Checklisten zum Download
Die Checklisten für die Konzert- oder Veranstaltungsorganisation widmen sich jeweils in Einzel-Checklisten den wichtigsten Teilbereichen des Veranstaltungsmanagements in der Amateurmusik und sollen zu eigenen Überlegungen anregen. Planen Sie für die Organisation in jedem Fall ausreichend Zeit zur Vorbereitung ein.
Die Checklisten helfen dabei, komplexe Aufgaben und Prozesse in übersichtliche Schritte zu unterteilen. Sie stellen sicher, dass keine wichtigen Arbeitsschritte oder Aufgaben vergessen werden. Durch das systematische Abhaken der erledigten Punkte kann der Überblick behalten und Fehler werden vermieden werden. Die Checklisten sind entweder digital oder per Hand ausfüllbar. In der stets beigefügten Tabelle können sowohl die Verantwortlichen für einzelne Teilbereiche als auch die Fristen und weitere Bemerkungen eingetragen werden. So ist die Nachvollziehbarkeit gesichert und die erledigten Aufgaben oder Schritte dokumentieren. Die Checklisten ermöglichen eine effiziente Arbeitsweise und sorgen für ein strukturiertes und erfolgreiches Veranstaltungsmanagement.
Viel Erfolg und Freude bei der Planung und Durchführung Ihrer Veranstaltung!
Nutzungshinweis
Die einzelnen Aufgaben auf den Checklisten entsprechen unserer Empfehlung der chronologischen Reihenfolge. Eine leere Checkbox am Ende jeder Liste lädt zum Selbstausfüllen Ihrer individuell anfallenden Aufgaben ein.
Sie können die Checklisten entweder digital ausfüllen, oder ausdrucken, vorab an die verantwortlichen Helferinnen verteilen oder am Tag der Veranstaltung vor Ort verwenden, um den Überblick zu bewahren.
Für die hauptverantwortliche Person, die den Gesamtüberblick hat und die gesamte Veranstaltung koordiniert, gibt es die “Gesamt-Checkliste – Alle Teilbereiche”. Hier sind alle Teilbereiche, zu denen jeweils detaillierte Listen zur Verfügung stehen, aufgeführt. In der Tabelle können sowohl die Verantwortlichen für einzelne Teilbereiche als auch die Fristen und weitere Bemerkungen eingetragen werden.
Sie finden in dieser Sammlung Checklisten zu folgenden Themen:
- Zeitplan
- Finanzierung
- Öffentlichkeitsarbeit
- Interne Kommunikation
- Veranstaltungsstätte
- Veranstaltungstechnik (Vor-Ort Veranstaltungen)
- Sicherheit
- Konzertprogramm
- Rahmenprogramm für die Ensemblegemeinschaft
- GEMA
- (Ehrenamtliche) Helfer*innen
- Barrierefreiheit/besondere Bedürfnisse
- Catering
- Verpflegung für die Mitwirkenden
- Veranstaltung mit Kindern und Jugendlichen
- Mitgliederversammlung in Vereinen
Die einzelnen Teilbereiche wie bspw. Veranstaltungstechnik oder Verpflegung können in der Bearbeitung noch einmal aufgeteilt werden. Jede teilverantwortliche Person kann die zugehörige ausführliche Checkliste nutzen und weitere Unterverantwortlichkeiten festlegen. So ist es ganz einfach möglich, die Organisation einer Veranstaltung auf mehrere Schultern zu verteilen.
Je nachdem, welche Veranstaltungsart Sie planen, sind einige der modular aufgebauten Checklisten für Sie mehr oder weniger relevant. Suchen Sie sich diejenigen Listen aus, die für das Vorhaben wichtig sind.
Wir bestätigen eine inhaltlich umfassende und gewissenhafte Recherche, übernehmen gleichfalls für Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben keine Haftung. Stand: 30.06.2023
Gesamtcheckliste alle Teilbereiche (Printversion)
Checkliste: Zeitplan (Printversion)
Checkliste: Finanzierung (Printversion)
Checkliste: Öffentlichkeitsarbeit (Printversion)
Checkliste: Interne Kommunikation (Printversion)
Checkliste: Veranstaltungsstätte (Printversion)
Checkliste: Veranstaltungstechnik (Printversion)
Checkliste: Sicherheit (Printversion)
Checkliste: Konzertprogramm (Printversion)
Checkliste: Rahmenprogramm (Printversion)
Checkliste: GEMA (Printversion)
Checkliste: Ehrenamtliche Helfer*innen (Printversion)
Checkliste: Barrierefreiheit (Printversion)
Checkliste: Catering (Printversion)
Checkliste: Verpflegung für Mitwirkende (Printversion)
Checkliste: Veranstaltungsstätte (Printversion)
Checkliste: Veranstaltungen mit Kindern/Jugendlichen (Printversion)
Gesamtcheckliste alle Teilbereiche (Digitales Formular)
Checkliste: Zeitplan (Digitales Formular)
Checkliste: Finanzierung (Digitales Formular)
Checkliste: Öffentlichkeitsarbeit (Digitales Formular)
Checkliste: Interne Kommunikation (Digitales Formular)
Checkliste: Veranstaltungsstätte (Digitales Formular)
Checkliste: Veranstaltungstechnik (Digitales Formular)
Checkliste: Sicherheit (Digitales Formular)
Checkliste: Konzertprogramm (Digitales Formular)
Checkliste: Rahmenprogramm (Digitales Formular)
Checkliste: GEMA (Digitales Formular)
Checkliste: Ehrenamtliche Helfer*innen (Digitales Formular)
Checkliste: Barrierefreiheit (Digitales Formular)
Checkliste: Catering (Digitales Formular)
Checkliste: Verpflegung für Mitwirkende (Digitales Formular)
Checkliste: Veranstaltungsstätte (Digitales Formular)
Checkliste: Veranstaltungen mit Kindern/Jugendlichen (Digitales Formular)
Checkliste: Mitgliederversammlung im Verein (Digitales Formular)
Überblick / Anwendungsbeispiel
Im Vorfeld ist zu beachten (länger als 1 Jahr vorher)
- Terminplanung
- Reservierungen (Räumlichkeiten, Mitwirkende)
- Abstimmung mit anderen örtlichen / regionalen Veranstaltern
- Programmplanung/Überprüfung ggf. Komplettierung des Notenmaterials
- Aufstellung eines Zeitplanes (was soll bis wann von wem erledigt sein?)
