E-Rechnung

Die E-Rechnungspflicht greift nur im Verkehr zwischen Unternehmen. Nur der steuerpflichtige wirtschaftliche Geschäftsbetrieb eines gemeinnützigen Vereins ist betroffen. Spenden, Mitgliedsbeiträge und andere nicht steuerpflichtige Einnahmen, z. B. aus dem Zweckbetrieb, fallen nicht unter diese Regelung. Vereine, die Dienstleistungen oder Lieferungen an andere Unternehmen oder Organisationen erbringen, müssen diese ab 2025 in Form einer E-Rechnung abrechnen. Bis Ende 2027 besteht eine Übergangsregelung für kleine Vereine (Gesamtumsatz max. 800.000 € im Vorjahr).

Inhalt

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E‑Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format (XML-Datei) ausgestellt, übermittelt und empfangen. Sie  ermöglicht eine elektronische Verarbeitung. Ein einfaches PDF‑Dokument genügt diesem Standard nicht.

Empfang und Übermittlung per E-Mail sind möglich, dazu gibt es keine weiteren Vorgaben. Das heißt, dass die Rechnung unter anderem auch mittels einer elektronischen Schnittstelle, gemeinsamem Zugriff auf einen zentralen Speicherort, die Übergabe z. B. auf einem USB‑Stick oder per Download über ein Internetportal übermittelt werden kann. Eine Klärung des Übermittlungswegs im Streitfall kann ausschließlich zivilrechtlich zwischen den Vertragsparteien erfolgen. Wie bislang gilt, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein müssen [1].

Welches Format hat eine E-Rechnung?

Die üblichen Formate XRechnung, EDIFACT (unter bestimmten Voraussetzungen) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC‑WL) erfüllen die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen für eine E‑Rechnung. Weiterhin kann das Format einer E-Rechnung auch zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden.

Welche Regelungen gelten für Vereine?

Jeder Verein muss E-Rechnungen empfangen können, selbst wenn er (noch) keine ausstellt. Grundsätzlich wird unterschieden zwischen den unternehmerisch und nichtunternehmerisch tätigen Teilen der Vereine. Die genauen Unterscheidungen finden sich im Beitrag: Die vier steuerlichen Sphären der Gemeinnützigkeit.

Regelungen für Vereine ohne wirtschaftliche Tätigkeiten

Betreffen Leistungen den nichtunternehmerischen Bereich des Vereins, muss der Verein weder E-Rechnungen empfangen können noch selbst E‑Rechnungen ausstellen. Zwar besteht auch für Umsätze an eine juristische Person, die nicht Unternehmer*in ist (z. B. an einen nichtunternehmerisch tätigen Verein), eine Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung. Diese kann aber auch als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden.

Regelungen für unternehmerisch tätige Vereine

Wenn der Verein unternehmerisch tätig ist, muss er ab 01.01.2025 E‑Rechnungen empfangen können. Darüber hinaus muss der Verein selbst E-Rechnungen ausstellen, sofern keine Ausnahmen vorliegen.

Beispiel: Honorar für eine Ensemble-Leitung

Im Einzelfall muss geprüft werden, welchen steuerlichen Pflichten die Ensemble-Leitung unterliegt: Gilt die Kleinunternehmerregelung? Wird das Honorar für eine steuerfreie Leistung oder Lieferung (z. B. nach § 4 Umsatzsteuergesetz) vereinbart? Dann entfällt die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung. Sowohl Ensemble als auch Kleinunternehmer*in (z. B. eine Honorarkraft) müssen aber E-Rechnungen empfangen können.

Beispiel: Miete für Probenräume

Handelt es sich um eine entgeltliche kurzfristige Überlassung zum Beispiel von Räumen durch die Gemeinde für die Probe eines Musikvereins, liegt nach § 4 Nr. 12 Satz 1 Buchst. a UStG eine Umsatzsteuerbefreiung vor[2]. Die E-Rechnungspflicht würde entfallen. Handelt es sich bei der Vermietung um einen Umsatz, der nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist, so kann eine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung bestehen.

Auch Mietverträge gelten als Rechnung, sofern alle erforderlichen Angaben enthalten sind, die aus § 14 Abs. 4 UstG hervorgehen, wie zum Beispiel die Umsatzsteueridentifikationsnummer[3].  Für bestehende Dauerschuldverhältnisse sollte in diesem Fall bis zum Auslaufen der Übergangsregelung Ende 2026 eine erstmalige E-Rechnung gestellt werden. Dies gilt auch für Verträge, die vor dem 01.01.2025 abgeschlossen wurden.

Beispiel: Mitgliedsbeiträge eines Vereins

Echte Mitgliedsbeiträge (z. B. im Musikverein) dienen der Erfüllung der Aufgaben des Vereins und für alle Mitglieder gelten die gleichen Maßstäbe bzw. Beträge. Der Beitrag ist nicht umsatzsteuerbar, es liegt keine Pflicht zur E-Rechnung vor.

