Checkliste Konzertveranstaltung

Die Checkliste Konzertveranstaltung soll eine Hilfestellung darstellen und zu eigenen Überlegungen anregen. Die zeitliche und inhaltliche Einteilung muss je nach Veranstaltungsart und –größe, Ort und Inhalt der Veranstaltung an das eigene Projekt angepasst und ergänzt werden.  

Im Vorfeld ist zu beachten (länger als 1 Jahr vorher) #

  • Terminplanung 
  • Reservierungen (Räumlichkeiten, Mitwirkende)
  • Abstimmung mit anderen örtlichen / regionalen Veranstaltern
  • Programmplanung/Überprüfung ggf. Komplettierung des Notenmaterials
  • Aufstellung eines Zeitplanes (was soll bis wann von wem erledigt sein?)
  • ggf. Finanzierungsplan aufstellen

Konkrete Konzertplanung (etwa 1 Jahr vorher) #

  • Verträge mit Mitwirkenden, Vermietern usw.
  • Erstellung eines Probenplanes (Chor, Solisten, Orchester; Hauptproben, Generalprobe)
  • Presseinfos (in Form eines Jahresplanes)
  • Werbestrategie entwickeln: je nach Veröffentlichungsmedium muss früh genug geplant werden; z. B. richten sich Inserate, Anzeigen oder Artikel in Verbandszeitschriften nach dem jeweiligen Redaktionsschluss, oft einen Monat vor der Veröffentlichung

Unmittelbare Konzertorganisation
2–3 Monate vorher  #

  • Umsetzung der Öffentlichkeitsarbeit/Werbestrategie: z.B. Plakate, Social Media-Posts, Programme, Eintrittskarten, Anzeigen, Pressemitteilung
  • Angebote für die Produktion einholen (Technik, Podeste); Entscheidung und Auftragsvergabe
  • Information von Kultur- und Veranstaltungskalendern
  • Aufführungsmitteilung an Landesverband oder andere Verbände
  • Organisation des Vorverkaufs (Ticketing)
  • Nachfeier vorbereiten
  • Ton-/Videomitschnitte beauftragen
  • Fotograf*in beauftragen
  • Überlegungen zur Veranstaltungssicherheit (z.B. Sanitätsdienst, freiwillige Feuerwehr, Hygienekonzept)

 4 Wochen vorher   #

  • Einladung von Ehrengästen
  • Einladung der Presse/Medien
  • Ablaufplan Konzertabend/-nachmittag erstellen, Einteilung für bestimmte Aufgaben vornehmen

 2 Wochen vorher   #

  • erneute Mitteilung an Presse, ggf. Pressegespräch
  • Kontrolle der Aufführungsmaterialien wie Chornotenmappen, Chorkleidung usw.
  • Bühnendekoration beauftragen (Blumenschmuck)

1 Woche vorher   #

  • Bestellung von Geschenken (Blumen, o.ä.) für Solisten, Dirigenten/in usw.
  • Bühnenpläne für Orchester, Solisten, Chor, Dirigentenpult
  • Einteilung der Garderoben, Einsinge- und Einspielräume, Betreuung der Mitwirkenden
  • Vorverkauf beenden, Abendkasse vorbereiten (Wechselgeld)
  • Nachfeier: Personenzahl, Bewirtung, Zeitablauf
  • erneute Information an die Tagespresse
  • Organisation eines Ordnungsdienstes
  • ggf. Bereitstellung und Vorbereitung einer Ton- und/oder Bildübertragungsanlage (für Begrüßung und Ansagen, Allgemeine Verstärkung) 
  • GEMA-Anmeldung

Generalprobe   #

  • Beleuchtung
  • Technikprobe
  • Stellprobe: Auftritt, Aufstellung, Abtritt
  • ggf. Bereitstellung von Getränken/Imbiss für Mitwirkende
  • Honorarauszahlungen vorbereiten

Nach der Konzertveranstaltung  #

  • Konzertbericht schreiben bzw. schreiben lassen
  • Rechnungen und Honorare überweisen
  • Kosten-/Einnahmenbilanzierung
  • Kritischer künstlerischer Rückblick; Anhören/-sehen des Mitschnitts
  • Einreichung beim Einzelverband zur Weiterleitung an die Verbandszeitschriften
  • Ggf. Notenleihmaterial zurücksenden (Quittung!)
  • Auswertung von Fotomaterial

 

In Anlehnung an: Handbuch Chormanagement. Herausgegeben vom Deutschen Chorverband. Verlag: DCV Verlags- und Projektgesellschaft mbH. 3. Auflage 2012, S. 296f. 

Weitere Links:

Detaillierter Ablaufplan für den Veranstaltungstag – die Disposition

Sicherheit bei Veranstaltungen: Was Ensembles beachten müssen

Welche Genehmigungen brauche ich für Projekte im Freien?

Konzertorganisation: Speisen und Getränke für Mitwirkende – Verpflegung nachhaltig gestalten

Konzertorganisation: Speisen- und Getränkeverkauf für das Publikum – Catering nachhaltig gestalten

Projektmanager*in für mein Projekt – ja oder nein?

Haftet mein Verein für Infektionen im Ensemble oder im Publikum?

Wie kann digitales Projektmanagement funktionieren?

Analog oder digital: Das Ticketing gestalten

Vertragliche Absicherung für Konzerte während der Corona-Pandemie

Dekoration des Veranstaltungsortes: Kreativität macht sich bezahlt

Wie gestalte ich ein Konzert mit möglichst geringer Ansteckungsgefahr?

Nicht zeitgemäß oder wirkungsvoll? Öffentlichkeitsarbeit mit Print-Materialien

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