- ggf. Finanzierungsplan aufstellen
Konkrete Konzertplanung (etwa 1 Jahr vorher)
- Verträge mit Mitwirkenden, Vermietern usw.
- Erstellung eines Probenplanes (Chor, Solisten, Orchester; Hauptproben, Generalprobe)
- Presseinfos (in Form eines Jahresplanes)
- Werbestrategie entwickeln: je nach Veröffentlichungsmedium muss früh genug geplant werden; z. B. richten sich Inserate, Anzeigen oder Artikel in Verbandszeitschriften nach dem jeweiligen Redaktionsschluss, oft einen Monat vor der Veröffentlichung
Unmittelbare Konzertorganisation
2–3 Monate vorher
- Umsetzung der Öffentlichkeitsarbeit/Werbestrategie: z.B. Plakate, Social Media-Posts, Programme, Eintrittskarten, Anzeigen, Pressemitteilung
- Angebote für die Produktion einholen (Technik, Podeste); Entscheidung und Auftragsvergabe
- Information von Kultur- und Veranstaltungskalendern
- Aufführungsmitteilung an Landesverband oder andere Verbände
- Organisation des Vorverkaufs (Ticketing)
- Nachfeier vorbereiten
- Ton-/Videomitschnitte beauftragen
- Fotograf*in beauftragen
- Überlegungen zur Veranstaltungssicherheit (z.B. Sanitätsdienst, freiwillige Feuerwehr, Hygienekonzept)
4 Wochen vorher
- Einladung von Ehrengästen
- Einladung der Presse/Medien
- Ablaufplan Konzertabend/-nachmittag erstellen, Einteilung für bestimmte Aufgaben vornehmen
2 Wochen vorher
- erneute Mitteilung an Presse, ggf. Pressegespräch
- Kontrolle der Aufführungsmaterialien wie Chornotenmappen, Chorkleidung usw.
- Bühnendekoration beauftragen (Blumenschmuck)
1 Woche vorher
- Bestellung von Geschenken (Blumen, o.ä.) für Solisten, Dirigenten/in usw.
- Bühnenpläne für Orchester, Solisten, Chor, Dirigentenpult
- Einteilung der Garderoben, Einsinge- und Einspielräume, Betreuung der Mitwirkenden
- Vorverkauf beenden, Abendkasse vorbereiten (Wechselgeld)
- Nachfeier: Personenzahl, Bewirtung, Zeitablauf
- erneute Information an die Tagespresse
- Organisation eines Ordnungsdienstes
- ggf. Bereitstellung und Vorbereitung einer Ton- und/oder Bildübertragungsanlage (für Begrüßung und Ansagen, Allgemeine Verstärkung)
- GEMA-Anmeldung
Generalprobe
- Beleuchtung
- Technikprobe
- Stellprobe: Auftritt, Aufstellung, Abtritt
- ggf. Bereitstellung von Getränken/Imbiss für Mitwirkende
- Honorarauszahlungen vorbereiten
Nach der Konzertveranstaltung
- Konzertbericht schreiben bzw. schreiben lassen
- Rechnungen und Honorare überweisen
- Kosten-/Einnahmenbilanzierung
- Kritischer künstlerischer Rückblick; Anhören/-sehen des Mitschnitts
- Einreichung beim Einzelverband zur Weiterleitung an die Verbandszeitschriften
- Ggf. Notenleihmaterial zurücksenden (Quittung!)
- Auswertung von Fotomaterial
In Anlehnung an: Handbuch Chormanagement. Herausgegeben vom Deutschen Chorverband. Verlag: DCV Verlags- und Projektgesellschaft mbH. 3. Auflage 2012, S. 296f.
Erstellt: Dezember 2022
Zuletzt bearbeitet: April 2023
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