei der Distributions-Plattform, zum Beispiel YouTube, Twitch oder Zoom und können dann mittels eines Links von den Zuschauer*innen empfangen werden. Wie der Zugang zur Veranstaltung aussieht, kommt auf die Plattform an.

Was den Zugang angeht, sind zwei Arten am weitesten verbreitet:

1. Bezahlter Zugang: Ähnlich einer Eintrittskarte werden der Link oder die Zugangsdaten der Veranstaltung im Vorhinein verkauft und dann den Zuschauer*innen entsprechend übermittelt. Hier bieten unterschiedliche Plattformen bereits fertige Lösungen, aber auch bei YouTube und einem nicht gelisteten Live-Stream ist diese Art des Zugangs möglich.
2. Offener Zugang: Der Link oder die Zugangsdaten werden möglichst niederschwellig verbreitet und jede*r kann an dem Event teilnehmen. Ich finde, es sollte hier, ähnlich einem Konzert auf Spendenbasis, ein Konto geben auf welches die Zuschauer*innen die etwas geben möchten, schnell und unkompliziert Geld überweisen können. Dienstleister dieser Art gibt es im Internet zuhauf.

Hybride Veranstaltungen

Diese Art der Veranstaltung ist eine Kombination aus den beiden oben genannten. Sie bietet sich besonders für Workshops, Sitzungen, Fortbildungen oder interaktive Konzerte an. Neben den bereits beschrieben Denkanstößen und Tipps, die besonders bei dieser Art zum Tragen kommen, sollte hier erwähnt sein, dass hybride Veranstaltungen aus technischer Sicht die kompliziertesten der drei Arten sind. Sie bildet alle Vor- und Nachteile der beiden vorgehenden Arten ab. Die Interaktion zwischen Präsenz- und Online-Teilnehmer*innen stellt hier die größte Schwierigkeit dar. Konkreter gesagt müssen sich beide Parteien sehen, hören und sprechen können. Je nachdem braucht es dann mehr oder weniger viele Bildschirme, Mikrofone und Lautsprecher, die diese Kommunikation in beide Richtungen erlauben. Dies sollte unbedingt auch im Ablauf der Veranstaltung berücksichtigt werden.

Zur besseren Veranschaulichung hier ein Szenario, wie eine hybride Generalversammlung aussehen könnte: Wir haben Teilnehmer*innen vor Ort sowie digital zugeschaltete über eine der gängigen Konferenzsoftware-Lösungen (Zoom, Teams, BigBlueButton, o.ä.). Es gibt vor Ort zwei Mikrofone oder Headsets, um die Wortbeiträge im Internet hörbar zu machen. Der Ton, der online zugeschaltet wird, wird vom Streaming-PC an das Tonmischpult gesendet. Die Wiedergabe der Online-Wortbeiträge erfolgt über einen Lautsprecher, der ebenfalls am Tonmischpult angeschlossen ist. Damit die Online-Zuschauer*innen die Sprechenden auch sehen können, gibt es zwei Kameras im Raum. Eine, die auf das Vorstandsteam beziehungsweise die Hauptredner*innen gerichtet ist und eine, die die restlichen Zuschauer*innen zeigt. Diese Kamerasignale werden zum Videomischpult gesendet. Damit auch die Teilnehmenden vor Ort die zugeschalteten Teilnehmenden sehen können, wird ein großes Display oder ein Beamer samt Leinwand aufgebaut. Am zentralen Technikplatz befinden sich nun also drei Geräte: Ein Ton- und Videomischpult und ein Streaming-PC. Dieser Streaming-PC wird mit dem eben angesprochenen Anzeigemedium vor Ort verbunden. Ob nun noch eine Broadcasting-Software zwischengeschaltet wird, um weitere Inhalte wie Videos oder Präsentationen einzublenden, muss vom jeweiligen Verein geklärt werden. Generell werden jetzt das Videomischpult oder eben die Broadcasting-Software mit der Konferenzsoftware als Kamerasignal „verbunden“ beziehungsweise ausgewählt und das Tonmischpult als Tonquelle. Hier sei gesagt, dass das Tonmischpult eine USB-Schnittstelle haben muss, oder es muss eine kleine externe Soundkarte (Audio-Interface) ausgewählt werden. Was ein Audio-Interface ist, können Sie hier im Veranstaltungstechnik-ABC nachlesen. So können sich nun alle Teilnehmenden sehen und hören.

Wichtige Merksätze

Fassen wir noch einmal zusammen:

• Es gilt vor der Wahl der Veranstaltung zu klären, welches Format, also vor Ort, online oder Hybrid, gewünscht ist. Sobald man in den digitalen Raum gehen möchte, muss eine stabile Internetverbindung gegeben sein.
• Es braucht ein funktionierendes Team von Helfer*innen und Techniker*innen.
• Es sollte, besonders bei Online- und Hybridevents, ein Plan B existieren, wie zu reagieren ist, wenn etwas nicht funktioniert.

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