Beispiel: Mitgliedsbeiträge an einen Verband für Sonderbelange

Sofern Beiträge (z. B. an Vereinigungen wie die Lohnsteuerhilfe, den ADAC) gezahlt werden, um eine Leistung in Anspruch nehmen zu können und für Sonderbelange einzelner Mitglieder erbracht werden, ist der Mitgliedsbeitrag umsatzsteuerbar. Eine Pflicht zur E-Rechnung besteht. Dies sind sogenannte „unechte Mitgliedsbeiträge.“

Zusammengefasst: Die E-Rechnungspflicht greift nur im Verkehr zwischen Unternehmen. Nur der steuerpflichtige wirtschaftliche Geschäftsbetrieb eines gemeinnützigen Vereins ist betroffen. Spenden, Mitgliedsbeiträge und andere nicht steuerpflichtige Einnahmen (z. B. Zweckbetrieb) fallen nicht unter diese Regelung. Vereine, die Dienstleistungen oder Lieferungen an andere Unternehmen oder Organisationen erbringen, müssen diese ab 2025 in Form einer E-Rechnung abrechnen. Bis Ende 2027 besteht eine Übergangsregelung für kleine Vereine (Gesamtumsatz max. 800.000 € im Vorjahr). Ab 2028 besteht die E-Rechnungspflicht für alle unternehmerischen Bereiche.

Was müssen Vereine konkret tun?

Vereine müssen prüfen, ob die E-Rechnungspflicht greift:

• Welche Einnahmen stammen aus steuerpflichtigen wirtschaftlichen Tätigkeiten? (z. B. Einnahmen aus kurzfristigen Vermietungen, Einnahmen aus Veranstaltungen, dem Verkauf von Instrumenten?)
• Welche Leistungen erbringen Sie für andere steuerpflichtige Unternehmen? (z. B. Auftrittshonorare, Sponsoringleistungen für eine Veranstaltung?)
• Soweit Vereine vorsteuerabzugsfähig sind, müssen sie prüfen, ob für die bezogenen Lieferungen und Leistungen eine E-Rechnung zu stellen ist.

Technische Vorraussetzungen schaffen:

• Es empfiehlt sich, ein gesondertes E-Mail-Postfach einzurichten.
• Buchhaltung digitalisieren: Die Buchhaltungssoftware des Vereins sollte das Erstellen und Versenden von E-Rechnungen unterstützen (z. B. sevdesk, Lexware Office, WISO MeinVerein). Falls nötig, sollte die Software entsprechend aktualisiert oder ein Dienstleister hinzugezogen werden.

Prozesse anpassen:

• Sicherstellen, dass E-Rechnungen korrekt erstellt, versendet und archiviert werden können.
• Die Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren muss gewährleistet werden.
• Eingehende E-Rechnungen (z. B. von Lieferanten) müssen ebenfalls verarbeitet werden können.

Welche Ausnahmen gelten?

Keine E-Rechnungspflicht, sondern Möglichkeit zu PDF- oder sonstigen Rechnungen bei

• Kleinbeträgen (bis 250 Euro Bruttobetrag, § 33 UStDV),
• Rechnungen an Endverbraucher*innen (sogenannte B2C-Umsätze),
• Fahrausweise, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV),
• Leistungen, die nach der Kleinunternehmerregelung erbracht werden (§ 34a UStDV, Vorjahr 25.000 €, laufend 100.000 €),
• Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind (z. B. viele Vereine oder staatliche Einrichtungen),
• viele steuerfreie Umsätze (solche nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG, z. B. Vorträge, Kurse, Veranstaltungen wissenschaftlicher Art, steuerfreie Grundstücksvermietungen)
• Rechnungsempfänger*innen oder – steller*innen, die nicht im Inland ansässig sind.

Müssen E‑Rechnungen auch für Barkäufe ausgestellt werden?

Wenn der Rechnungsbetrag über 250 Euro liegt, greift auch bei Bar-Zahlungen eine E-Rechnungspflicht. So ist z. B. auch für den Materialeinkauf eines Vereins in einem Baumarkt eine E‑Rechnung auszustellen, wenn der Rechnungsbetrag über 250 Euro liegt und der Rechnungsaussteller keinen Gebrauch von den Übergangsregelungen macht.

In solchen Fällen kann zunächst vor Ort eine sonstige Rechnung, z. B. in Form eines Kassenbelegs, ausgestellt werden. Sie müsste dann nachträglich durch eine E-Rechnung berichtigt werden. Die E‑Mail‑Adresse des E-Rechnungsempfängers kann bei der Leistungserbringung erfragt und später eine E‑Rechnung per E‑Mail versandt werden. Den Beteiligten steht aber frei, die für sie optimale Lösung zu wählen.

Ab wann gilt das Gesetz?

Seit dem 1. Januar 2025 muss laut Artikel 23 Wachstumschancengesetz der Empfang einer E-Rechnung sichergestellt werden[4]. Dazu reicht bereits ein E‑Mail‑Postfach aus. Wurde der Umsatz vor dem 1. Januar 2025 ausgeführt, kann eine Rechnung auch dann noch nach den alten Regelungen ausgestellt werden, wenn sie erst später gestellt wird.

Übergangsregelung

Vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 kann statt einer E‑Rechnung auch eine sonstige Rechnung ausgestellt werden. Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bis 800.000 Euro verlängert sich die Übergangsfrist noch bis zum Ablauf des Jahres 2027. Eine sonstige Rechnung, z. B. als E-Mail mit einer PDF‑Datei, kann wie bisher verwendet werden, wenn der*die Rechnungsempfänger*in diesem Format zustimmt.