Checklisten für Ihre Veranstaltungen

Checklisten zum Download

Die Checklisten für die Konzert- oder Veranstaltungsorganisation widmen sich jeweils in Einzel-Checklisten den wichtigsten Teilbereichen des Veranstaltungsmanagements in der Amateurmusik und sollen zu eigenen Überlegungen anregen. Planen Sie für die Organisation in jedem Fall ausreichend Zeit zur Vorbereitung ein.

Die Checklisten helfen dabei, komplexe Aufgaben und Prozesse in übersichtliche Schritte zu unterteilen. Sie stellen sicher, dass keine wichtigen Arbeitsschritte oder Aufgaben vergessen werden. Durch das systematische Abhaken der erledigten Punkte kann der Überblick behalten und Fehler werden vermieden werden. Die Checklisten sind entweder digital oder per Hand ausfüllbar. In der stets beigefügten Tabelle können sowohl die Verantwortlichen für einzelne Teilbereiche als auch die Fristen und weitere Bemerkungen eingetragen werden. So ist die Nachvollziehbarkeit gesichert und die erledigten Aufgaben oder Schritte dokumentieren. Die Checklisten ermöglichen eine effiziente Arbeitsweise und sorgen für ein strukturiertes und erfolgreiches Veranstaltungsmanagement.

Viel Erfolg und Freude bei der Planung und Durchführung Ihrer Veranstaltung!

Überblick / Anwendungsbeispiel

Im Vorfeld ist zu beachten (länger als 1 Jahr vorher)

• Terminplanung 
• Reservierungen (Räumlichkeiten, Mitwirkende)
• Abstimmung mit anderen örtlichen / regionalen Veranstaltern
• Programmplanung/Überprüfung ggf. Komplettierung des Notenmaterials
• Aufstellung eines Zeitplanes (was soll bis wann von wem erledigt sein?)
• ggf. Finanzierungsplan aufstellen

Konkrete Konzertplanung (etwa 1 Jahr vorher)

• Verträge mit Mitwirkenden, Vermietern usw.
• Erstellung eines Probenplanes (Chor, Solisten, Orchester; Hauptproben, Generalprobe)
• Presseinfos (in Form eines Jahresplanes)
• Werbestrategie entwickeln: je nach Veröffentlichungsmedium muss früh genug geplant werden; z. B. richten sich Inserate, Anzeigen oder Artikel in Verbandszeitschriften nach dem jeweiligen Redaktionsschluss, oft einen Monat vor der Veröffentlichung

Unmittelbare Konzertorganisation

2–3 Monate vorher 

• Umsetzung der Öffentlichkeitsarbeit/Werbestrategie: z.B. Plakate, Social Media-Posts, Programme, Eintrittskarten, Anzeigen, Pressemitteilung
• Angebote für die Produktion einholen (Technik, Podeste); Entscheidung und Auftragsvergabe
• Information von Kultur- und Veranstaltungskalendern
• Aufführungsmitteilung an Landesverband oder andere Verbände
• Organisation des Vorverkaufs (Ticketing)
• Nachfeier vorbereiten
• Ton-/Videomitschnitte beauftragen
• Fotograf*in beauftragen
• Überlegungen zur Veranstaltungssicherheit (z.B. Sanitätsdienst, freiwillige Feuerwehr, Hygienekonzept)

 4 Wochen vorher  

• Einladung von Ehrengästen
• Einladung der Presse/Medien
• Ablaufplan Konzertabend/-nachmittag erstellen, Einteilung für bestimmte Aufgaben vornehmen

 2 Wochen vorher  

• erneute Mitteilung an Presse, ggf. Pressegespräch
• Kontrolle der Aufführungsmaterialien wie Chornotenmappen, Chorkleidung usw.
• Bühnendekoration beauftragen (Blumenschmuck)

1 Woche vorher  

• Bestellung von Geschenken (Blumen, o.ä.) für Solisten, Dirigenten/in usw.
• Bühnenpläne für Orchester, Solisten, Chor, Dirigentenpult
• Einteilung der Garderoben, Einsinge- und Einspielräume, Betreuung der Mitwirkenden
• Vorverkauf beenden, Abendkasse vorbereiten (Wechselgeld)
• Nachfeier: Personenzahl, Bewirtung, Zeitablauf
• erneute Information an die Tagespresse
• Organisation eines Ordnungsdienstes
• ggf. Bereitstellung und Vorbereitung einer Ton- und/oder Bildübertragungsanlage (für Begrüßung und Ansagen, Allgemeine Verstärkung) 
• GEMA-Anmeldung

Generalprobe  

• Beleuchtung
• Technikprobe
• Stellprobe: Auftritt, Aufstellung, Abtritt
• ggf. Bereitstellung von Getränken/Imbiss für Mitwirkende
• Honorarauszahlungen vorbereiten

Nach der Konzertveranstaltung 

• Konzertbericht schreiben bzw. schreiben lassen
• Rechnungen und Honorare überweisen
• Kosten-/Einnahmenbilanzierung
• Kritischer künstlerischer Rückblick; Anhören/-sehen des Mitschnitts
• Einreichung beim Einzelverband zur Weiterleitung an die Verbandszeitschriften
• Ggf. Notenleihmaterial zurücksenden (Quittung!)
• Auswertung von Fotomaterial

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